Abrechnungsarten bei der Vermietung
Monteurunterkünfte und Ferienwohnungen korrekt abrechnen

Gehören Sie zu der wachsenden Schar von Immobilienbesitzerinnen / Immobilienbesitzern, die Wohnraum vermieten oder dies in Erwägung ziehen? Dann kommen neben Vorteilen auch Herausforderungen auf Sie zu.

In erster Linie handelt es sich um reine Formalia oder um selten anzutreffende Begrifflichkeiten, die definiert werden wollen.

Wenn Sie sich erst einen Weg durch den Dschungel von Fachvokabular, ungewohnten Regulierungen und Dokumenten gebahnt haben, stellen Sie fest, dass das Ganze nicht so kompliziert ist, wie es auf den ersten Blick erscheint.

Ein viel diskutiertes Thema, das bei Laien eine Mischung aus Verwunderung und Befremden auslöst, bezieht sich auf die unterschiedlichen Abrechnungsarten. Hier scheint es eine überwältigend große Auswahl an Optionen zu geben, die Neulinge auf dem Gebiet nur schwer auseinanderhalten.

Für welche Variante Sie sich als Vermieter von Ferienimmobilien und Monteurunterkünften letztendlich entscheiden, bleibt Ihnen überlassen.

Besonderheiten von Monteuren und Handwerkern als Mieter

Eine Auswahl aus dem Sortiment an unterschiedlichen Abrechnungen fällt leichter, wenn Sie Art, Dauer und primäre Zielgruppe der Vermietung berücksichtigen. Konzentrieren Sie sich als vermietende Partei auf Monteure und Handwerker als potentielle Mieter, ist häufig mit längeren Mietzeiten als bei klassischen Reisenden und Urlaubern zu rechnen.

Schließlich geht es hier um einen Aufenthalt für die Dauer des auswärtigen Arbeitseinsatzes und dieser zieht sich häufig über Wochen oder Monate hin. Sind sowohl die vermietende als auch die mietende Partei mit dem Zusammenschluss zufrieden, kommt es zu einem längeren Mietverhältnis.

In diesen Fällen empfiehlt sich eine Abrechnung pro Woche oder Monat anstelle der Berechnung des Mietpreises für einen Tag bzw. eine Nacht.

Für diejenigen, die ihre ersten Schritte in der Rolle als Vermieter wagen, ist hier darauf zu verweisen, dass Sie mit Monteuren und Handwerkern als Mietern eine optimale Wahl treffen. Es handelt sich um eine Zielgruppe, die saisonunabhängig Unterkünfte benötigt. Entsprechend füllen Sie potentielle Löcher in der Nebensaison anderen Zielgruppe.

Für Sie als vermietende Partei bedeutet dies zuverlässige Einkünfte ohne saisonbedingte Unterbrechungen sowie eine 'pflegeleichte' Klientel, die bei gegenseitigem Einvernehmen wiederkommt. Damit bleibt Ihnen langfristig der ständige Wechsel von Urlaubsgästen, die nur für eine kurze Zeit bleiben, erspart.

Kurzer Abstecher in die Preisangabenverordnung für Vermieter von Monteurunterkünften

Bevor wir uns mit den Abrechnungsarten beschäftigen, lohnt sich ein Hinweis auf die Preisangabenverordnung mit Schwerpunkt auf Paragraph 1. Dieser besagt, dass Sie als Vermieter in Ihrer Annonce, ungeachtet, ob diese im Internet oder auf klassischem Wege in Magazinen erfolgt, Endpreise nennen müssen.

Es handelt sich, um Preise, die ausnahmslos alle Leistungen aufführen, die der Mieter grundsätzlich bezahlen muss. Ein in diesem Zusammenhang wichtiges Stichwort ist die Endreinigung, auf die im nächsten Teil näher eingegangen wird.

Diese Vorgaben schützen sowohl Sie als auch Ihren Mieter vor Missverständnissen, die im schlimmsten Fall zu zeitaufwendigen und kostspieligen Rechtsstreitigkeiten führen.

Die detaillierte Bezeichnung von Endpreisen stellt sicher, dass der Mieter weiß, worauf er sich einlässt. Mit seiner Buchung stimmt er den angegebenen Konditionen, in diesem Fall dem Endpreis, zu. Versteckte Kosten fallen weg.

Die im Endpreis festgelegten Preisbestandteile sind von ihrem fakultativen Pendant zu unterscheiden. Dieses setzt sich aus Kosten zusammen, deren Höhe sich nach dem individuellen Bedarf bzw. Konsum der jeweiligen Mieter richten.

Telefon-, Strom- und Internetkosten zählen hier zu den am weitesten verbreiteten Preisbestandteilen dieser Kategorie.

Ein Verstoß gegen die Verordnung kann zu einer Abmahnung vonseiten der Konkurrenz oder von Vertretern des Verbraucherschutzes führen.

Exkurs: Angaben der Kosten für die Endreinigung

Es ist nachvollziehbar, dass Sie als Vermieter Ihre Ferienwohnung oder Monteurunterkunft nicht in schmutzigem Zustand vorfinden möchten. Entsprechend erwarten Sie von den Mietern, dass sie gegen Ende ihrer Mietzeit dafür sorgen, dass die Unterkunft genauso aufgeräumt ist, wie sie sie vorgefunden haben.

Vielleicht gerade, weil es sich hier um eine Angelegenheit handelt, die von vielen Gästen und Vermietern als selbstverständlich vorausgesetzt wird, kam es hier in der Vergangenheit zu Streitigkeiten.

Im Zentrum stand die Frage, wer für die jeweils anfallenden Kosten aufkommen sollte. Dieser oftmals hitzigen Debatte bereitete letztendlich ein Gerichtsurteil das Ende, welches festsetzte, dass Sie die Kosten für die die Endreinigung im Mietpreis angeben müssen.

In der Praxis sieht das so aus: Kostet die Unterkunft 50 Euro pro Nacht, werden für den ersten Tag 90 Euro berechnet. In diesen Preis inbegriffen sind automatisch die 40 Euro für die Endreinigung.

Für Reisende sowie Handwerker und Monteure, die für einen längeren Zeitraum nach einer Unterkunft Ausschau halten, lohnt sich diese Regelung.

Die Kosten fallen langfristig nicht so sehr ins Gewicht, da sie sich auf die gesamte Mietzeit verteilen. Bei einer Anmietung für von einem oder zwei Tagen erscheint, der für die Reinigungskosten zu zahlende Betrag, hingegen unverhältnismäßig hoch.

Einige der geläufigsten Abrechnungsarten im Kreuzverhör

Nach dieser Einführung in Ausnahmefälle und besondere Regulierungen, liefern wir Ihnen einen Überblick über die facettenreichen Formen von Abrechnungen. Diese kommen im Rahmen der Vermietung von Ferienimmobilien und Monteurunterkünften zum Tragen.

In Verbindung mit zeitlich begrenzten Urlaubsaufenthalten dürfte Ihnen die Berechnung des Preises pro Tag und pro Person vertraut sein. Auf einschlägigen Webseiten haben Sie, je nach Anbieter, häufig die Möglichkeit, die gewünschte Personenzahl anzugeben.

Sie sehen dann, ob der bei der ersten Suche erhaltene Preis variiert und höher ist. Ist dies nicht der Fall, handelt es sich hier um eine andere Variante, die in der Regel als Preis pro Objekt pro Tag bezeichnet wird.

Besonders häufig stoßen Sie auf diese Unterkategorie, wenn Sie ein Doppelzimmer suchen. In dieser Kategorie finden Sie nicht selten Schnäppchenpreise, die sich auf die gesamte Wohneinheit beziehen.

Da bei der Suche nach einem Doppelzimmer von der Nutzung durch zwei Personen ausgegangen wird, werden die Kosten in einem Festpreis pro Objekt angegeben. Häufig enthält diese Variante den Zusatz, dass zusätzliche Kosten anfallen, sollte abgesehen von der veranschlagten Anzahl von zwei Gästen eine weitere Person die Ferienwohnung, das Hotel- oder Pensionszimmer nutzen.

Bei kleinen Kindern wird häufig eine Ausnahme gemacht.

Speziell im Fall von Ferienwohnungen, die häufiger für einen längeren Zeitraum gemietet werden als Hotelzimmer, sind Pauschalpreise für einwöchige, einmonatige sowie einjährige Aufenthalte keine Seltenheit.

Pauschalpreise sind gleichermaßen Festpreise, die alle potentiell anfallenden Nebenkosten enthalten.

Handelt es sich um den Strom- und Wasserverbrauch, werden in der Regel Erfahrungswerte als Grundlage genutzt. Konkret bedeutet dies, dass die Zahlen aus den vorherigen Jahren zurate gezogen werden, um festzustellen, wie viel durchschnittlich verbraucht wurde.

Auch hier kann eine Preisaufstellung pro Person oder alternativ pro Objekt erfolgen. Eine Variante zu dieser pauschalen Lösung sind Preise inklusive Nebenkosten sowie Preise zuzüglich Nebenkosten.

Letztere wird bevorzugt, wenn es sich um längere Mietverhältnisse handelt. Zumal der Verbrauch von Mieter zu Mieter stark variieren kann und eine pauschale Regelung entweder zum Nachteil der mietenden oder der vermietenden Partei gereichen würde.

Preis pro Einheit: Eine Angabe, die Verwirrung stiftet

Vielleicht sind Sie ja selbst bei Ihrer Suche nach einer Ferienunterkunft auf die Bezeichnung 'Preis pro Einheit' gestoßen und haben sich gefragt, was sich dahinter verbirgt. Keine Seltenheit ist beispielsweise die Formulierung 'Preis pro Einheit und Übernachtung'.

Liegt der Preis für die von Ihnen bevorzugte Ferienwohnung bei 50 Euro pro Einheit, ist damit die gesamte Unterkunft ungeachtet der Anzahl der hier wohnenden Personen gemeint.

Beziehen Sie die Unterkunft allein, mit Partnerin oder Partner und Ihrem Kind, beläuft sich der Preis unverändert auf 50 Euro. Eine Tatsache, einen großen Unterschied macht. Schließlich würden Sie bei einer Berechnung pro Person für einen Aufenthalt mit 'Kind und Kegel', sprich 3 Personen 150 Euro zahlen.

Eine Variante dieser Option ist eine Preiserhöhung je nach Personenzahl. Bei einer Nutzung von bis zu zwei Personen kostet die Einheit insgesamt 50 Euro, ab drei Personen insgesamt 60 Euro.

Teilen Sie diese Zahl durch drei, sind 20 Euro pro Person immer noch günstig, wenn Sie berücksichtigen, dass hier von, in der Regel möblierten, Ferienunterkünften inklusive aller Finessen die Rede ist.

Beispiele zur Preisberechnung aus der Praxis

Inserieren Sie als Vermieter auf einschlägigen Seiten, profitieren Sie hier von der Erfahrung anderer. Sie können nach dem Vorbild versierter Anbieter von Ferienimmobilien und Monteurzimmern verfahren.

Häufig steht interessierten Mieterinnen und Mietern ein Preisrechner zur Verfügung, der bis ins kleinste Detail aufführt, wie sich die jeweiligen Kosten zusammensetzen. Natürlich können Sie als noch unerfahrene neue Vermieter aus diesem nützlichen Tool Ihren Nutzen ziehen.

In der Regel werden Sie auf die Unterteilung in die Optionen Übernachtungskosten pro Objekt sowie Übernachtungskosten pro Person stoßen. Die Berechnung des Preises pro Person erfolgt ab einer Mindestbelegung durch eine Person. Für jede weitere Person wird ein Aufschlag erhoben. Der Preis pro Objekt orientiert sich, an der Wohneinheit.

In einigen Fällen wird die maximale Anzahl an Personen festgelegt. Auch hier werden für jede Person, die die festgesetzte Zahl überschreitet, zusätzliche Kosten erhoben.

Zuzüglich zu den Kosten für den Mietzeitraum pro Person oder pro Objekt werden fixe Nebenkosten erhoben, die zusammen den Gesamtmietpreis ausmachen. In die Kategorie 'Fixe Nebenkosten' fallen Kosten für die Endreinigung sowie die Buchungsgebühren.

Viele Anbieter von Ferienimmobilien und Monteurzimmern berechnen neben den regulären Tagespreisen Wochenpreise. Was dies im konkreten Fall bedeutet, lässt sich der Einfachheit halber an einem Beispiel veranschaulichen.

Vielleicht möchte ein Monteur auf Zimmersuche ja auf Nummer sicher gehen und sich davon überzeugen, dass die gewählte Wohneinheit den eigenen Vorstellungen und Bedürfnissen entspricht.

Er bucht für den Anfang erst fünf Tage. Bei einem festen Endpreis von 40 Euro pro Person und pro Übernachtung sind dies 200 Euro.

Ist er mit den Konditionen vor Ort zufrieden, bucht er bei dem nächsten auswärtigen Einsatz gleich für 23 Tage. Nach den hier getroffenen Vereinbarungen wird für 21 Tage der Preis für drei Wochen berechnet. Bei einem Wochenpreis von 170 Euro sind dies insgesamt 510 Euro.

Für die Folgetage wird ein Preis von 35 Euro pro Übernachtung verlangt. Für die verbleibenden zwei Tage macht dies zusammen 70 Euro. Daraus ergibt sich für die 23 Tage ein Gesamtpreis von 580 Euro.

Handelt es sich bei diesem Beispiel nicht um eine Berechnung nach Person, sondern nach Objekt, gilt der Preis in der Regel für mindestens zwei Personen. In Bezug auf den Aufschlag für jede weitere Person stehen die Optionen pro Tag und pro Woche zur Auswahl.

Im Falle des niedrig angesetzten Mietpreises kann der Aufschlag pro Tag bei 15 Euro pro zusätzliche Person und pro Woche bei 90 Euro liegen.

Haupt- und Nebensaison, Sonderpreise und Schnäppchen: günstige Monteurzimmer zu jeder Jahreszeit

Als Vermieter von Monteurunterkünften und Ferienimmobilien bleibt es Ihnen überlassen, ob Sie Preise festlegen, die saisonabhängig sind. Auch eine Preisaufstellung, die Nachlässe bei längeren Mietzeiten vorsieht, obliegt Ihrer persönlichen Entscheidung.

Wenn es um Rabatte geht, sind die Möglichkeiten fast unbegrenzt. Diese können sich sowohl an der Länge des Aufenthaltes als auch an der Saison orientieren.

Das ist selbst der Fall, wenn Sie als Vermieter in erster Linie Monteure und mobile Handwerker als Mieter bevorzugen. Schließlich würden Sie mit Reisenden und Urlaubern in der Nebensaison grundsätzlich weniger Geld verdienen.

Monteure garantieren Ihnen in diesem Zeitraum, in dem sich vielleicht kein anderer Gast findet, zuverlässige Einkünfte. Sie haben die Möglichkeit, Ihre Mietpreise an die Saison anzupassen und damit noch mehr Interessenten für sich zu gewinnen.

In diesem Kontext empfiehlt es sich, Seiten, die sich speziell an Vermieterinnen und Vermieter von Ferien- und Monteurunterkünften richten, einen Besuch abzustatten und sich an den Annoncen zu orientieren.

Konzentrieren Sie sich auf Zimmer und Wohnungen, die in Ausstattung und Größe Ihrer eigenen Immobilie ähneln. Abgesehen von den hier vorgeschlagenen regulären Preisen haben Sie als Vermieter die Möglichkeit, Sonder- oder Last-Minute-Preise anzubieten.

Wenn Sie gerade erst mit dem Vermieten Ihrer Immobilie beginnen, kann es von Vorteil sein, die Mietkosten niedriger anzusetzen als die Konkurrenz.

Diese Varianten sind vor allem zu empfehlen, wenn Sie als vermietende Partei Perioden überbrücken müssen, in denen es erfahrungsgemäß nur wenig Gäste gibt.

Wie hoch oder niedrig dieser Preisnachlass ausfällt, obliegt ebenfalls Ihrer Entscheidung als Vermieter von Ferienimmobilien und Monteurunterkünften.

Professionelle Abrechnung von Unterkünften leicht gemacht: Ratschläge und Tipps für Vermieter

Was bedeuten die angesprochenen Punkte für Sie als Vermieter? Gibt es zusätzliche Aspekte, die es zu berücksichtigen gilt?

Welche Variante der hier aufgeführten Abrechnungsarten ist in Ihrem konkreten Fall vorzuziehen? Und wie sieht eine Rechnung, die im Rahmen eines Mietverhältnisses von Monteur- und Ferienunterkünften erstellt wird, aus?

Wir weisen darauf hin, dass es hier keine allgemeingültigen Antworten gibt. Schließlich kommt es in erster Linie auf Ihren persönlichen Bedarf an. Dabei spielen die unterschiedlichsten Faktoren eine Rolle.

Offerieren Sie als Vermieter Ihren Wohnraum nur für einen kurzen Zeitraum im Jahr oder an den Wochenenden an, sind hier andere Abrechnungsoptionen vorzuziehen als im Falle einer durchgängigen Vermietung. Bei kurzen Mietperioden bietet es sich an, die Abrechnungsarten pro Tag und pro Person bzw. pro Tag und pro Objekt auszuwählen.

Wünschen Sie sich als Vermieter dauerhafte Gäste, die für eine lückenlose Mietzeit sorgen, lohnt es sich sowohl für Sie als auch für Ihre Mieter, die Variante Übernachtung pro Woche oder pro Monat inklusive entsprechender attraktiver Preisnachlässe.

Bei der Berechnung der Nebenkosten sollten Sie auf die Kostenaufstellungen des Vorjahres zurückgreifen und den Pauschalbetrag großzügig kalkulieren. Auf diese Weise vermeiden Sie böse Überraschungen, die unter anderem durch den überdurchschnittlich hohen Stromverbrauch eines Mieters auftreten können.

Eine einfache Maßnahme ist hier das Ablesen von Strom- und Wasserzähler vor und nach dem Aufenthalt eines Gastes, der Ihr Zimmer oder Ihre Wohnung über einen längeren Zeitraum mietet. Eine optimale Absicherung ist in diesem Fall eine Preisberechnung nach dem Modell: Mietpreis pro Woche oder Monat zuzüglich der Nebenkosten.

Möglich ist auch die Veranschlagung einer Pauschale für die Nebenkosten mit der Option der Forderung einer Zuzahlung, sollte der Verbrauch weit über dem Durchschnitt liegen.

Das Ausstellen von Rechnungen bei der Vermietung von Monteurzimmern und Ferienunterkünften

Was muss die professionelle Rechnung, die Sie für Ihre Mieterinnen und Mieter ausstellen, enthalten? Allen voran sind hier die Preise zu nennen, die Sie als Vermieter im Vorfeld inklusive oder zuzüglich der Nebenkosten festlegen. Diese bilden die Grundlage für die auszustellende Rechnung.

Sie finden im Internet zahlreiche Vorlagen, an denen Sie sich entweder orientieren oder die Sie ausdrucken können. Natürlich stellt sich an dieser Stelle zuerst die Frage, ob Sie überhaupt eine Rechnung ausstellen müssen.

Die Antwort ist einfach: Im Falle einer privaten Zimmer- oder Wohnungsvermietung genügt eine Quittung. Handelt es sich um eine gewerbliche Vermietung, sind Sie neben steuerlichen Notwendigkeiten verpflichtet, eine Rechnung auszustellen.

Hier ist es von ausschlaggebender Bedeutung, ob Sie Ihre Tätigkeit als Vermieter als Gewerbe angemeldet haben oder nicht. Ist Ersteres der Fall, ist die Frage zu diskutieren, aus welchen Punkten sich der Inhalt einer Rechnung für die Vermietung Ihrer Immobilie als Beherbergungsbetrieb zusammensetzt.

Kurz und knapp sind alle wesentlichen Bestandteile rechtlich in § 14 Abs. 4 i.V.m. § 14a Abs. 5 UStG geregelt.

Dazu zählen Angaben wie Name und Anschrift sowohl der mietenden als auch der vermietenden Partei, Ihre Umsatzsteueridentifikationsnummer sowie Steuernummer als Vermieter, die fortlaufende Rechnungsnummer sowie das Ausstellungsdatum der Rechnung, Art, Umfang und genauer Zeitraum der Leistung, - in diesem Fall die Mietzeit -, der Rechnungsbetrag, Informationen zum Steuersatz und nicht zuletzt die fortlaufende Rechnungsnummer.

In diesem Kontext darf der Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung nicht fehlen, zumal die Möglichkeit besteht, dass Sie selbst bei kurzweiligen Vermietungen an Fremde umsatzsteuerpflichtig werden.

Tritt dieser Fall ein, muss die jeweilige Rechnung die Mehrwertsteuer enthalten. Wird die Höchstgrenze von sechs Monaten nicht überschritten, erachtet der Gesetzgeber die Vermietung als kurzfristige Angelegenheit.

Liegen Ihre jährlichen Einnahmen, sprich Ihre Zahlungseingänge als privater Vermieter unter 17.500 Euro, entfällt die Umsatzsteuerpflicht für Sie. Im Fachjargon wird dieser Ausnahmefall als Kleinunternehmerregelung bezeichnet.

In Bezug auf die Rechnungsnummer empfiehlt sich eine Verwendung, auch wenn Sie nicht verpflichtet sind. Schließlich sorgt sie bei Ihrer Buchhaltung für mehr Übersichtlichkeit.

Sollten Sie zögern, da Sie dem weitverbreiteten Trugschluss erliegen, dass diese Nummer fortlaufend sein muss und Ihren Mietern zu viel über Ihre Erfahrung als Vermieter verrät, lautet die gute Nachricht, dass die Verwendung einer einmaligen Rechnungsnummer im Rahmen der gesetzlichen Möglichkeiten ist.

Abgesehen von dem exakten Betrag gehört die Zahlungsfrist auf die Rechnung. Sollten Sie als Vermieter von Ferienimmobilien und Monteurunterkünften bestimmte Zahlungsarten wie Ratenzahlungen akzeptieren, müssen diese inklusive der festgesetzten Fälligkeit ebenfalls auf der Rechnung verzeichnet werden.

Zusammenfassend ist festzuhalten, dass die Auswahl an Abrechnungsarten überschaubarer wird, sobald Sie sich über die Konditionen, den Zeitraum sowie die Zielgruppe des Mietverhältnisses im Klaren sind.