Frage des Tages:
Gibt es digitale Tools zur automatisierten Rechnungsstellung?

von Dennis Josef Meseg | 10.06.2025 | 3 Minuten Frage des Tages: Gibt es digitale Tools zur automatisierten Rechnungsstellung?

Die Rechnungsstellung kann viel Zeit kosten – vor allem bei mehreren Gästen oder Objekten. Digitale Tools helfen Ihnen, diesen Prozess schneller, fehlerfreier und professioneller zu gestalten.
In diesem Artikel erfahren Sie, welche Tools es für Vermieter von Monteurzimmern, Ferienwohnungen und Unterkünften gibt, wie Sie sie einsetzen und worauf Sie bei der Auswahl achten sollten.
Ob einfache PDF-Vorlage oder professionelles Buchhaltungssystem: Wir zeigen Ihnen die passenden Lösungen – auch für kleine Budgets. Außerdem erklären wir, wie Sie die Kosten für Software über ein Zustellbett kompensieren können.

Neuigkeiten

Warum digitale Rechnungsstellung sinnvoll ist

Digitale Rechnungsprogramme helfen Vermietern dabei, Rechnungen schnell und rechtssicher zu erstellen. Viele Tools prüfen automatisch auf Pflichtangaben wie Steuernummer, Leistungszeitraum und Empfängeradresse. So vermeiden Sie Fehler, sparen Zeit und wirken professionell.

Was muss auf einer Rechnung stehen?

Wenn Sie Rechnungen schreiben, gelten bestimmte Pflichtangaben. Ein gutes digitales Tool führt Sie automatisch durch alle Felder. So vergessen Sie nichts – auch nicht bei vielen Gästen oder längeren Aufenthalten.

Welche Arten von Tools gibt es?

Sie können zwischen drei Typen wählen:

  • PDF-Vorlagen zum Herunterladen und selbst Ausfüllen (z.B. mit Excel)
  • Offline-Programme mit einmaligem Kaufpreis (z.B. WISO, Lexware)
  • Cloud-Systeme mit automatischer Datensicherung und DATEV-Export

Gerade bei mehreren Objekten lohnt sich eine automatisierte Lösung. Sie spart auch Aufwand beim Jahresabschluss.

Bekannte Programme im Vergleich

Tool Geeignet für Kosten Vorteile
sevDesk Kleinvermieter ab ca. 9€/Monat Cloudbasiert, DATEV, Rechnung & Mahnung
Lexoffice Gewerbliche Anbieter ab ca. 13€/Monat Steuerberaterzugang, GoBD-konform
FastBill Selbstständige & Profis ab ca. 10€/Monat Rechnungen, Angebote, Zahlungserinnerung
DMZ-Rechnungs-Vorlage Einsteiger kostenlos PDF-Vorlage mit allen Pflichtangaben

Welche Tools passen zu welchem Vermieter?

Einsteiger starten oft mit kostenlosen Vorlagen. Wer regelmäßig Gäste hat oder mehrere Objekte vermietet, sollte automatische Tools mit Serienrechnung nutzen. Gewerbliche Anbieter profitieren zusätzlich von der EÜR-Funktion und digitalem Export für den Steuerberater.

Wie lassen sich Softwarekosten ausgleichen?

Wenn Sie z.B. 15€ im Monat für ein Rechnungsprogramm zahlen, können Sie das leicht mit einem Zustellbett ausgleichen. Schon eine zusätzliche Übernachtung im Monat reicht meist aus. Mehr dazu finden Sie im Artikel Zustellbett lohnt sich.

Achten Sie auf Datenschutz & GoBD

Wählen Sie Tools, die GoBD-konform arbeiten. Ihre Daten müssen sicher und nachvollziehbar gespeichert werden. Viele Anbieter erfüllen das. Achten Sie auf Sitz des Unternehmens, Datenschutzrichtlinien und regelmäßige Backups.

Zusätzliche Funktionen: Mahnung und Buchhaltung

Einige Tools bieten automatische Mahnungen, Zahlungserinnerungen oder auch eine Verknüpfung mit Online-Zahlungen. Wer langfristig plant, sollte auf ein erweiterbares System setzen. Viele Tools lassen sich mit Buchhaltungssoftware kombinieren.

Autor Dennis Josef Meseg
Dennis Josef Meseg

Dennis ist Gründer von Deutschland-Monteurzimmer.de. Er ist Experte für Monteurzimmer und Kurzzeitvermietung und hat über 25 Jahre Erfahrung als Vermieter und Vermittler von Monteurzimmern, Monteurwohnungen und Monteurunterkünften. Vor 18 Jahren gründete er Deutschland-Monteurzimmer.de. 2008 und 2010 kamen dann Monteurunterkunft.de und Österreich-Monteurzimmer.at hinzu.

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Hinweis: Dieser Artikel dient als allgemeiner Überblick. Er erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Er erhebt keinen Anspruch auf die aktuelle Rechtslage. Bitte konsultieren Sie immer einen Fachanwalt oder Steuerberater für individuelle Fragen.

Häufig gestellte Fragen zu dem Thema

Welche Vorteile haben digitale Tools zur Rechnungsstellung für Vermieter?

Digitale Tools zur Rechnungsstellung bieten Vermietern den Vorteil, dass sie Zeit sparen, Fehler vermeiden und automatisch rechtssichere Rechnungen erstellen können – besonders wichtig bei mehreren Unterkünften oder häufigen Buchungen.

Welche Tools sind für kleine Vermieter besonders geeignet?

Für kleine Vermieter eignen sich einfache Tools wie PDF-Vorlagen oder Einsteigerlösungen wie sevDesk oder die kostenlose DMZ-Rechnungsvorlage, da sie wenig Einarbeitung erfordern und günstig oder kostenlos nutzbar sind.

Muss ich als Vermieter eine GoBD-konforme Software nutzen?

Als Vermieter müssen Sie bei regelmäßiger oder gewerblicher Vermietung eine GoBD-konforme Software nutzen, um den Anforderungen der Finanzbehörden zu entsprechen und Ihre Unterlagen revisionssicher zu speichern.

Können digitale Rechnungsprogramme auch automatisch mahnen?

Ja, viele digitale Rechnungsprogramme können automatisch Mahnungen erstellen und verschicken. Diese Funktion hilft Vermietern, Zahlungsverzögerungen schneller zu erkennen und zu reagieren.

Wie kann ich Rechnungen für mehrere Unterkünfte gleichzeitig verwalten?

Wenn Sie Rechnungen für mehrere Unterkünfte gleichzeitig verwalten möchten, sollten Sie ein Tool mit Objektverwaltung und Serienrechnung nutzen. Diese Funktionen gibt es z. B. bei Lexoffice oder FastBill.

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