Auf einen Blick
Digitale Tools zur Rechnungsstellung helfen Vermietern, Zeit zu sparen, Fehler zu vermeiden und rechtssicher zu arbeiten. Es gibt einfache Tools für Einsteiger sowie komplexere Software für Profis. Cloud-Systeme bieten oft automatische Mahnungen und DATEV-Export. Die Kosten können durch ein Zustellbett gedeckt werden.
Warum digitale Rechnungsstellung sinnvoll ist
Digitale Rechnungsprogramme helfen Vermietern dabei, Rechnungen schnell und rechtssicher zu erstellen. Viele Tools prüfen automatisch auf Pflichtangaben wie Steuernummer, Leistungszeitraum und Empfängeradresse. So vermeiden Sie Fehler, sparen Zeit und wirken professionell.
Was muss auf einer Rechnung stehen?
Wenn Sie Rechnungen schreiben, gelten bestimmte Pflichtangaben. Ein gutes digitales Tool führt Sie automatisch durch alle Felder. So vergessen Sie nichts – auch nicht bei vielen Gästen oder längeren Aufenthalten.
Welche Arten von Tools gibt es?
Sie können zwischen drei Typen wählen:
- PDF-Vorlagen zum Herunterladen und selbst Ausfüllen (z.B. mit Excel)
- Offline-Programme mit einmaligem Kaufpreis (z.B. WISO, Lexware)
- Cloud-Systeme mit automatischer Datensicherung und DATEV-Export
Gerade bei mehreren Objekten lohnt sich eine automatisierte Lösung. Sie spart auch Aufwand beim Jahresabschluss.
Bekannte Programme im Vergleich
Tool | Geeignet für | Kosten | Vorteile |
---|---|---|---|
sevDesk | Kleinvermieter | ab ca. 9€/Monat | Cloudbasiert, DATEV, Rechnung & Mahnung |
Lexoffice | Gewerbliche Anbieter | ab ca. 13€/Monat | Steuerberaterzugang, GoBD-konform |
FastBill | Selbstständige & Profis | ab ca. 10€/Monat | Rechnungen, Angebote, Zahlungserinnerung |
DMZ-Rechnungs-Vorlage | Einsteiger | kostenlos | PDF-Vorlage mit allen Pflichtangaben |
Welche Tools passen zu welchem Vermieter?
Einsteiger starten oft mit kostenlosen Vorlagen. Wer regelmäßig Gäste hat oder mehrere Objekte vermietet, sollte automatische Tools mit Serienrechnung nutzen. Gewerbliche Anbieter profitieren zusätzlich von der EÜR-Funktion und digitalem Export für den Steuerberater.
Wie lassen sich Softwarekosten ausgleichen?
Wenn Sie z.B. 15€ im Monat für ein Rechnungsprogramm zahlen, können Sie das leicht mit einem Zustellbett ausgleichen. Schon eine zusätzliche Übernachtung im Monat reicht meist aus. Mehr dazu finden Sie im Artikel Zustellbett lohnt sich.
Achten Sie auf Datenschutz & GoBD
Wählen Sie Tools, die GoBD-konform arbeiten. Ihre Daten müssen sicher und nachvollziehbar gespeichert werden. Viele Anbieter erfüllen das. Achten Sie auf Sitz des Unternehmens, Datenschutzrichtlinien und regelmäßige Backups.
Zusätzliche Funktionen: Mahnung und Buchhaltung
Einige Tools bieten automatische Mahnungen, Zahlungserinnerungen oder auch eine Verknüpfung mit Online-Zahlungen. Wer langfristig plant, sollte auf ein erweiterbares System setzen. Viele Tools lassen sich mit Buchhaltungssoftware kombinieren.
Fazit
Digitale Tools zur Rechnungsstellung sparen Zeit, senken das Fehlerrisiko und wirken professionell. Für Vermieter lohnt sich die Investition – besonders, wenn sie mehrere Gäste oder Unterkünfte betreuen. Die Auswahl ist groß, von kostenlosen Vorlagen bis zu komplexen Systemen mit Mahnwesen. Die Kosten lassen sich durch einfache Maßnahmen wie ein Zustellbett gut abdecken.

Dennis ist Gründer von Deutschland-Monteurzimmer.de. Er ist Experte für Monteurzimmer und Kurzzeitvermietung und hat über 25 Jahre Erfahrung als Vermieter und Vermittler von Monteurzimmern, Monteurwohnungen und Monteurunterkünften. Vor 18 Jahren gründete er Deutschland-Monteurzimmer.de. 2008 und 2010 kamen dann Monteurunterkunft.de und Österreich-Monteurzimmer.at hinzu.
Testen Sie unseren Bestseller, den GOLD-Eintrag,
30 Tage lang kostenfrei!
Es erfolgt keine automatische Verlängerung.
Häufig gestellte Fragen zu dem Thema
Digitale Tools zur Rechnungsstellung bieten Vermietern den Vorteil, dass sie Zeit sparen, Fehler vermeiden und automatisch rechtssichere Rechnungen erstellen können – besonders wichtig bei mehreren Unterkünften oder häufigen Buchungen.
Für kleine Vermieter eignen sich einfache Tools wie PDF-Vorlagen oder Einsteigerlösungen wie sevDesk oder die kostenlose DMZ-Rechnungsvorlage, da sie wenig Einarbeitung erfordern und günstig oder kostenlos nutzbar sind.
Als Vermieter müssen Sie bei regelmäßiger oder gewerblicher Vermietung eine GoBD-konforme Software nutzen, um den Anforderungen der Finanzbehörden zu entsprechen und Ihre Unterlagen revisionssicher zu speichern.
Ja, viele digitale Rechnungsprogramme können automatisch Mahnungen erstellen und verschicken. Diese Funktion hilft Vermietern, Zahlungsverzögerungen schneller zu erkennen und zu reagieren.
Wenn Sie Rechnungen für mehrere Unterkünfte gleichzeitig verwalten möchten, sollten Sie ein Tool mit Objektverwaltung und Serienrechnung nutzen. Diese Funktionen gibt es z. B. bei Lexoffice oder FastBill.
Weitere Artikel zu diesem Thema, die für Sie von Interesse sein könnten

Die Vermietung von Monteurzimmern und Ferienwohnungen über das Telefon ist effektiv und direkt. Sie erlaubt es, schnell mit Gästen in Kontakt zu treten und Buchungen abzuschließen. Dieser persönliche Ansatz baut Vertrauen auf und klärt individuelle Bedürfnisse.

Sie sind unsicher, ob Sie Ihre Monteurzimmer als Kleinunternehmer vermieten können und welche steuerlichen Regelungen gelten? Wir erklären Ihnen, was ein Kleingewerbe ist, wo die Unterschiede zwischen gewerblicher Vermietung und privater Vermietung liegen und wie Sie ein Gewerbe bei Ihrer Stadt anmelden.

Viele Vermieter von Ferienwohnungen und Wohnungen für Monteure und Urlauber machen sich Sorgen. Sie fragen sich: Muss ich meinen Mietern eine Rechnung geben? Und was muss in einer Rechnung stehen? Wir erklären die wichtigsten Fragen dazu. Zudem zeigen wir ein Beispiel, wie eine Rechnung aussehen kann.

Wie behalten Vermieter von Monteurzimmern den Überblick über ihre Buchungen? Digitale Tools, Excel-Tabellen oder Buchungssoftware – welche Methode ist die beste? Wir zeigen verschiedene Systeme, deren Vor- und Nachteile und geben hilfreiche Tipps zur effizienten Buchungsverwaltung. So bleibt Ihr Vermietungsgeschäft stets gut organisiert!