Auf einen Blick
Digitale Buchführung ist für viele Vermieter von Monteurzimmern verpflichtend. Sie bedeutet, dass alle Belege und Daten elektronisch erfasst, gespeichert und – bei Bedarf – dem Finanzamt digital übermittelt werden. Für kleinere Vermieter gelten bestimmte Ausnahmen, doch eine frühzeitige Umstellung bringt viele Vorteile. Der Artikel zeigt, wie Sie starten, welche Tools helfen und was Sie rechtlich beachten müssen.
Grundlagen der digitalen Buchführung
Digitale Buchführung ist die elektronische Erfassung und Speicherung aller Einnahmen, Ausgaben und Belege. Statt Papierdokumente nutzen Vermieter dabei digitale Lösungen. Diese können Belege scannen, automatisch zuordnen und mit der Steuerkanzlei teilen. Auch das Erstellen einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung funktioniert damit einfacher.
Pflichten für gewerbliche Vermieter
Die Pflicht hängt von der Umsatzhöhe und der Art der Vermietung ab. Wer z.B. gewerblich vermietet oder die Kleinunternehmergrenze von 25.000,00€ übersteigt, muss Belege digital aufbewahren und ggf. über Elster melden. Die Gewerbeanmeldung spielt hier eine wichtige Rolle.
Vorteile digitaler Buchhaltung für Vermieter
- Schneller Überblick über Einnahmen & Ausgaben
- Einfache Belegverwaltung ohne Papierchaos
- Direkte Zusammenarbeit mit dem Steuerberater
- Weniger Fehler durch automatische Berechnungen
- Rechtskonform und sicher archiviert
Softwarelösungen für die digitale Buchführung
Vermieter können z.B. mit Tools wie Lexoffice, SevDesk, FastBill oder WISO MeinBüro arbeiten. Viele Programme bieten Schnittstellen zur Steuerkanzlei. Wer ein Verwaltungssystem nutzt, kann Buchhaltung sogar mit Belegmanagement kombinieren.
Digitale Übermittlung von Daten ans Finanzamt
Das Finanzamt verlangt in vielen Fällen die elektronische Übermittlung der Daten. Dies betrifft vor allem die Umsatzsteuervoranmeldung oder die EÜR. Die Übermittlung erfolgt über Elster oder direkt aus der Software. Wer noch analog arbeitet, riskiert Verspätungszuschläge.
Ausnahmen bei privater oder gelegentlicher Vermietung
Wer nur gelegentlich vermietet und keine gewerbliche Tätigkeit ausübt, muss nicht zwingend digital arbeiten. Trotzdem ist es sinnvoll, alle Einnahmen und Ausgaben geordnet und nachvollziehbar zu erfassen. Spätestens bei einer Prüfung ist eine gute Vorbereitung entscheidend.
Vorgaben zur Belegarchivierung in digitaler Form
Gescannte Belege sind zulässig und sogar erwünscht. Sie dürfen jedoch nach dem Einscannen nicht mehr verändert werden. Die digitale Archivierung sollte im Originalformat (z.B. PDF/A) erfolgen. Viele Programme übernehmen das automatisch. Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist beträgt 10 Jahre.
Externe Quellen zur digitalen Buchführung
Folgende offizielle Stellen bieten weitere Informationen, rechtliche Grundlagen und Hilfestellungen rund um die digitale Buchhaltung für Vermieter:
Fazit
Digitale Buchführung ist keine Zukunftsmusik, sondern für viele Vermieter bereits Pflicht. Wer Monteurzimmer oder Ferienwohnungen gewerblich anbietet oder regelmäßig Einnahmen erzielt, profitiert von einer übersichtlichen und sicheren Lösung. Die passende Software, klare Abläufe und frühzeitige Umstellung helfen dabei, Fehler zu vermeiden und die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater zu verbessern. Wer seine Belege sorgfältig archiviert, spart bei der Steuer Zeit und Nerven.
Dennis ist Gründer von Deutschland-Monteurzimmer.de. Er ist Experte für Monteurzimmer und Kurzzeitvermietung und hat über 25 Jahre Erfahrung als Vermieter und Vermittler von Monteurzimmern, Monteurwohnungen und Monteurunterkünften. Vor 18 Jahren gründete er Deutschland-Monteurzimmer.de. 2008 und 2010 kamen dann Monteurunterkunft.de und Österreich-Monteurzimmer.at hinzu.
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Häufig gestellte Fragen zu dem Thema
Als Vermieter müssen Sie keine bestimmte Buchhaltungssoftware nutzen. Die digitale Buchführung ist aber nur dann korrekt, wenn die eingesetzte Software die steuerlichen Anforderungen erfüllt – wie z.B. GoBD-Konformität. Bekannte Programme wie Lexoffice oder SevDesk sind darauf ausgerichtet.
Eine Buchführung gilt als digital, wenn Belege, Einnahmen und Ausgaben elektronisch erfasst, verarbeitet und archiviert werden. Das bedeutet: Keine handschriftlichen Aufzeichnungen, sondern digitale Tools mit strukturierter Datenhaltung.
Ja, viele Buchhaltungsprogramme bieten Apps an. So können Sie als Vermieter Belege mobil fotografieren, Ausgaben erfassen und Berichte einsehen – ideal für unterwegs oder beim Objektwechsel.
Bei der digitalen Buchführung müssen Sie alle Einnahmen, Ausgaben, Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge sowie relevante Steuerunterlagen digital speichern – im Originalformat und unveränderbar.
Wenn Sie Ihre digitale Buchführung fehlerhaft führen, kann das Finanzamt Schätzungen vornehmen oder Verspätungszuschläge erheben. Besonders kritisch ist das bei unvollständigen oder veränderbaren Belegen.
Sie müssen digitale Belege und Buchhaltungsdaten mindestens 10 Jahre aufbewahren – revisionssicher und lesbar. Bei Steuerprüfungen ist eine lückenlose Ablage entscheidend.
Ja, viele Programme erlauben mehreren Nutzern gleichzeitigen Zugriff. Das ist hilfreich, wenn Sie z.B. als Ehepaar oder mit einer Verwaltungskraft zusammenarbeiten. Rollen- und Rechtevergabe sind individuell einstellbar.
Ja, fast alle Programme bieten einen direkten Zugriff für den Steuerberater. So kann dieser Ihre Daten prüfen, Steuererklärungen vorbereiten und Rückfragen schnell klären – ohne Belegaustausch per E-Mail.
Excel allein genügt nicht den GoBD-Vorgaben, weil es keine Änderungsprotokolle oder revisionssichere Archivierung bietet. Für einfache Zwecke kann es eine Ergänzung sein, aber nicht die Hauptlösung.
Die monatlichen Kosten für Software zur digitalen Buchführung liegen meist zwischen 10,00€ und 30,00€. Einige Anbieter rechnen nach Funktionsumfang ab. Dazu können Kosten für Beratung oder Schulung kommen.
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