Auf einen Blick
Steuern sparen als Vermieter ist gut möglich. Wer Ausgaben strukturiert dokumentiert, alle legalen Vorteile nutzt und Steuertipps richtig anwendet, spart bares Geld. Von der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) über Werbungskosten bis zu Beratungsleistungen: In diesem Ratgeber finden Vermieter alles Wichtige auf einen Blick.
Betriebsausgaben optimal absetzen
Zu den wichtigsten Steuer-Tipps gehört das korrekte Erfassen von Betriebsausgaben. Diese Ausgaben wirken sich direkt auf Ihre Steuerlast aus,
weil sie von den Einnahmen abgezogen werden und so das zu versteuernde Einkommen verringern.
Konkret betrifft das vor allem die Einkommensteuer (bei Privatvermietern)
und – bei gewerblicher Vermietung – zusätzlich die Gewerbesteuer und ggf. Umsatzsteuer.
Hinweis: Lesen Sie unseren Ratgeber zu dem Thema: Frage des Tages: Was ist der Unterschied zwischen gewerblicher und privater Vermietung?
Je höher Ihre Betriebsausgaben, desto geringer ist Ihre steuerpflichtige Einkünfte-Basis, was zu einer niedrigeren Steuerzahlung führt und so das zu versteuernde Einkommen verringern.
Gängigste Ausgaben
- Renovierungen, auch Kleinreparaturen wie Duschkopfwechsel oder Silikonfugen
- Gartenpflege oder Schneeräumdienst, falls die Unterkunft über Außenflächen verfügt
- Gebühren für Inserate auf z.B. Deutschland-Monteurzimmer.deDMZ.de
- Gebäudereinigung und Grundsteuer
- Versicherungen: Haftpflicht, Gebäude, Hausrat
Wichtig: Nur Kosten, die direkt mit der Vermietung zu tun haben, sind absetzbar. Der Anteil muss bei gemischt genutzten Immobilien gut dokumentiert sein.
Einnahmen-Überschuss-Rechnung: Pflicht und Chance
Für private Vermieter ist die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) das Standardverfahren. Es genügt, Einnahmen und Ausgaben aufzulisten – ohne Bilanz. Das Ergebnis wird direkt versteuert. Einnahmen sind z.B. Mietzahlungen, Reinigungspauschalen oder Zusatzleistungen wie Parkplatzgebühren. Ausgaben sind z.B. Reparaturkosten, Inseratsgebühren oder Versicherungsbeiträge.
Beispiel: Ein Vermieter nimmt im Jahr 2025 insgesamt 12.000,00€ Miete ein. Er hat Ausgaben von 4.800,00€ für Reinigung, Strom, Internet, Versicherung und neue Matratzen. Die steuerpflichtige Summe liegt bei 7.200,00€.
Der Vorteil: Mit der EÜR können Sie legal zeitlich steuern, wann Ausgaben anfallen. Wer z.B. im Dezember größere Reparaturen (z.B. neue Fenster, Heizkörper oder Küchenzeile) noch bezahlt, kann die Kosten im gleichen Jahr absetzen.
Verlustrücktrag und Verlustvortrag (§ 10d EStG)
Gerade zu Beginn entstehen bei Vermietern oft Verluste – zum Beispiel durch den Kauf von Möbeln oder Renovierungen. Diese Verluste lassen sich steuerlich nutzen, indem man sie entweder:
- ins Vorjahr zurückträgt (wenn Sie da noch Einnahmen hatten) oder
- in die Folgejahre vorträgt, um dort Ihre Steuerlast zu senken.
Das ist im Einkommensteuergesetz §10d geregelt. Sie müssen den Verlust bei der Steuererklärung aktiv angeben.
Beispiel: Sie starten Ihre Vermietung 2025 mit einem Verlust von 3.000,00€. 2026 machen Sie 8.000,00€ Gewinn. Durch den Verlustvortrag zahlen Sie dann nur auf 5.000,00€ Steuern.
Private Nutzung oder gewerbliche Vermietung?
Die Art der Vermietung wirkt sich direkt auf Ihre steuerlichen und rechtlichen Pflichten aus. Private Vermieter müssen kein Gewerbe anmelden, wenn sie lediglich Wohnraum überlassen – ohne zusätzliche Serviceleistungen. Die Einkünfte zählen dann zu den "Einkünften aus Vermietung und Verpachtung".
Beispiel: Vermieten Sie eine Monteurwohnung dauerhaft an einen Handwerker ohne weitere Leistungen wie Frühstück, tägliche Reinigung oder Wäscheservice, bleibt es eine private Vermietung. Sie führen keine Umsatzsteuer ab und zahlen keine Gewerbesteuer.
Anders bei gewerblicher Vermietung: Bieten Sie regelmäßig zusätzliche Dienstleistungen an – wie Bettwäschewechsel, tägliche Reinigung oder Frühstück – kann das Finanzamt eine gewerbliche Tätigkeit annehmen. Dann entstehen Pflichten wie Gewerbesteuer, Umsatzsteuer und oft auch die Pflicht zur doppelten Buchführung.
Beispiel: Sie betreiben vier möblierte Monteurzimmer, werben online aktiv, bieten einen 24-Stunden-Check-in und reinigen täglich – dann kann dies als gewerbliche Zimmervermietung eingestuft werden.
Wichtig: Die Abgrenzung erfolgt im Einzelfall. Faktoren wie Umfang, Professionalität, Gewinnabsicht und der äußere Auftritt (Website, Logo, Serviceangebot) spielen eine Rolle. Eine steuerliche Beratung lohnt sich in jedem Fall, um Nachzahlungen zu vermeiden.
Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG)
Wenn Ihr Umsatz im Vorjahr unter 25.000,00€ lag, können Sie sich als Vermieter für die sogenannte Kleinunternehmerregelung entscheiden. Dann müssen Sie keine Umsatzsteuer berechnen oder abführen – was die Buchhaltung stark vereinfacht. Diese Regelung ist vor allem für private Vermieter attraktiv, die nur wenige Unterkünfte oder Monteurzimmer anbieten. Wichtig: Die Grenze von 25.000,00€ gilt für das gesamte Vorjahr, nicht für einzelne Monate.
Beispiel: Sie vermieten im Jahr 2024 für insgesamt 18.000,00€. Dann dürfen Sie 2025 die Kleinunternehmerregelung anwenden – und Ihre Rechnungen ohne Umsatzsteuer schreiben.
Freibeträge, Freigrenzen und Pauschalen
Der Staat bietet Vermietern mehrere steuerliche Entlastungen. Sie senken nicht direkt den Steuersatz, aber reduzieren das zu versteuernde Einkommen. Wichtig ist: Die Voraussetzungen müssen jeweils genau erfüllt sein.
Übungsleiterpauschale
Gilt nur bei nebenberuflicher Tätigkeit im gemeinnützigen, kirchlichen oder öffentlichen Bereich. Sie beträgt bis zu 3.000,00€ jährlich – für Vermieter meist nicht anwendbar, aber oft fälschlich angenommen.
Vermietung eines möblierten Zimmers im eigenen Haushalt
Unter bestimmten Voraussetzungen können Einnahmen bis 520,00€ im Monat steuerfrei bleiben – das regelt der sogenannte § 23 EStG – private Veräußerungsgeschäfte kombiniert mit der sogenannten "Bagatellgrenze" für kurzfristige Untervermietung.
Voraussetzung: Sie vermieten einen Teil Ihrer selbst bewohnten Wohnung möbliert, auf kurze Zeit und ohne gewerbliche Absicht.
Beispiel: Sie vermieten ein Gästezimmer in Ihrer Wohnung für 500,00€ monatlich an wechselnde Monteure, stellen Bett, Schrank, Tisch und WLAN zur Verfügung – und nutzen die übrige Wohnung selbst. Die Einnahmen bleiben unter der Grenze und sind in diesem Fall steuerfrei.
Fahrtkostenpauschale
Für Fahrten zur Unterkunft, zum Baumarkt oder Steuerberater dürfen Sie 30 Cent je gefahrenem Kilometer absetzen – auch mit dem privaten Auto.
Beispiel: Vier Fahrten pro Monat à 25 km zur Unterkunft = 1.200 km im Jahr → 360,00€ absetzbar.
Arbeitsmittel
Auch Arbeitsmittel wie Laptop, Drucker, Scanner, Software oder ein eigenes Diensthandy sind anteilig absetzbar – wenn Sie diese für die Vermietung nutzen. Je nach Kaufpreis gilt: Sofort abziehbar (bis 800,00€ netto) oder über mehrere Jahre abschreibbar.
Beispiel: Sie kaufen einen Laptop für 1.200,00€ netto, den Sie ausschließlich für Ihre Vermietung verwenden. Dann schreiben Sie ihn über drei Jahre ab – also 400,00€ pro Jahr. Bei gemischter Nutzung (z.B. 50% privat, 50% für Vermietung) dürfen Sie nur 200,00€ jährlich ansetzen.
Was muss ich bei der 800,00€ Grenze beachten?
Wichtig: Der Gegenstand muss selbstständig nutzbar sein – also allein funktionieren. Nur dann ist der Sofortabzug bei einem Nettowert von bis zu 800,00€ zulässig. Sie dürfen also nicht eine Einbauküche in Einzelteilen kaufen (z.B. Herd, Spüle, Arbeitsplatte), um jeden Bestandteil einzeln unter 800,00€ netto zu halten und sofort abzusetzen. Das Finanzamt betrachtet solche zusammengehörenden Elemente als sogenannte wirtschaftliche Einheit, die insgesamt abzuschreiben ist.
Hintergrund: Eine wirtschaftliche Einheit liegt immer dann vor, wenn mehrere Gegenstände zusammen ein einheitlich nutzbares Ganzes bilden. In diesem Fall ist der Gesamtwert entscheidend. Die Sofortabschreibung einzelner Komponenten mit dem Ziel der Steuervermeidung ist ausdrücklich ausgeschlossen (§ 6 Abs. 2 EStG i.V.m. BMF-Schreiben vom 30. April 2010).
Rücklagen & AfA (Abschreibung)
Für Vermieter besonders wichtig: größere Anschaffungen verteilen. Die sogenannte Abschreibung (AfA) erlaubt es, teurere Anschaffungen über mehrere Jahre abzusetzen – zum Beispiel:
- Küche: 10 Jahre
- Möbel (Betten, Tische): 5 Jahre
- Elektrogeräte wie Waschmaschinen: 5 Jahre
Geld, das Sie für spätere Reparaturen oder Instandhaltungen zurücklegen, ist steuerlich noch nicht absetzbar. Erst wenn Sie es tatsächlich für konkrete Arbeiten wie eine Renovierung oder Reparatur ausgeben, können Sie diese Kosten von der Steuer absetzen.
Beispiel: Sie kaufen im Januar 2025 eine neue Einbauküche für Ihre Ferienwohnung zum Preis von 6.000,00€ netto. Diese müssen Sie laut Gesetz über zehn Jahre abschreiben – das ergibt 600,00€ pro Jahr als steuerlich wirksame Ausgabe. Ein Sofortabzug ist nicht erlaubt. Das bedeutet: Im Jahr der Anschaffung bleibt Ihnen zunächst nur ein kleiner steuerlicher Vorteil, obwohl Sie den vollen Betrag bezahlt haben.
Rechenbeispiel: Sie haben 2025 Mieteinnahmen von 10.000,00€. Die 6.000,00€ für die Küche wirken sich nur mit 600,00€ auf die Steuer aus – Ihr zu versteuerndes Einkommen sinkt auf 9.400,00€. Bei einem Steuersatz von 30% sparen Sie nur 180,00€ Steuern. Die restlichen 5.400,00€ wirken sich erst in den Folgejahren aus.
Fazit: Die AfA bringt langfristig steuerliche Vorteile, erhöht aber kurzfristig Ihre finanzielle Belastung. Wer steuerlich sofort entlastet werden möchte, sollte eher in kleinere Posten unter 800,00€ netto investieren – hier ist ein Sofortabzug möglich.
Wird die Küche gemischt genutzt (z.B. 80% Vermietung, 20% privat), dürfen Sie nur 480,00€ jährlich ansetzen – die Steuerersparnis reduziert sich dann entsprechend.
Investitionen über Kredit finanzieren
Größere Anschaffungen wie Küchen, Möbel oder Renovierungen können auch über einen Kredit finanziert werden. Das hat steuerliche Vorteile: Zinsen und Tilgungsraten können sofort anteilig als Betriebsausgabe abgesetzt werden – im Gegensatz zur Barzahlung, bei der die Anschaffung über viele Jahre abgeschrieben wird.
Beispiel: Sie nehmen einen Kredit über 6.000,00€ für eine neue Küche auf und zahlen monatlich 100,00€ zurück – davon sind 80,00€ Tilgung und 20,00€ Zinsen. Die 20,00€ Zinsen gelten als sofort abziehbare Betriebsausgabe. Die Küche selbst wird wie gewohnt über 10 Jahre abgeschrieben.
Vorteil: Sie verbessern Ihre Liquidität, verteilen die Investition gleichmäßig und senken Ihre Steuerlast sofort durch die abziehbaren Zinsen. Achten Sie aber auf realistische Rückzahlungsraten und vergleichen Sie Kreditangebote sorgfältig.
Zustellbett als Steuersparer
Ein Zustellbett kann für Vermieter doppelt lohnend sein: Es steigert die Kapazität der Unterkunft und bringt dadurch höhere Mieteinnahmen. Gleichzeitig lässt sich die Anschaffung steuerlich absetzen – je nach Preis sogar sofort.
Beispiel: Sie kaufen ein stabiles Gästebett für 250,00€ netto, um eine weitere Person im Zimmer unterzubringen. Dadurch erhöhen Sie Ihre Einnahmen um 10,00€ pro Nacht. Bei einer Belegung von 100 Nächten im Jahr erwirtschaftet das Zustellbett 1.000,00€ zusätzlich – bei nur 250,00€ Investition.
Steuerlich gilt, wie wir bereits wissen: Liegt der Kaufpreis unter 800,00€ netto, dürfen Sie das Zustellbett im Jahr der Anschaffung vollständig als Betriebsausgabe absetzen. Das senkt Ihre Steuerlast sofort und verbessert Ihre Liquidität. Liegt der Preis darüber, muss das Bett über mehrere Jahre abgeschrieben werden (meist 5 Jahre).
Auch Zubehör wie Matratze, Schonbezug oder Aufbewahrungskiste können anteilig steuerlich geltend gemacht werden – sofern sie zur Unterkunft gehören.
Digitale Tools für die Steuer
Mit Software wie WISO Steuer, Taxman oder DATEV für Profis behalten Sie alles im Griff. Für Einsteiger reichen oft auch kostenlose Tools oder Excel-Vorlagen. Tipp: Nutzen Sie digitale Buchführung mit Quittungs-Scan und Cloud-Backup.
Anlage V: Nur noch digital übermitteln
Wenn Sie Einkünfte aus Vermietung erzielen, müssen Sie dafür in der Steuererklärung die Anlage V ausfüllen. Seit 2023 ist diese nur noch digital über Elster oder Steuer-Software zulässig. Eine Papierabgabe ist nicht mehr erlaubt. Wer seine Steuer selbst macht, sollte sich mit einer passenden Software vertraut machen oder einen Steuerberater beauftragen.
Tipp: Viele Programme wie WISO Steuer, Taxfix oder DATEV führen Schritt für Schritt durch die Anlage V – ideal für Einsteiger.
Häufige Fehler vermeiden
- Barzahlungen nicht dokumentieren
- Steuererklärung verspätet abgeben
- Privatausgaben als Betriebsausgaben deklarieren
- Verzicht auf Beratung, obwohl steuerliche Fragen bestehen
Eine gute Vorbereitung hilft Ihnen nicht nur beim Finanzamt, sondern auch bei Beratungen mit dem Steuerberater.
Offizielle Infos zur Steuererklärung
Für tiefergehende Informationen zur Einnahmen-Überschuss-Rechnung, zur Abgabe der Anlage V oder zur Kleinunternehmerregelung finden Sie hier offizielle Quellen:
- ELSTER – Offizielle Steuerplattform der Finanzverwaltung
- Bundesfinanzministerium – Steuerliche Grundlagen und Gesetzestexte
Diese Seiten bieten rechtlich gesicherte und aktuelle Informationen für Vermieter.
Fazit
Ob private Vermietung oder gewerbliche Unterkunft: Steuertipps helfen Ihnen, bares Geld zu sparen. Mit strukturierter Buchführung, klarer Abgrenzung der Kosten, der Nutzung von Pauschalen und abschreibbaren Ausgaben senken Sie Ihre Steuerlast. Wer zusätzlich digitale Hilfsmittel nutzt, bleibt langfristig organisiert. Und: Bei Unsicherheit lohnt sich ein Gespräch mit dem Steuerberater immer.
Dennis ist Gründer von Deutschland-Monteurzimmer.de. Er ist Experte für Monteurzimmer und Kurzzeitvermietung und hat über 25 Jahre Erfahrung als Vermieter und Vermittler von Monteurzimmern, Monteurwohnungen und Monteurunterkünften. Vor 18 Jahren gründete er Deutschland-Monteurzimmer.de. 2008 und 2010 kamen dann Monteurunterkunft.de und Österreich-Monteurzimmer.at hinzu.
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Häufig gestellte Fragen zu dem Thema
Ob Sie als Vermieter ein Gewerbe anmelden müssen, hängt von der Art der Vermietung ab. Wenn Sie nur Räume ohne Zusatzleistungen anbieten, reicht eine private Vermietung. Bei täglichen Reinigungen oder Frühstücksservice kann es als gewerblich gelten.
Sie können Möbel in Ihrer Monteurwohnung in der Regel über 5 Jahre abschreiben. Dazu zählen Betten, Tische, Stühle oder Kleiderschränke. Die jährliche Abschreibung wird anteilig angesetzt.
Ja, Fahrten zur Ferienwohnung oder Monteurunterkunft können Sie als Werbungskosten absetzen. Voraussetzung: Die Fahrt dient der Vermietung, etwa für Kontrolle, Schlüsselübergabe oder Reinigung.
Private und geschäftliche Kosten sollten strikt getrennt werden. Nur Ausgaben, die direkt der Vermietung dienen, dürfen in die Steuererklärung. Ein separates Bankkonto kann helfen.
Ja, Ausgaben für Inserate bei Deutschland-Monteurzimmer.deDMZ.de zählen als Werbungskosten. Sie können die vollen Kosten steuerlich geltend machen.
Für kleinere Vermieter eignen sich Programme wie WISO Steuer oder Lexoffice. Sie bieten einfache Eingabemasken und unterstützen bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Für komplexere Fälle empfiehlt sich DATEV oder ein Steuerberater.
Alle umlagefähigen Nebenkosten wie Strom, Heizung, Wasser oder Müllgebühren können Sie bei der Steuer geltend machen, wenn sie für vermietete Einheiten anfallen.
Ja, Reinigungskosten gehören zu den typischen Betriebsausgaben. Sowohl eigene Reinigungsmittel als auch externe Dienstleister können steuerlich berücksichtigt werden.
Wenn Ihr Umsatz im Vorjahr über 22.000,00€ lag oder im laufenden Jahr 50.000,00€ voraussichtlich überschreitet, können Sie umsatzsteuerpflichtig werden. In vielen Fällen gilt jedoch die Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG).
Als Vermieter sollten Sie alle Belege und Rechnungen mindestens 10 Jahre aufbewahren. Das gilt auch für digitale Unterlagen wie PDF-Rechnungen oder Kontoauszüge. Bei gewerblicher Vermietung ist dies nach § 147 AO verpflichtend.
Ab 2025 müssen gewerbliche Vermieter E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027 sind sie zur elektronischen Rechnungsausstellung verpflichtet. Für private Vermieter besteht aktuell keine Pflicht – eine freiwillige Umstellung ist aber sinnvoll.
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