Auf einen Blick
Vermieter sollten für den Steuerberater alle Einnahmen und Ausgaben lückenlos belegen. Dazu gehören Mietverträge, Rechnungen, Quittungen, Bankauszüge und Fahrtenbücher. Eine EÜR (Einnahmen-Überschuss-Rechnung) ist für viele Vermieter Pflicht. Eine gute Vorbereitung spart Rückfragen und Kosten.
Wozu braucht der Steuerberater Unterlagen?
Der Steuerberater hilft Ihnen, die steuerlichen Pflichten korrekt zu erfüllen. Je besser Sie Ihre Unterlagen vorbereiten, desto schneller kann er arbeiten – und desto geringer sind die Kosten. Besonders wenn Sie als Gewerbetreibender oder mit mehreren Objekten vermieten, ist eine vollständige Dokumentation wichtig.
Diese Unterlagen sollten Sie bereithalten
Folgende Unterlagen sollten sortiert und vollständig vorbereitet sein:
- Mietverträge mit allen Gästen
- Rechnungen über alle Einnahmen (z.B. Übernachtungskosten)
- Quittungen und Belege über Ausgaben (z.B. Möbel, Reinigung, Reparaturen)
- Kontobewegungen (Kontoauszüge)
- Fahrtenbuch, wenn Sie Ihr Auto für die Vermietung nutzen
- Telefon- und Internetrechnungen, wenn diese anteilig absetzbar sind
- Belege für Werbung wie Inserate auf Deutschland-Monteurzimmer.deDMZ.de
Einnahmen und Ausgaben – alles dokumentieren
Alle Einnahmen sollten nachvollziehbar aufgelistet sein. Führen Sie am besten ein Einnahmenbuch. Nutzen Sie ein einfaches Tabellenprogramm oder ein digitales Rechnungsprogramm. Auch Barausgaben müssen mit Quittung oder Notiz belegt werden.
Welche Einnahmen sind steuerpflichtig?
Steuerpflichtig sind z.B.:
- Übernachtungserlöse
- Endreinigungsgebühren
- Stornokosten oder Nebenkostenpauschalen
Ausnahmen bestehen, wenn Sie unter die Kleinunternehmerregelung fallen.
So sortieren Sie Ihre Unterlagen sinnvoll
Verwenden Sie am besten Monatsordner (digital oder analog). Jede Ausgabe und jede Einnahme erhält ein Datum und eine Nummer.
Sortieren Sie nach Kategorien wie:
- Einnahmen
- Werbung
- Reinigung
- Instandhaltung
- Versicherungen
- Bankgebühren
Digitale Vorbereitung spart Zeit
Nutzen Sie ein digitales Rechnungstool, um Rechnungen automatisch zu erfassen. Viele Programme exportieren eine EÜR, die Sie direkt dem Steuerberater übergeben können. So vermeiden Sie Zahlendreher und sparen Zeit.
Belege archivieren – aber wie lange?
Für die meisten Unterlagen gilt eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren. Das betrifft Rechnungen, Buchungsunterlagen und Verträge. Auch wenn Sie nur privat vermieten, empfiehlt es sich, diese Frist einzuhalten – für den Fall einer Prüfung.
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Checkliste jetzt herunterladenTipp: Zustellbett deckt Steuerberatungskosten
Wenn Sie z.B. ein Zustellbett zusätzlich vermieten, können Sie so jährlich bis zu 500Euro Extraeinnahmen erzielen. Damit lässt sich ein Großteil der Kosten für den Steuerberater kompensieren. Solche praktischen Finanzstrategien helfen Vermietern, wirtschaftlich zu bleiben.
Fazit
Ordnung ist das halbe Leben – besonders bei den Steuerunterlagen. Wenn Sie alle wichtigen Belege und Verträge griffbereit haben, spart das nicht nur Geld, sondern auch viel Zeit. Deutschland-Monteurzimmer.deDMZ.de empfiehlt, alle Einnahmen und Ausgaben direkt nach Buchung zu erfassen und digital zu sichern. Wer clever plant, kann die Kosten für den Steuerberater sogar durch ein zusätzliches Zustellbett decken.
Dennis ist Gründer von Deutschland-Monteurzimmer.de. Er ist Experte für Monteurzimmer und Kurzzeitvermietung und hat über 25 Jahre Erfahrung als Vermieter und Vermittler von Monteurzimmern, Monteurwohnungen und Monteurunterkünften. Vor 18 Jahren gründete er Deutschland-Monteurzimmer.de. 2008 und 2010 kamen dann Monteurunterkunft.de und Österreich-Monteurzimmer.at hinzu.
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Häufig gestellte Fragen zu dem Thema
Auch als Kleinunternehmer müssen Sie Ihrem Steuerberater eine vollständige Übersicht über Einnahmen, Ausgaben und relevante Belege vorlegen. Dazu zählen Mietverträge, Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge und gegebenenfalls ein Fahrtenbuch.
Idealerweise sollten Sie Ihre Unterlagen monatlich oder quartalsweise für den Steuerberater vorbereiten. So behalten Sie den Überblick über Ihre Vermietung und vermeiden Stress zum Jahresende.
Auch private Vermieter ohne Gewerbeanmeldung müssen Unterlagen für den Steuerberater sammeln. Dazu zählen insbesondere Belege für Mieteinnahmen und laufende Kosten, um die Steuer korrekt berechnen zu können.
Digitale Belege wie PDF-Rechnungen oder gescannte Quittungen werden von den meisten Steuerberatern akzeptiert. Wichtig ist, dass sie vollständig, lesbar und chronologisch geordnet sind.
Wenn wichtige Unterlagen für den Steuerberater fehlen, kann die Steuererklärung fehlerhaft oder verspätet eingereicht werden. Das führt zu höheren Kosten, Rückfragen vom Finanzamt oder sogar Bußgeldern.
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