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Hausverwalter für Ferienwohnungen und Monteurzimmer:
Große Entlastung für den Eigentümer

Wer seine Ferienwohnung oder Monteursunterkunft gewerblich vermietet und auf eine möglichst engmaschige Auslastung angewiesen ist oder wer selbst nicht am Ort der zu vermietenden Immobilie wohnt, braucht die Hilfe einer professionellen Hausverwaltung. Diese übernimmt sowohl kaufmännische als auch technische Aufgaben.

Buchführung, die Erstellung eines Budgetplans, die Beauftragung von Versorgungsdienstleistern, der Vorgang der Vermietung sowie die Abrechnung sind Beispiele für kaufmännische Aufgaben. Die technische Hausverwaltung hingegen umfasst auch die Kontrolle von Maßnahmen zur Instandhaltung, den Betrieb und die Kontrolle verschiedener Einrichtungen und stellt einen fließenden Übergang zum Facilitymanagement dar.

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Hausverwaltung für Monteurzimmer und Ferienwohnungen Property Management

Einige Hausverwalter bieten einen Hausmeisterservice mit an, der beispielsweise die Gartenpflege und die Reinigung des Treppenhauses umfasst. Außerdem werden Auswertungen und Empfehlungen an den Eigentümer übermittelt, der daraufhin Entscheidungen für weitere Investitionen und Vorgehensweise treffen kann. Wichtig ist, dass die Aufgaben der Hausverwaltung detailliert vertraglich geregelt sind, sodass die gesamte Zusammenarbeit von Eigentümer und Hausverwaltung auf einer rechtlich sicheren Basis fußt.
Als Hausverwalter kommen professionelle Wohnungsbaugesellschaften ebenso infrage wie allein tätige Selbstständige, die eine entsprechende Qualifikation mitbringen. Im Grunde kann sogar eine Privatperson die gewünschten Leistungen erbringen, wenn sie fachlich dafür geeignet ist und die Einnahmen aus der Nebentätigkeit steuerlich angibt.

Wir nur ein einzelnes Zimmer oder eine separate Wohnung an Monteure, Geschäftsreisende oder Feriengäste vermietet, so braucht es sicherlich keine Hausverwaltung, die die Vielzahl der fälligen Aufgaben übernimmt. Geht es jedoch um eine gewerbliche Vermietung, die mit möglichst großer Auslastung arbeiten muss oder ist der Eigentümer der Immobilie nicht vor Ort, kann ein Hausverwalter eine enorme Hilfe sein.

Aufgaben der Hausverwaltung

Vor allem dann, wenn sich das Monteurszimmer oder die Ferienwohnung nicht direkt am Wohnsitz des vermietenden Eigentümers befindet, brauchen Sie einen Hausverwalter, der sich um all die Kleinigkeiten kümmert, die mit der Vermietung einhergehen. Dabei übernimmt die Hausverwaltung eine Vielzahl an Aufgaben, die im Einzelnen in einem Vertrag zwischen Verwaltung und Eigentümer festgeschrieben sind. In der Regel wird zwischen der kaufmännischen und der technischen Verwaltung unterschieden.

Hausverwaltung für Monteurzimmer und Ferienwohnungen Haus Verwaltung

Zur kaufmännischen Verwaltung zählen:

  • die Einnahme und Verwaltung der Mietgebühren
  • die Anpassung der Mieten und das Verhandeln von Mietverträgen
  • das Forderungsmanagement gegenüber den Mietern
  • die Erstellung der Nebenkostenabrechnung
  • die Beauftragung und Bezahlung der Versorgungsleistungen (dazu gehören Strom, Abfall, Wasser, Abwasser etc.)
  • die Prüfung und Analyse der einzelnen Zahlungsvorgänge
  • die Buchführung
  • die Budget- und Wirtschaftsplanung
  • die Erstellung von Auswertungen für den Eigentümer

Die technische Verwaltung umfasst:

  • den Betrieb und die Kontrolle verschiedener Anlagen und Einrichtungen
  • die Überwachung der Dienstleister (z. B. Gärtner, Hausmeisterservice)
  • die Durchführung und Kontrolle von Maßnahmen, die der Instandhaltung dienen
  • die Durchführung von Modernisierungsarbeiten
  • die Wohnungsabnahme nach Auszug eines Mieters bzw. die Übergabe der Wohnung an den neuen Mieter

Wohnraummietverträge werden nach den §§ 535 ff des Bürgerlichen Gesetzbuchs erstellt, worin die Rechte und Pflichten des Mieters genannt werden. Der Mietvertrag bildet die Rechtsgrundlage für das Mietverhältnis und muss daher seitens der Hausverwaltung rechtssicher ausformuliert werden.

Hausverwaltung als Hilfe bei der Vermietung eines Ferienobjekts

Der Eigentümer einer Immobilie, die an Geschäfts- und Ferienreisende vermietet wird, braucht sich nach der Übergabe des Objekts an die Hausverwaltung im Grunde um nichts mehr kümmern. Die Hausverwaltung übernimmt das Marketing für das Objekt und erstellt Werbeanzeigen oder sorgt für eine angemessene Werbung im Internet. Je nach vertraglicher Gestaltung ist eine Freigabe durch den Eigentümer nicht mehr erforderlich. Die Hausverwaltung legt den Mietzins fest und orientiert sich dabei an den ortsüblichen Mieten für vergleichbare Objekte.

Wichtig: Sie muss immer im Interesse des Eigentümers handeln! Das heißt, dass gerade bei Ferienobjekten und Monteursunterkünften nach der bestmöglichen Auslastung geschaut werden muss. Im Gegensatz zur Vermietung einer normalen Wohnung, bei der es regelrechte „Eignungsgespräche“ zwischen Verwalter und Mietinteressenten gibt, wird bei Monteurszimmern meist nur nach zeitlicher Verfügbarkeit vermietet. Der Aufwand, sich jeden einzelnen Mieter genauer anzusehen, wäre hier zu groß. Das gilt vor allem dann, wenn die Wohnung oder das Zimmer nur tageweise vermietet werden soll. In dem Fall wird mit einem Buchungssystem gearbeitet, das die zeitliche Verfügbarkeit des Objekts angibt und nach dem Buchungen vorgenommen werden können.
Der Eigentümer wird durch die Beauftragung eines Hausverwalters rundum entlastet und kommt in der Regel nicht mehr mit den Mietern in Kontakt.

Hausverwalter übernimmt Sanierungs- und Reparaturarbeiten

Dem Hausverwalter steht es frei, selbst Sanierungs- und Reparaturarbeiten im Rahmen eines Hausmeisterdienstes zu übernehmen oder einen entsprechenden Dienstleister zu beauftragen. Nach Absprache mit dem Eigentümer des Mietobjekts können demzufolge Dritte beauftragt werden, die Gartenpflege zu übernehmen, Reinigungsarbeiten durchzuführen oder Installationsarbeiten zu erledigen. Oder die Hausverwaltung unterhält einen eigenen Dienstleistungsbetrieb, der die gängigen Tätigkeiten selbst ausführen kann. Generell ist die Hausverwaltung mit der Beauftragung von Fremdfirmen betraut, was spätestens bei größeren Reparaturfällen nötig wird.

Hausverwaltung für Monteurzimmer und Ferienwohnungen Hilfe bei Sanierungsarbeiten Renovierungsarbeiten

Befindet sich das Mietobjekt nicht am Wohnsitz des Eigentümers oder zumindest in erreichbarer Nähe, kommt für ihn nur eine Hausverwaltung infrage, die die gängigen Leistungen selbst ausführen kann oder bei der Verlass darauf ist, dass die nötigen Arbeiten in Auftrag gegeben werden. Nur so lässt sich der Werterhalt des Objekts sicherstellen, denn gerade Immobilien mit ständig wechselnden Mietern sind einem deutlich höheren Verschleiß unterlegen.

Hausverwaltung übernimmt finanzielle Aspekte der Vermietung

Nicht nur, dass ein Hausverwalter für die Festlegung bzw. Verhandlung des Mietzinses zuständig ist, übernimmt er sämtliche Finanzdienstleistungen, die mit der Vermietung in Zusammenhang stehen. Das heißt, der Verwalter richtet ein Mietkonto ein, auf das die Mieteinnahmen fließen. Er verwaltet die Kautionskonten und muss im Sinne einer ordnungsgemäßen Buchführung alle Einnahmen und Ausgaben erfassen. Insofern kann sich der Eigentümer jederzeit eine Information bezüglich des aktuellen Umsatzstandes durch die Immobilie geben lassen.

Gerade in finanziellen Dingen wird die Hausverwaltung damit zur wertvollen Hilfe für den vermietenden Eigentümer. Denn es dürfen nicht nur die Mieten erhoben werden, sondern die Mieter haben ein Recht auf eine detaillierte Nebenkostenabrechnung. Auch wenn diese bei einer Monteurswohnung meist nicht separat aufgeschlüsselt und stattdessen ein Gesamtpreis verlangt wird, so muss es auf Nachfragen des Mieters doch möglich sein, die einzelnen Kosten nachvollziehbar aufzuschlüsseln. Das wiederum bedeutet, dass der Vermieter einen Überblick über den Verbrauch von Heizöl oder –gas, Wasser, Abwasser, Strom etc. haben müsste und auch rechtlich sicher genug ist, um die auf den Mieter umlegbaren Kosten zu kennen und zu berechnen.

Die Hausverwaltung übernimmt des Weiteren den gesamten Zahlungsverkehr, der mit dem Mietobjekt in Zusammenhang steht und kümmert sich um die Anweisung von Steuern und Gebühren sowie um die Überprüfung der Rechtmäßigkeit solcher Kosten. Rechnerische und sachliche Richtigkeit werden geprüft.

Hausverwaltung für Monteurzimmer und Ferienwohnungen Aufgaben übernehmen

Eher indirekt betrifft die folgende Leistung die Finanzen des Eigentümers: Die Hausverwaltung erstellt auf Wunsch einen Zustandsbericht des Objekts und gibt Empfehlungen für Erhaltungsarbeiten. Der Eigentümer kann dann entscheiden, welche Arbeiten durchgeführt werden und welche Aufträge eventuell erst später ausgelöst werden können, weil die finanzielle Lage derzeit solche Investitionen nicht zulässt. Dabei kommt es allerdings auf die vertragliche Gestaltung zwischen Eigentümer und Hausverwalter an. Sind der Verwaltung alle Freiheiten eingeräumt worden, kann diese auch frei über Sanierungsarbeiten entscheiden.

Hausverwaltung plus Hausmeisterservice

Einige Anbieter für die Hausverwaltung offerieren zusätzlich einen Hausmeisterservice. Darin sind typische Dienstleistungen enthalten, die beispielsweise kleine Reparaturen, die Reinigung der Treppenhäuser oder die Pflege des Gartens beinhalten. Hierbei handelt es sich nicht mehr nur um eine reine Hausverwaltung, sondern um eine Kombination aus Verwaltung und Gebäudemanagement, das neudeutsch auch als Facilitymanagement bezeichnet wird. Beides sind aber verschiedene Dienstleistungen, die vertraglich niedergeschrieben werden müssen.

Kosten für die Hausverwaltung

Der Hausverwalter bekommt durch den Eigentümer ein Honorar bzw. wird dieses aus den Mieteinnahmen gedeckt. Das Honorar wird entweder für das gesamte Objekt berechnet oder pro Wohneinheit. Gibt es einen Leerstand und reduziert sich damit der Verwaltungsaufwand, so sollten dafür separate Regelungen getroffen werden und es erfolgt eine Reduzierung des Honorars. Wichtig: Die Kosten für den Hausverwalter dürfen nicht auf den Mieter umgelegt werden! Vielmehr müssen die eingenommenen Mieten so gestaltet sein, dass aus dem übrig bleibenden Gewinn die Hausverwaltung zu bezahlen ist. Dies gilt zumindest bei einer privaten Vermietung. Wer als Immobilienbesitzer eine gewerbliche Vermietung vornimmt, darf die Kosten für den Verwalter wiederum auf den Mieter umlegen.

Hausverwaltung für Monteurzimmer und Ferienwohnungen finanzielle Aspekte

Es gibt keine pauschale Aussage über die übliche Höhe des Honorars für die Hausverwaltung, meist wird jedoch von mindestens 3,30 pro Quadratmeter betreuter Fläche (entweder basierend auf der Gesamtwohnfläche oder der Grundstücksfläche) gesprochen.

Hausverwalter wählen: Worauf sollten Eigentümer achten?

In Deutschland gibt es keine Rechtsprechung, die eine bestimmte Qualifikation für einen Hausverwalter vorschreibt. Das heißt, dass im Grunde jeder dieser Tätigkeit nachkommen kann. Kritisch wird es aber spätestens dann, wenn es zu fachlichen Fragen kommt, wenn rechtliche Streitigkeiten auftreten oder finanziell abgesicherte Entscheidungen zu treffen sind. Daher ist es empfehlenswert, bei der Auswahl des Hausverwalters auf dessen Ausbildung zu achten. Wer eine Lehre als Immobilienkaufmann oder Immobilienkauffrau abgeschlossen hat, ist in der Regel fachlich ausreichend geeignet, um die Verwaltung von Mietobjekten zu übernehmen. Möglich ist auch der Abschluss an einer Fachhochschule oder Berufsakademie, der Abschluss als Betriebswirt mit dem Schwerpunkt Immobilienmanagement qualifiziert ausreichend für die Tätigkeit als Verwalter.

Hausverwalter sind laut Definition des Finanzamtes als Freiberufler tätig, wobei die gesetzliche Grundlage für diese Eingruppierung in § 18 Abs. 1 Nr. 3 des Einkommenssteuergesetzes zu finden ist. Damit sind Hausverwalter nicht gewerbesteuerpflichtig, sie müssen ihre Tätigkeit aber gegenüber dem Finanzamt anzeigen. Eine gewerbliche Tätigkeit wird aber angenommen, wenn die Anzahl der zu verwaltenden Einheiten eine bestimmte Größe überschreitet. Bei 1000 zu betreuenden Wohneinheiten geht kein Finanzamt mehr von einer Freiberuflichkeit aus.

Hausverwaltung für Monteurzimmer und Ferienwohnungen auswählen wählen

Eine weitere Frage, die sich auf der Suche nach dem passenden Hausverwalter stellt, ist: Kann der Betreffende eine Mitgliedschaft in einem Berufsverband vorweisen? Wenn das der Fall ist, können Sie von einem Mindestmaß an fachlicher Qualifikation ausgehen sowie davon, dass es sich um einen seriösen Anbieter handelt. Lassen Sie sich außerdem Referenzen vorweisen: Welche Objekte werden außer dem Ihren noch verwaltet? Welche Erfahrung hat der Verwalter? Daraus ergibt sich die Antwort auf die Frage, wie die Position der Hausverwaltung am Markt ist. Ist sie bereits etabliert und gilt als professionelles Unternehmen oder handelt es sich um ein Start-up in dem Bereich? Wichtig dabei: Auch wenn nur wenige Wohneinheiten verwaltet werden, spricht das nicht zwangsläufig für eine unseriöse oder wenig erfahrene Arbeitsweise. Eventuell liegt seitens des Verwalters eine Spezialisierung auf kleine Objekte oder solche in exponierter Lage vor.

Achten Sie darauf, ob die Hausverwaltung ihren Sitz in der Nähe des Objekts hat, denn nur so ist es ihm möglich, regelmäßig oder auch kurzfristig vor Ort sein zu können. Des Weiteren geht es bei der Auswahl um die Transparenz: Ist das Vertragsangebot des Hausverwalters nachvollziehbar, sind alle nötigen Leistungen und Kosten klar aufgeschlüsselt? Bedenken Sie auch die Zusatzleistungen, die separat aufgeführt sein müssen. Erfragen Sie die finanzielle Absicherung der Hausverwaltung: Besteht eine Berufshaftpflicht- oder wenigstens eine Vermögensschadenhaftpflichtversicherung? Damit sichern Sie sich gegen Haftungsansprüche ab bzw. können Sie diese an den Verwalter weitergeben.

Vermietung einer Eigentumswohnung in Eigentümergemeinschaft

Verschiedene gesetzliche Grundlagen regeln die Hausverwaltung einer Ferienunterkunft oder eines Monteurszimmers, welches sich in einer Immobilie in Eigentümergemeinschaft befindet. Hier kommt das Wohnungseigentumsgesetz zum Tragen, das die Rechte und Pflichten der Wohnungseigentümer definiert. Besonders § 21 ist hier hervorzuheben. Er regelt das Aufstellen einer Hausordnung und eines Wirtschaftsplans, er spricht von der Instandhaltung und –setzung des gemeinschaftlich genutzten Eigentums und geht vom Abschluss diverser Versicherungen (insbesondere der Feuerversicherung) aus. Im Einzelfall kann es sein, dass ein Eigentümer nicht einfach eine Hausverwaltung für seine einzelne Wohneinheit einsetzen kann, sondern dass ein Eigentümerbeschluss vorliegen muss. Die übrigen Eigentümer haben die Möglichkeit, dem Wunsch nach einer Ferienvermietung zu widersprechen.

Hausverwaltung für Monteurzimmer und Ferienwohnungen Eigentümergemeinschaft

Der Hausverwalter, der für die Vermietung der einzelnen Wohneinheit zuständig ist, ist nicht Ansprechpartner bei Fragen, die die gesamte Eigentümergemeinschaft betreffen. Das heißt, wenn beispielsweise das Treppenhaus saniert werden soll, so muss sich die Eigentümergemeinschaft nach Angeboten umsehen – der für die Verwaltung der Wohnung xy eingesetzte Verwalter muss sich darum nicht kümmern.

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eKomi-Bewertung: Ø 4.7 von 5 Sternen aus 140 Stimme(n)
zuletzt aktualisiert: 25.07.2018

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