Buchführungspflicht für Vermieter
von Monteurzimmern und Ferienwohnungen

Nutzen Sie Wohnraum nicht selbst, ist die Vermietung an Feriengäste oder Monteure für Sie als Immobilienbesitzer eine interessante Möglichkeit, Einnahmen zu erzielen. Die Vermietung und Verpachtung zählt zu den Einkommensarten, die steuerpflichtig sind.

Es sind Regeln zu beachten. Eine der Fragen, die vorab zu beantworten sind, ist die nach der Buchführungspflicht von Vermietern.

Steuerliche Besonderheiten der kurzfristigen Vermietung

Die Besteuerung der Vermietung und Verpachtung erfolgt auf der Grundlage des Einkommensteuergesetztes (EStG), Paragraph 21. Wohnungen und Gebäude gehören zum Vermögen des Eigentümers – daher ordnet das Finanzamt die Mieteinnahmen dem Einkommen aus der Vermögensverwaltung zu.

Beispiele:

• Ein Steuerpflichtiger besitzt ein Eigenheim samt Einliegerwohnung. Diese vermietet er an Feriengäste.
• Der Besitzer eines Grundstückes hat ein Nebengelass zu einem Wohngebäude umgebaut. Er vermietet die hier entstandenen kleinen Wohneinheiten regelmäßig an Bauarbeiter und Monteure.
• Der Besitzer einer Stadtwohnung bietet einen Teil seiner Räume Touristen zur Übernachtung an.

Typisch für diese Art der Vermietung: Geworben wird auf eigene Rechnung im Internet oder in Zeitungen. Die Kontaktaufnahme der Mietinteressenten erfolgt meist über das Telefon oder E-Mail und der Schlüssel wird bei in einem persönlichen Treffen getauscht.

Als Vermieter übernehmen Sie die Betreuung der Übernachtungsgäste. Diese Form der Einkommenserzielung zählt in der Regel nicht zu den gewerblichen Tätigkeiten. Auch wenn die Vermietung kurzfristig an Feriengäste oder Monteure erfolgt.

Eine Anmeldung der Vermietungstätigkeit bei der Kommune entfällt. Die Einnahmen unterliegen nicht der Gewerbesteuerpflicht.

Ausnahmen: Vermietung als Gewerbebetrieb

Wie bei jeder Regel gibt es Ausnahmen. Wenn die Vermietung über das normale Maß hinausgeht, liegt ein Gewerbebetrieb vor. Es ist eine hotelmäßige Organisation erforderlich. Typische Kriterien sind:

• Das Personal ist immer erreichbar (Portier, Servicemitarbeiter, Verwalter).
• Die Räume sind ständig vermietbar, auch ohne Voranmeldung.
• Zusätzlich werden regelmäßige Reinigungen, Wäsche- und Bügelservice, Verpflegung oder andere Leistungen angeboten.
• Die Wohnung liegt in einer typischen Ferienregion.
• Die Verwaltung wird an einen externen Dienstleister übertragen, der das Marketing übernimmt.

Anmeldung der Einnahmen mit der Einkommensteuererklärung

Aus der Tatsache heraus, dass Sie eine Vermietung und Verpachtung beginnen, resultiert noch keine Anzeigepflicht bei den Finanzbehörden. Die Abrechnung des Einkommens erfolgt über die jährlich einzureichende Einkommensteuererklärung, in der Sie entsprechende Angaben machen.

Allerdings unterliegen die Einnahmen aus der kurzfristigen Vermietung und Verpachtung, wie sie ja in der Regel bei der entgeltlichen Überlassung der Räume an Feriengäste oder Monteure vorliegt, der Umsatzsteuerpflicht. Hier muss eine Meldung an das Finanzamt bis spätestens einen Monat nach dem Beginn der Tätigkeit erfolgen.

Die Buchführungspflicht für Vermieter

Die Pflicht, ordnungsgemäße Bücher zu führen, ergibt sich aus dem Handelsgesetzbuch (HGB). Sie gilt nach Paragraph 238 nur für Kaufleute. Diese müssen alle Geschäftsvorfälle ordnungsgemäß erfassen und verbuchen.

Kaufmann im Sinne des HGB ist derjenige, der ein Handelsgewerbe betreibt, wie der Paragraph 1 HGB erklärt. Wer keinen „in kaufmännischer Weise geführten Geschäftsbetrieb“ führt, ist nicht buchführungspflichtig.

Kriterien für solch einen Geschäftsbetrieb wären:

• Gewinnerzielungsabsicht
• die Gründung einer Gesellschaft (Personen- oder Kapitalgesellschaft)
• die Nutzung eigener oder angemieteter Räume für Verwaltungstätigkeiten
• die Beschäftigung von Mitarbeitern

Als Vermieter von Wohneigentum führen Sie kein Gewerbe. Sie sind kein Kaufmann – und damit nicht buchführungspflichtig.

Anders sieht es aus, wenn ein Unternehmen, das buchführungspflichtig ist, auch vermietet. Gehören die Mietobjekte zum Betriebsvermögen, sind sie im Rahmen der ordnungsgemäßen Buchführung zu erfassen.

Beispiel: Eine GmbH, die Bauleistungen ausführt, ist kraft der Gesellschaftsform Kaufmann und damit buchführungspflichtig. Für die Erzielung von Gewinnen ist ein Geschäftsbetrieb notwendig, der kaufmännisch eingerichtet ist.

Die Gesellschaft beschäftigt Mitarbeiter für die Bautätigkeit und für die Verwaltung. Sie zählt zu den Gewerbebetrieben und hieraus ergibt sich die Pflicht, Bücher zu führen.

Im Betriebsvermögen hält sie ein Wohngebäude, in welchem sie neben Mietwohnungen auch Unterkünfte für Monteure unterhält. Alle Geschäftsvorfälle aus der Vermietung sind in der doppelten Buchführung zu erfassen.

Entstehende Kosten können gewinnmindernd verbucht werden. Die Gewinne daraus werden zusammen mit dem Gewinn oder Verlust aus der baulichen Tätigkeit im Rahmen der Bilanz ausgewiesen und im Rahmen der Körperschaftsteuer sowie der Gewerbesteuer versteuert.

Konsequenzen aus der Bilanzierungspflicht

In Gewerbebetrieben erfolgt die Ermittlung des jährlichen Gewinns aus einem Vergleich des Vermögens am Ende des Geschäftsjahres mit seinem Stand zum Anfang. Im Rahmen des Jahresabschlusses stellen die Betriebe eine jährliche Bilanz auf.

Erforderlich ist eine ordnungsgemäß eingerichtete Buchhaltung mit einem spezifischen Sachkontenrahmen. Mit den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchhaltungen (GoB) gibt es allgemeingültige Richtlinien.

Das Führen der Bücher führt für ein Unternehmen zu einem erheblichen Aufwand. Verfügt der Betriebsinhaber nicht über umfangreiche Kenntnisse im Rechnungswesen, muss er diese einkaufen.

Sei es durch die Einstellung gut ausgebildeter Mitarbeiter oder durch die Beauftragung eines Buchführungs- oder Steuerbüros. Auch die Erstellung des Jahresabschlusses erfolgt in der Regel durch einen Steuerberater, der Gebühren berechnet.

Aufzeichnungen bei der Vermietung ohne Buchführungspflicht

Im Rahmen der Einkommensteuererklärung müssen alle Einnahmen aus der Vermietung der Fremdenzimmer innerhalb des Kalenderjahres aufgezeigt werden. Dabei dürfen von den Mieterträgen die Werbungskosten abgezogen werden.

Zu den Werbungskosten zählt gemäß EStG, Paragraph 9 der gesamte Aufwand, den Sie „zur Erwerbung, Sicherung und Erhaltung der Einnahmen“ aufbringen. Sie müssen bei der Einkunftsart abgezogen werden, bei der sie entstehen. Alle Ausgaben, die für die erfolgreiche Vermietung notwendig sind, mindern die Einnahmen hieraus.

Dazu zählen:

• Ausgaben für Werbung und Marketing
• Zahlungen für die Ausstattung der Räume
• Kosten für die Möblierung (Achtung: hier sind die Kosten der Anschaffung über die Nutzungsjahre zu verteilen – gemäß der Regeln der „Absetzung für Abnutzung“ –AfA)
• Reparaturaufwand, Instandsetzungen, Reinigung

Empfohlen wird eine Einnahme-Überschussrechnung, die sich mit Zettel und Stift, aber auch mit Hilfe einer Excel-Aufstellung umsetzen lässt.

Seit 2016 gehört das Formular „Anlage EÜR“ verpflichtend zur Erklärung der Einkommensteuer, sobald Sie weitere Einkünfte erzielen. Bis dahin galt eine Grenze von 17.500€ für die Betriebseinnahmen, die nun wegfällt.

Eine Aufzählung aller Einnahmen und Kosten genügt aber. Nicht gefordert wird das Führen eines Kassenbuches. Auch ein separates Bankkonto, über das alle Ein- und Auszahlungen erfolgen, ist nicht nötig. Um alle Ausgaben lückenlos nachzuweisen, ist das Sammeln aller Belege erforderlich.

Die Umsatzsteuerpflicht der Vermietung

Auch wenn die Vermietung und Verpachtung nicht buchführungspflichtig ist, ist das Erfassen aller Vorgänge notwendig – denn sie ist umsatzsteuerpflichtig! Das gilt zumindest für das Anbieten von Ferienwohnungen oder Monteursunterkünften, denn das zählt zur kurzfristigen Vermietung.

Der Beginn der umsatzsteuerpflichtigen Tätigkeit ist dem Finanzamt binnen eines Monats anzuzeigen. Die Pflicht zur Umsatzsteuer gilt ausnahmslos – notwendig ist für jeden eine Umsatzsteuererklärung am Ende des Jahres.

Umsatzsteuerpflichtige Vermieter können ihre Behandlung als Kleinunternehmer beantragen, wenn ihre Umsätze eines Jahres die Grenze von 17.500 € nicht überschreiten. Das muss dem Finanzamt mitgeteilt werden.

Die Entscheidung, ob Kleinunternehmen oder nicht, muss gut überlegt sein. Sie beeinflusst die Preisgestaltung der Vermietung enorm.

Das Rechenbeispiel:

Ein Vermieter bietet seine Wohnung für Monteure für 50,00 € je Nacht im Internet an. Preise an den Endverbraucher werden immer einschließlich Umsatzsteuer genannt. Unterstellen wir eine Vermietung von 365 Tagen im Jahr, erzielt er einen jährlichen Umsatz von 18.250€.

Mit einer Kleinunternehmerregelung nimmt der Wohnungsbesitzer den Tagesbetrag „Brutto gleich Netto“ ein. Im Gegenzug kann er keine Vorsteuer aus seinen Einkaufsbelegen geltend machen.

Ist er kein Kleinunternehmer, beinhaltet das Übernachtungsentgelt die Umsatzsteuer. Von den eingenommenen 50 Euro muss er 7,98€ an das Finanzamt abführen – nur 42,02€ landen in seiner eigenen Tasche. Möchte er keine Einbußen hinnehmen, muss er in seiner Kalkulation des Preises die Umsatzsteuer draufschlagen und künftig 59,50€ kassieren.

Gerade in der Anfangszeit kann sich die Eigenschaft als Kleinunternehmer negativ bemerkbar machen. Für die oft hohen Anfangsinvestitionen kann keine Vorsteuer gezogen werden. Entscheidet sich der Vermieter für das Abführen der Umsatzsteuer und ist somit vorsteuerabzugsberechtigt, ist er an seiner Wahl fünf Jahre lang gebunden.

Steuerliche Beratung zu empfehlen

Die Vermietung und Verpachtung gilt als Verwaltung des eigenen Vermögens und ist nicht buchführungspflichtig – doch einfach ist die steuerliche Beurteilung nicht. Im Rahmen der Einkommensteuererklärung helfen Lohnsteuervereine hier nicht weiter, da diese sich oft auf die Einkommenserzielung aus nichtselbständiger Arbeit konzentrieren.

Zu empfehlen ist eine ausführliche Beratung bei einem Steuerberater – vor allem zu Beginn der Vermietung. Viele Berater bieten jährliche Termine an, in denen Sie die konkrete Steuerplanung für die kommende Periode besprechen.