Buchführung bei der Vermietung
von Monteurzimmern und Ferienwohnungen

Nutzen Sie Wohnraum nicht selbst, ist die Vermietung an Feriengäste oder Monteure für Sie als Immobilienbesitzer eine interessante Möglichkeit, Einnahmen zu erzielen. Die Vermietung und Verpachtung zählt zu den Einkommensarten, die steuerpflichtig sind.

Es sind Regeln zu beachten. Eine der Fragen, die vorab zu beantworten sind, ist die nach der Buchführungspflicht von Vermietern.

Steuerliche Besonderheiten der kurzfristigen Vermietung

Die Besteuerung der Vermietung und Verpachtung erfolgt auf der Grundlage des Einkommensteuergesetztes (EStG), Paragraph 21. Wohnungen und Gebäude gehören zum Vermögen des Eigentümers – daher ordnet das Finanzamt die Mieteinnahmen dem Einkommen aus der Vermögensverwaltung zu.

Beispiele:

• Ein Steuerpflichtiger besitzt ein Eigenheim samt Einliegerwohnung. Diese vermietet er an Feriengäste.
• Der Besitzer eines Grundstückes hat ein Nebengelass zu einem Wohngebäude umgebaut. Er vermietet die hier entstandenen kleinen Wohneinheiten regelmäßig an Bauarbeiter und Monteure.
• Der Besitzer einer Stadtwohnung bietet einen Teil seiner Räume Touristen zur Übernachtung an.

Typisch für diese Art der Vermietung: Geworben wird auf eigene Rechnung im Internet oder in Zeitungen. Die Kontaktaufnahme der Mietinteressenten erfolgt meist über das Telefon oder E-Mail und der Schlüssel wird bei in einem persönlichen Treffen getauscht.

Als Vermieter übernehmen Sie die Betreuung der Übernachtungsgäste. Diese Form der Einkommenserzielung zählt in der Regel nicht zu den gewerblichen Tätigkeiten. Auch wenn die Vermietung kurzfristig an Feriengäste oder Monteure erfolgt.

Eine Anmeldung der Vermietungstätigkeit bei der Kommune entfällt. Die Einnahmen unterliegen nicht der Gewerbesteuerpflicht.

Ausnahmen: Vermietung als Gewerbebetrieb

Wie bei jeder Regel gibt es Ausnahmen. Wenn die Vermietung über das normale Maß hinausgeht, liegt ein Gewerbebetrieb vor. Es ist eine hotelmäßige Organisation erforderlich. Typische Kriterien sind:

• Das Personal ist immer erreichbar (Portier, Servicemitarbeiter, Verwalter).
• Die Räume sind ständig vermietbar, auch ohne Voranmeldung.
• Zusätzlich werden regelmäßige Reinigungen, Wäsche- und Bügelservice, Verpflegung oder andere Leistungen angeboten.
• Die Wohnung liegt in einer typischen Ferienregion.
• Die Verwaltung wird an einen externen Dienstleister übertragen, der das Marketing übernimmt.

Anmeldung der Einnahmen mit der Einkommensteuererklärung

Aus der Tatsache heraus, dass Sie eine Vermietung und Verpachtung beginnen, resultiert noch keine Anzeigepflicht bei den Finanzbehörden. Die Abrechnung des Einkommens erfolgt über die jährlich einzureichende Einkommensteuererklärung, in der Sie entsprechende Angaben machen.

Allerdings unterliegen die Einnahmen aus der kurzfristigen Vermietung und Verpachtung, wie sie ja in der Regel bei der entgeltlichen Überlassung der Räume an Feriengäste oder Monteure vorliegt, der Umsatzsteuerpflicht. Hier muss eine Meldung an das Finanzamt bis spätestens einen Monat nach dem Beginn der Tätigkeit erfolgen.

Die Buchführungspflicht für Vermieter

Die Pflicht, ordnungsgemäße Bücher zu führen, ergibt sich aus dem Handelsgesetzbuch (HGB). Sie gilt nach Paragraph 238 nur für Kaufleute. Diese müssen alle Geschäftsvorfälle ordnungsgemäß erfassen und verbuchen.

Kaufmann im Sinne des HGB ist derjenige, der ein Handelsgewerbe betreibt, wie der Paragraph 1 HGB erklärt. Wer keinen „in kaufmännischer Weise geführten Geschäftsbetrieb“ führt, ist nicht buchführungspflichtig.

Kriterien für solch einen Geschäftsbetrieb wären:

• Gewinnerzielungsabsicht
• die Gründung einer Gesellschaft (Personen- oder Kapitalgesellschaft)
• die Nutzung eigener oder angemieteter Räume für Verwaltungstätigkeiten
• die Beschäftigung von Mitarbeitern

Als Vermieter von Wohneigentum führen Sie kein Gewerbe. Sie sind kein Kaufmann – und damit nicht buchführungspflichtig.

Anders sieht es aus, wenn ein Unternehmen, das buchführungspflichtig ist, auch vermietet. Gehören die Mietobjekte zum Betriebsvermögen, sind sie im Rahmen der ordnungsgemäßen Buchführung zu erfassen.

Beispiel: Eine GmbH, die Bauleistungen ausführt, ist kraft der Gesellschaftsform Kaufmann und damit buchführungspflichtig. Für die Erzielung von Gewinnen ist ein Geschäftsbetrieb notwendig, der kaufmännisch eingerichtet ist.

Die Gesellschaft beschäftigt Mitarbeiter für die Bautätigkeit und für die Verwaltung. Sie zählt zu den Gewerbebetrieben und hieraus ergibt sich die Pflicht, Bücher zu führen.

Im Betriebsvermögen hält sie ein Wohngebäude, in welchem sie neben Mietwohnungen auch Unterkünfte für Monteure unterhält. Alle Geschäftsvorfälle aus der Vermietung sind in der doppelten Buchführung zu erfassen.

Entstehende Kosten können gewinnmindernd verbucht werden. Die Gewinne daraus werden zusammen mit dem Gewinn oder Verlust aus der baulichen Tätigkeit im Rahmen der Bilanz ausgewiesen und im Rahmen der Körperschaftsteuer sowie der Gewerbesteuer versteuert.

Konsequenzen aus der Bilanzierungspflicht

In Gewerbebetrieben erfolgt die Ermittlung des jährlichen Gewinns aus einem Vergleich des Vermögens am Ende des Geschäftsjahres mit seinem Stand zum Anfang. Im Rahmen des Jahresabschlusses stellen die Betriebe eine jährliche Bilanz auf.

Erforderlich ist eine ordnungsgemäß eingerichtete Buchhaltung mit einem spezifischen Sachkontenrahmen. Mit den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchhaltungen (GoB) gibt es allgemeingültige Richtlinien.

Das Führen der Bücher führt für ein Unternehmen zu einem erheblichen Aufwand. Verfügt der Betriebsinhaber nicht über umfangreiche Kenntnisse im Rechnungswesen, muss er diese einkaufen.

Sei es durch die Einstellung gut ausgebildeter Mitarbeiter oder durch die Beauftragung eines Buchführungs- oder Steuerbüros. Auch die Erstellung des Jahresabschlusses erfolgt in der Regel durch einen Steuerberater, der Gebühren berechnet.

Aufzeichnungen bei der Vermietung ohne Buchführungspflicht

Im Rahmen der Einkommensteuererklärung müssen alle Einnahmen aus der Vermietung der Fremdenzimmer innerhalb des Kalenderjahres aufgezeigt werden. Dabei dürfen von den Mieterträgen die Werbungskosten abgezogen werden.

Zu den Werbungskosten zählt gemäß EStG, Paragraph 9 der gesamte Aufwand, den Sie „zur Erwerbung, Sicherung und Erhaltung der Einnahmen“ aufbringen. Sie müssen bei der Einkunftsart abgezogen werden, bei der sie entstehen. Alle Ausgaben, die für die erfolgreiche Vermietung notwendig sind, mindern die Einnahmen hieraus.

Dazu zählen:

• Ausgaben für Werbung und Marketing
• Zahlungen für die Ausstattung der Räume
• Kosten für die Möblierung (Achtung: hier sind die Kosten der Anschaffung über die Nutzungsjahre zu verteilen – gemäß der Regeln der „Absetzung für Abnutzung“ –AfA)
• Reparaturaufwand, Instandsetzungen, Reinigung

Empfohlen wird eine Einnahme-Überschussrechnung, die sich mit Zettel und Stift, aber auch mit Hilfe einer Excel-Aufstellung umsetzen lässt.

Seit 2016 gehört das Formular „Anlage EÜR“ verpflichtend zur Erklärung der Einkommensteuer, sobald Sie weitere Einkünfte erzielen. Bis dahin galt eine Grenze von 17.500€ für die Betriebseinnahmen, die nun wegfällt.

Eine Aufzählung aller Einnahmen und Kosten genügt aber. Nicht gefordert wird das Führen eines Kassenbuches. Auch ein separates Bankkonto, über das alle Ein- und Auszahlungen erfolgen, ist nicht nötig. Um alle Ausgaben lückenlos nachzuweisen, ist das Sammeln aller Belege erforderlich.

Die Umsatzsteuerpflicht der Vermietung

Auch wenn die Vermietung und Verpachtung nicht buchführungspflichtig ist, ist das Erfassen aller Vorgänge notwendig – denn sie ist umsatzsteuerpflichtig! Das gilt zumindest für das Anbieten von Ferienwohnungen oder Monteursunterkünften, denn das zählt zur kurzfristigen Vermietung.

Der Beginn der umsatzsteuerpflichtigen Tätigkeit ist dem Finanzamt binnen eines Monats anzuzeigen. Die Pflicht zur Umsatzsteuer gilt ausnahmslos – notwendig ist für jeden eine Umsatzsteuererklärung am Ende des Jahres.

Umsatzsteuerpflichtige Vermieter können ihre Behandlung als Kleinunternehmer beantragen, wenn ihre Umsätze eines Jahres die Grenze von 17.500 € nicht überschreiten. Das muss dem Finanzamt mitgeteilt werden.

Die Entscheidung, ob Kleinunternehmen oder nicht, muss gut überlegt sein. Sie beeinflusst die Preisgestaltung der Vermietung enorm.

Das Rechenbeispiel:

Ein Vermieter bietet seine Wohnung für Monteure für 50,00 € je Nacht im Internet an. Preise an den Endverbraucher werden immer einschließlich Umsatzsteuer genannt. Unterstellen wir eine Vermietung von 365 Tagen im Jahr, erzielt er einen jährlichen Umsatz von 18.250€.

Mit einer Kleinunternehmerregelung nimmt der Wohnungsbesitzer den Tagesbetrag „Brutto gleich Netto“ ein. Im Gegenzug kann er keine Vorsteuer aus seinen Einkaufsbelegen geltend machen.

Ist er kein Kleinunternehmer, beinhaltet das Übernachtungsentgelt die Umsatzsteuer. Von den eingenommenen 50 Euro muss er 7,98€ an das Finanzamt abführen – nur 42,02€ landen in seiner eigenen Tasche. Möchte er keine Einbußen hinnehmen, muss er in seiner Kalkulation des Preises die Umsatzsteuer draufschlagen und künftig 59,50€ kassieren.

Gerade in der Anfangszeit kann sich die Eigenschaft als Kleinunternehmer negativ bemerkbar machen. Für die oft hohen Anfangsinvestitionen kann keine Vorsteuer gezogen werden. Entscheidet sich der Vermieter für das Abführen der Umsatzsteuer und ist somit vorsteuerabzugsberechtigt, ist er an seiner Wahl fünf Jahre lang gebunden.

Steuerliche Beratung zu empfehlen

Die Vermietung und Verpachtung gilt als Verwaltung des eigenen Vermögens und ist nicht buchführungspflichtig – doch einfach ist die steuerliche Beurteilung nicht. Im Rahmen der Einkommensteuererklärung helfen Lohnsteuervereine hier nicht weiter, da diese sich oft auf die Einkommenserzielung aus nichtselbständiger Arbeit konzentrieren.

Zu empfehlen ist eine ausführliche Beratung bei einem Steuerberater – vor allem zu Beginn der Vermietung. Viele Berater bieten jährliche Termine an, in denen Sie die konkrete Steuerplanung für die kommende Periode besprechen.

Was ist die doppelte Buchführung?

Die doppelte Buchführung ist eine komplexe Aufzeichnung aller Geschäftsvorgänge eines Unternehmens. Sie erstellen ein zahlenmäßiges Ebenbild der Unternehmung, die sowohl für Sie als Unternehmer als auch für den Staat viele wichtige Aufgaben übernimmt. Aus diesem Grund muss sie lückenlos sowie zeitlich und sachlich geordnet erstellt werden.

Die Aufzeichnung von wirtschaftlichen Vorgängen gehört weltweit zu den ältesten Schriftstücken. Bereits im frühen Mittelalter wurden in Italien Praktiken durchgeführt, die starke Ähnlichkeiten zur doppelten Buchführung aufweisen.

Die Entwicklung wurde nach wenigen Jahren abgeschlossen, sodass das System der doppelten Buchführung seit über 1.000 Jahren unverändert in Gebrauch ist.

Die doppelte Buchführung ist die Aufzeichnung aller Geschäftsvorgänge eines Unternehmens in Zahlenwerten.

Grundsätzlich sieht dieses vor, dass Sie jeden Geschäftsfall nicht einmal in den Aufzeichnungen hinterlegen, sondern aus Sicherheitsgründen in zwei unterschiedlichen Konten. Jedes Konto besteht aus zwei Seiten, sodass sämtliche Geschäftsfälle einmal auf der rechten Seite und einmal auf der linken Seite eines Kontos auftreten.

Der Kauf eines Geschäftswagens wird in der doppelten Buchführung ebenso wie in sämtlichen anderen Systemen als "Ausgabe" oder "Aufwand" gewertet.

Die kameralistische Buchführung, die häufig von Kommunen und Städten durchgeführt wird, begnügt sich mit der einmaligen Erfassung eines solchen Geschäftsfalls. Die doppelte Buchführung betrachtet nicht nur die Ausgabe, sondern auch die jeweilige Gegenbewegung.

Bezahlen Sie den Geschäftswagen mit Bargeld, taucht die entsprechende Buchung sowohl im Konto "Fuhrpark" als auch im Konto "Kasse" auf.

Die Kasse bezeichnet in der doppelten Buchführung grundsätzlich eine Form der Bargeldlagerung. Dabei kann es sich auch um ein Sparschwein oder einen gewöhnlichen Geldbeutel handeln. Während das Abheben von Bargeld von einem Girokonto bei der kameralistischen Buchführung nicht erfasst wird, muss dieser Geschäftsvorgang bei der doppelten Buchführung im Konto "Kasse" und im Konto "Bank" zu finden sein.

Bin ich als Vermieter von Monteurzimmern zur doppelten Buchführung verpflichtet?

In Deutschland werden sämtliche privaten Körperschaften zur doppelten Buchführung verpflichtet. Darunter zählen neben der Gemeinschaft mit beschränkter Haftung ebenfalls der eingetragene Verein, die Genossenschaft und die Aktiengesellschaft.

Einzelpersonen und öffentliche Körperschaften wie Kommunen, Städte und Stiftungen sind nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet.

Vermieter von Monteurzimmern und Ferienwohnungen werden rechtlich als Einzelpersonen betrachtet. Unter gewissen Umständen können sie ebenfalls als private Körperschaften gezählt werden. Das ist der Fall, wenn die Personengesellschaft eine bestimmte Größe erreicht hat.

Sie müssen zur doppelten Buchführung übergehen, wenn Ihre Umsätze im aktuellen Kalenderjahr einen Wert von 500.000 Euro übersteigen. Darüber hinaus ist eine Umstellung erforderlich, wenn Ihre Gewinne im gegenwärtigen Kalenderjahr über 50.000 Euro liegen.

Aus diesen gesetzlichen Regelungen ergeben sich mehrere Szenarien, in denen Sie als Vermieter von Ferienwohnungen zur doppelten Buchführung verpflichtet werden. Oftmals müssen Vermieter von Monteurzimmern sich beim Gewerbeamt als Gewerbetreibende melden.

Trifft dies auf Sie zu, müssen Sie zur doppelten Buchführung übergehen, wenn Ihre Umsätze im aktuellen Kalenderjahr einen Wert von 500.000 Euro übersteigen. Darüber hinaus ist eine Umstellung erforderlich, wenn Ihre Gewinne im gegenwärtigen Kalenderjahr über 50.000 Euro liegen.

Weiterhin unterliegen Sie sofort der Buchführungspflicht, wenn Sie Ihr Unternehmen im Handelsregister eintragen. Eine Eintragung ist verpflichtend, wenn Sie eine Kapitalgesellschaft (UG, AG, GmbH) oder eine Personengesellschaft (KG, OHG) gründen. Es gibt auch die Möglichkeit, ein Einzelunternehmen im Handelsregister anzumelden.

In diesem Fall wird die Buchführungspflicht unabhängig vom Erfolg der Ferienwohnung / des Unternehmens obligatorisch. Lediglich Freiberufler sind berechtigt, eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung unabhängig vom Erfolg des Unternehmens beim zuständigen Finanzamt einzureichen.

Die Pflicht zur doppelten Buchführung endet erst, wenn Sie die Mindestgrenzen in zwei aufeinanderfolgenden Jahren unterschreiten.

Die Vor- und Nachteile der doppelten Buchführung

Zahlreiche Unternehmen in Deutschland müssen direkt bei ihrer Gründung einige Unannehmlichkeiten in Kauf nehmen. Neben der Pflicht zur Abführung der Umsatzsteuer direkt bei Rechnungsstellung beklagen sich viele Unternehmer vor allem über ihre Buchführungspflicht.

Die doppelte Buchhaltung ist jedoch nicht ausschließlich eine Last. Diese Form der Buchführung hält viele Vorteile für Sie bereit und wird von zahlreichen Unternehmen und Vereinen freiwillig angewendet.

In der doppelten Buchführung wird jeder Geschäftsfall zweimal gebucht. Die Buchung erfolgt in zwei unterschiedlichen Konten, die Sie später im Rahmen der Bilanzierung gegenüberstellen.

Auf diese Weise sind sämtliche Unstimmigkeiten sofort ersichtlich. Bei ungleicher Bilanz wissen Sie, dass sich ein Fehler eingeschlichen hat und Sie die gesamte Buchhaltung überprüfen müssen.

Darüber hinaus erlaubt Ihnen der Vergleich der ermittelten Endbestände aller Bestandskonten mit dem tatsächlichen Lagerbestand ebenfalls Fehlerquellen zu finden oder einen Diebstahl zu entdecken. Bei Unstimmigkeiten im Lager werden Sonderbuchungen erforderlich.

Weiterhin unterscheidet die doppelte Buchführung zwischen Ausgaben und Aufwand sowie Einnahmen und Ertrag. Während eine Ausgabe oder Einnahme entsteht, wenn Geld fließt, bilden sich Aufwände und Erträge im Moment der Gewinn- oder Verlustbildung. Auf diese Weise ist es Ihnen möglich, asynchrone Zahlungen richtig zu erfassen.

Darunter zählt unter anderem, wenn ein Mieter Ihnen beim Einzug die Miete für die kommenden Monate oder Jahre entrichtet. Während Sie die gesamten Einnahmen in der kameralistischen Buchführung sofort bei Zahlung verrechnen müssten, werden diese in der doppelten Buchführung anteilig auf den tatsächlichen Ertragszeitraum gerechnet.

Andererseits wird der Ertrag auch gebucht, wenn die Einnahme noch nicht auf Ihrem Konto zu verzeichnen ist. Steht ein Mieter mit seinen Zahlungen bei Ihnen im Rückstand, haben dessen Mietschulden den gleichen Status wie ein gefülltes Konto.

Obwohl die Zinsen für Dezember erst am 2. Januar auf dem Girokonto gutgeschrieben werden, ergibt sich diese Zahlung aus einem Geschäftsfall, der sich auf den Zeitraum des Vorjahres bezieht. Dadurch müssen die Erträge auch dem Vorjahr zugerechnet werden.

In der Praxis wird dafür das temporäre Konto "sonstige Vermögensgegenstände" einige Tage als Puffer genutzt. Auf diese Weise ist eine genaue Einschätzung der Geschäftsprozesse möglich.

Mit mit diesen Vorteilen geht ein gewisser Mehraufwand einher. Dennoch ist die doppelte Buchführung die richtige Wahl, wenn Sie großen Wert auf eine fehlerfreie Durchführung legen, der Zeitpunkt des Erfolgs eine wichtige Rolle spielt oder die Finanzen als Entscheidungsgrundlage dienen.

In diesen Fällen lohnt es sich die doppelte Buchführung einzusetzen, wenn diese nicht vom Gesetzgeber vorgeschrieben sind.

Wie funktioniert die doppelte Buchführung?

Neben der lückenlosen Auflistung aller Geschäftsfälle ist die eindeutige Zuordnung aller finanziellen Mittel erforderlich, um die doppelte Buchführung durchzuführen. Aus diesem Grund richten Sie möglichst zu Beginn eines Kalenderjahres ein gesondertes Girokonto bei einer Bank ein, auf dem Sie ausschließlich die Kontobewegungen Ihrer Buchhaltung erfassen.

Darüber hinaus ist es wichtig, eine Barkasse einzurichten, in der Sie das gesamte Bargeld aufbewahren. Meist genügt eine Spardose oder ein gewöhnlicher Geldbeutel.

Neben diesen Grundvoraussetzungen ist es bedeutend, sämtlichen Vermögenswerten des Unternehmens den entsprechenden Wert zuzuweisen und in den vorgegebenen Konten der doppelten Buchführung zu erfassen.

Insbesondere sind für deren Funktionsweise die Konten, Buchungsfälle und Buchungssätze von zentraler Bedeutung. Darüber hinaus sollten Sie vor allem Korrekturbuchungen, die unterschiedlichen Kontenarten, den Kontenplan, die Bilanz sowie die Gewinn- und Verlustrechnung kennen.

Das Konto

Im Zentrum aller Betrachtungen stehen in der doppelten Buchführung die Konten. Diese bestehen aus zwei Seiten, die in "Soll" (links) und "Haben" (rechts) unterteilt werden. Abhängig von der Art des jeweiligen Kontos erfasst eine Seite sämtliche Vermögenswerte und die entgegengesetzte Seite deren Ursprung.

Die Bezeichnung der beiden Kontenseiten stammt ursprünglich aus alten italienischen Bankbilanzen.

Entgegen der landläufigen Meinung sind beide Begriffe nicht an eine bestimmte Bedeutung geknüpft, sondern müssen abstrakt betrachtet werden. Die meisten Menschen denken, dass Sie auf der Haben-Seite die Besitztümer auflisten, doch das ist ein weit verbreiteter Irrtum.

Stattdessen ersetzen Sie gedanklich "Soll" mit dem Wort "Links" und "Haben" mit dem Wort "Rechts", weil diese nicht mit einer widersprüchlichen Bedeutung belegt sind. Das Soll wird auch als Aktivseite und das Haben als Passivseite bezeichnet.

Der Buchungsfall

Während der Ist-Zustand in den Konten abgebildet wird, stellen die Buchungsfälle sämtliche Geschäftsvorgänge dar. Entsprechend der Grundsätze der doppelten Buchführung müssen Sie diese zweimal buchen. Das bedeutet, dass Sie jeweils ein Konto im Soll und eines im Haben beeinflussen.

Ein in der Praxis häufig vorkommender Buchungsfall besteht darin, dass sich der Gesellschafter einen gewissen Betrag aus der Firmenkasse für private Zwecke leiht. In diesem Fall werden die Konten "Kasse" und "Gesellschafterkonto" berührt.

Während das Gesellschafterkonto im Soll um den geliehenen Betrag steigt, erhöht sich das Konto "Kasse" im Haben um diesen Betrag. Verringert sich also der im Konto "Kasse" befindliche Betrag, erhöht sich der Wert auf der Haben-Seite.

Während der Ist-Zustand in den Konten abgebildet wird, stellen die Buchungsfälle sämtliche Geschäftsvorgänge dar. Diese werden stets zweimal gebucht.

Durch diese Vorgehensweise entsteht eine Differenz zwischen beiden Seiten. Wird ein Konto zum Ende des Geschäftsjahres durch den Buchungsfall "Bilanzierung" abgeschlossen, muss es jedoch ausgeglichen werden. Aus diesem Grund wurde der sogenannten "Schlussbestand" eingeführt.

Dieser befindet sich immer auf der Seite, die einen geringeren Betrag aufweist und nimmt die Höhe der Differenz beider Seiten ein. Auf diese Weise ergibt die Summe beider Seiten denselben Wert. Dabei ist eine häufige Fehlerquelle, dass ein Konto im "Haben" beendet wird, wenn sich der Schlussbestand auf der Soll-Seite befindet.

Der Buchungssatz

Die Eintragung aller Buchungsfälle wird in größeren Unternehmen schnell unübersichtlich. Aus diesem Grund werden sämtliche Buchungsfälle als Buchungssatz in das sogenannte Journal aufgenommen. Das Journal ist eine Liste aller Buchungssätze, die im jeweiligen Geschäftsjahr verzeichnet wurden.

In der modernen doppelten Buchführung wird lediglich diese Liste angefertigt. Die korrekte Aufstellung aller Konten übernimmt in der Praxis meist eine Softwarelösung.

Jeder Buchungssatz verfügt zwingend über die folgenden Informationen:

• Geldbetrag
• korrekte Struktur (Soll an Haben)
• Erklärungstext (Bezeichnung der Konten)
• Datum

Das Konto auf der linken Seite vom "an" wird im Soll gebucht und das Konto auf der rechten Seite im Haben.

Im Gegensatz zur landläufigen Meinung bedeutet die Buchung nicht, dass Sie etwas aus dem linken Konto an das rechte Konto übersenden. Die Bezeichnung "an" ist leicht irreführend und sollten Sie gedanklich mit "und" ersetzen. In einigen Fällen wird bei dem Buchungssatz "a an b" Geld von "b an a" übertragen.

Weiterhin müssen Sie als Vermieter von Monteurzimmern, der vom Finanzamt zur doppelten Buchführung verpflichtet wurde, alle Buchungssätze mit einer Belegnummer versehen. Diese Nummer vermerken Sie ebenfalls auf dem zugehörigen Papierbeleg. Das Gesetz sieht vor, dass Sie jedem Buchungssatz zwingend einen Beleg zuordnen.

Lediglich einige Sonderbuchungen sind von dieser allgemeinen Regelung ausgenommen.

Die Korrekturbuchung

Als Unternehmer erfassen Sie im Rahmen der doppelten Buchführung jeden Geschäftsprozess lückenlos.

Das bedeutet, dass Sie teilweise auch Buchungen durchführen, die tatsächlich nicht zustande kommen. Bei Vermietern von Ferienwohnungen tritt das auf, wenn ein Mieter eine gebuchte Leistung beanstandet und eine Rückzahlung einfordert. In diesen Fällen führen Sie eine sogenannte Korrekturbuchung oder Rücknahmebuchung durch.

Diese besteht aus der Spiegelung des ursprünglichen Buchungssatzes und der Anmerkung "Korr." (Korrektur). Das Finanzamt gestattet die Abkürzungen "Berichti", "Storn", "Aufl" und "Rückn".

In den meisten Fällen weichen die Daten beider Buchungssätze voneinander ab.

Unterscheidet sich die Anmerkung an den Korrekturbuchungen von den genehmigten Abkürzungen, gibt das Finanzamt eine Warnung aus. In der Praxis tritt das auf, wenn Unternehmer "Bericht" anstelle von "Berichti" schreiben.

Laut Gesetzgeber dürfen Sie keinerlei getätigte Buchungen rückwirkend editieren oder streichen. Aus diesem Grund sind Korrekturbuchungen auch erforderlich, wenn Sie versehentlich eine fehlerhafte Buchung durchführen.

Arten von Konten

Es gibt zwei grundverschiedene Arten von Konten. Dabei handelt es sich um die Bestandskonten und die Erfolgskonten. Die Erfolgskonten können Sie ebenfalls in Aufwandskonten und Ertragskonten unterteilen

Als sogenannte zweiseitige Konten können Sie sowohl Zu- als auch Abbuchungen gleichermaßen in ein Bestandskonto buchen.

Erfolgskonten werden als einseitige Konten bezeichnet, da sie lediglich Buchungen auf einer Seite empfangen. Während Sie bei Aufwandskonten nur in die Soll-Seite buchen, verfügt das Ertragskonto ausschließlich über Einträge auf der Haben-Seite. Die jeweils andere Seite dient ausschließlich Korrekturbuchungen und dem Kontenabschluss.

Buchen Sie von einem Bestandskonto an ein Ertragskonto handelt es sich um eine "Ertragsbuchung". Die Buchung von einem Aufwandskonto an ein Bestandskonto ist eine "Aufwandsbuchung". Buchungen von einem Bestandskonto an ein anderes werden als "Neutralbuchungen" bezeichnet.

Darüber hinaus sammeln sich in Bestandskonten die Zahlen der Vorjahre. Dadurch müssen Sie zu Beginn eines Geschäftsjahres stets den Schlussbestand aus dem Vorjahr als Anfangsbestand im aktuellen Geschäftsjahr eintragen. Erfolgskonten leeren Sie grundsätzlich zu Beginn des Geschäftsjahres.

Bei Aktivkonten handelt es sich um Konten, deren positiver Endsaldo auf der Passivseite (Haben) verzeichnet wird. Ein Endsaldo auf der Passivseite eines Passivkontos hingegen weist einen Verlust für Sie aus.

Letztlich wird auch zwischen Aktiv- und Passivkonten unterschieden. Bei Aktivkonten handelt es sich um Konten, deren positiven Endsaldo Sie auf der Passivseite (Haben) verzeichnen. Ein Endsaldo auf der Passivseite eines Passivkontos hingegen weist einen Verlust für Sie aus.

Ein Gewinn liegt in diesen Konten nur vor, wenn Sie das Konto passiv abschliessen und sich der Endsaldo auf der Aktivseite befindet.

Der Kontenplan

Im Rahmen der Buchungen ist es immer zu gravierenden Fehlern gekommen. Aus diesem Grund wurde der sogenannte Kontenplan (Kontenrahmen) entwickelt. Dieser beinhaltet eine Auflistung mehrerer Konten und wird verwendet, um Fehleingaben zu vermeiden.

Im Kontenplan sollten Sie nur jene Konten eintragen, die Sie im aktuellen Geschäftsjahr tatsächlich verwenden.

Auf dem Markt gibt es eine Vielzahl unterschiedlicher Kontenpläne. Neben speziellen Kontenrahmen für Arztpraxen und Landwirte gibt es angepasste Kontenpläne für Vermieter. Aufgrund der Verwendung unterschiedlicher Konten verfügen sämtliche Kontenrahmen über individuelle Bezeichnungen und Kontennummern.

Möchten Sie Ihrem Steuerberater die Arbeit erleichtern, verwenden Sie den Standardkontenplan "SKR04". Dieser ist aktuell in Deutschland am weitesten verbreitet.

Sämtliche Kontenpläne sind historisch gewachsen und wurden nicht von betriebswirtschaftlichen Fachkräften entworfen. Aus diesem Grund sind sie meist chaotisch aufgebaut.

Bilanz mit Gewinn- und Verlustrechnung

Am Ende eines Geschäftsjahres fertigen Sie im Rahmen der doppelten Buchführung zwei wichtige Dokumente an.

Es handelt sich um die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) und die Bilanz.

Die GuV ist eine übersichtliche Darstellung aller Endbestände der Erfolgskonten. Auf die Aktivseite der Gewinn- und Verlustrechnung listen Sie sämtliche Endsalden der aktiv beendeten Aktivkonten und passiv beendeten Passivkonten. Die Passivseite der GuV umfasst alle Endsalden der passiv beendeten Aktivkonten und aktiv beendeten Passivkonten.

Übersteigt die Summe aller Endsalden auf der Aktivseite die Summe aller Endsalden auf der Passivseite, weisen Sie einen Jahresgewinn auf der Passivseite aus und beenden das Konto.

Ein Jahresverlust im aktuellen Geschäftsjahr schreiben Sie stattdessen auf der Aktivseite aus. Dieser entsteht, wenn ein Überschuss auf der Passivseite besteht. Dieser Fall heißt, dass die GuV passiv beendet wird.

Die Gewinn- und Verlustrechnung spielt bei der Erstellung der Bilanz eine große Rolle. Das Endergebnis dieses Kontos buchen Sie zum Abschluss an Eigenkapital. Da es sich bei dem Eigenkapital um ein Passivkonto handelt, führt eine Aktivbuchung zu einem Verlust und eine Passivbuchung zum Gewinn.

Die Bilanz selbst ist auch ein Konto. In diesem Fall wird die linke Seite als Aktiva und die rechte Seite als Passiva bezeichnet. Während Sie links sämtliche relevanten Aktivkonten auflisten, führt die rechte Seite alle bedeutenden Passivkonten.

Dadurch finden sich im Aktiva die Konten des Anlage- und des Umlaufvermögens. Die Passiva umfasst stattdessen das Eigen- und Fremdkapital. Auf diese Weise veranschaulicht die Bilanz auf der rechten Seite, woher das Geld des Unternehmens stammt und auf der linken Seite, wie Sie dieses verwenden.