Channel Manager für Unterkunft
Was ist das? Wofür braucht man ihn?

Das Internet hat sich für Betreiber von Hotels und Pensionen und für die Vermieter von Ferienwohnungen und Monteurunterkünften zum wichtigsten Vertriebskanal entwickelt.

Die Vielzahl der Online-Portale macht es Vermietern nicht immer leicht, den Überblick zu behalten. Moderne Channel Manager helfen dabei, das Problem auf effektive Weise zu lösen.

Channel Manager - Monteurzimmer und Ferienwohnungen erfolgreicher vermieten

Nie zuvor war das Buchen eines Hotelzimmers oder einer Ferienwohnung einfacher und schneller zu realisieren als in unseren Tagen. Längst vorbei sind die Zeiten, in denen im Kleinanzeigenteil von Tageszeitungen oder in dicken Katalogen nach einer passenden Unterkunft gesucht wurde.

Wurde dort endlich ein passendes Urlaubsdomizil gefunden, wurde telefoniert, gefaxt und geschrieben. Erst nach einiger Zeit kam dann eine Nachricht des Vermieters, mit der Bestätigung, dass die gewünschte Wohnung oder das Zimmer reserviert war.

Mit der rasanten Weiterentwicklung des Internets hat sich dieser umständliche und zeitaufwändige Buchungsvorgang grundlegend geändert. Heute ist die Reservierung einer Ferienwohnung oder einer Monteurunterkunft in kürzester Zeit erledigt. Mit einem Klick ist die Buchung abgeschlossen.

Wesentlich dazu beigetragen haben professionelle Vermittler, auf deren Internet-Portalen unzählige Angebote miteinander verglichen und umgehend gebucht werden. Der Interessent erhält unverzüglich verbindliche Informationen darüber, ob die ausgewählte Unterkunft zum gewünschten Termin verfügbar ist und welcher Preis aufgerufen wird.

Passen Wunsch und Angebot überein, kann sofort ohne komplizierte Umwege gebucht werden. Für den Gast war es nie einfacher, ein Zimmer zu buchen.

Zahl der Buchungen im Internet steigt kontinuierlich an

Potenzielle Kunden schauen sich bei der Suche nach einem Feriendomizil nicht selten auf den großen Buchungsportalen um. Die zunehmende Marktmacht und die unübersehbare Präsenz dieser Unternehmen im Internet lassen sie zum wichtigen Partner für alle werden, die ihr Geld mit der Vermietung von Ferienunterkünften verdienen.

Auf der anderen Seite hat das Netz nicht nur Kunden, sondern auch Betreibern von Hotels und Anbietern von Ferienwohnungen grundlegende Veränderungen beschert. Die Buchungsvorgänge sind zwar aufgrund der direkten Buchungsmöglichkeiten schneller aber auch riskanter geworden.

Für den Vermieter, der sich verschiedener Vertriebskanäle im Internet bedient, ist es umso wichtiger, seinen Belegungsplan im Blick zu haben und zu aktualisieren.

Dennoch ist das World Wide Web für Anbieter von Hotelzimmern und Ferienwohnungen in den vergangenen Jahren zu einem unverzichtbaren Mittel der Kundengewinnung geworden. Ohne die permanente Präsenz im Netz lässt sich ein Beherbergungsbetrieb heute kaum noch erfolgreich betreiben.

Eine eigene Webseite ist ebenso unverzichtbar wie ein Eintrag auf den einschlägig bekannten Buchungsportalen. An Unternehmen wie booking.com oder HRS kommen Vermieter von Urlaubsunterkünften kaum vorbei. Auch die Plattformen der Shared Economy wie AirBnB, 9flats oder Wimdu gewinnen zunehmend an Bedeutung.

Neben den großen, bekannten Portalen tummeln sich auf dem Markt zahlreiche Anbieter, die sich auf bestimmte Kundengruppen beziehen oder sich mit speziellen Angeboten von den Universalanbietern abgrenzen.

So konzentriert sich deutschland-monteurzimmer.de auf die Vermittlung von Unterkünften für Monteure auf Arbeitseinsätzen. Auch diese Plattformen können für die Vermieter von Hotelzimmern und Ferienwohnungen einen vielversprechenden Vertriebskanal darstellen.

Die Suche nach Portalen, die für das eigene Vermietungsangebot geeignet sind, erfordert umfangreiche Recherchearbeit. Sind die passenden Webseiten gefunden, muss auf jeder einzelnen das Mietobjekt manuell eingegeben werden. Diese Arbeit ist mit einem hohen Zeitaufwand verbunden.

Gehören noch mehrere verschiedene Wohnungen oder Zimmer mit unterschiedlicher Ausstattung zum Bestand, stellt dies eine erhebliche Arbeitsbelastung dar.

Vielzahl der Hotelportale birgt Chancen und Probleme

Das umfangreiche Angebot an unterschiedlichen Hotelportalen macht es für die Vermieter überdies nicht leicht, den Überblick über verschiedene Inserate zu behalten.

Dies gilt in besonderem Maße für die Pflege des Belegungskalenders und die Anpassung der Preise auf den einzelnen Seiten. Die permanente Synchronisierung der Daten auf den verschiedenen Portalen ist nicht nur zeitaufwändig, sondern auch eine nicht zu unterschätzende Fehlerquelle.

Um Überbuchungen zu vermeiden, ist es unerlässlich, dieser Aufgabe erhöhte Aufmerksamkeit zukommen zu lassen. Ansonsten besteht permanent die Gefahr, dass es zu Doppelbelegungen kommt, die sowohl für den Gast als auch für den Anbieter mit Ärger verbunden sind.

Treten derartige Probleme häufiger auf, führt dies unweigerlich zu wenig positiven Bewertungen eines Hotels oder einer Ferienwohnung. Die vorteilhafte Werbung im Internet kann sich schnell ins Gegenteil verwandeln.

Um es nicht soweit kommen zu lassen, wurden Channel Manager entwickelt, die neben der lästigen Kalenderpflege auf den verschiedenen Portalen weitere Aufgaben übernehmen. Ob ein solches Instrument benötigt wird, hängt nicht zuletzt von der Größe eines Hauses und dem Umfang der Werbung im Internet ab.

Welche Aufgaben übernimmt ein Channel Manager?

Mit Hilfe eines Channel Managers werden die freien Zimmer und die aktuellen Preise eines Hotels an gleich mehrere Portale übermittelt. Als Vermieter müssen Sie den Belegungsplan und Ihre Preise auf den verschiedenen Portalen nicht länger manuell aktualisieren. Dies geschieht automatisch durch die einmalige Eingabe der Daten in die Maske des Channel Managers.

Kommt es auf einem der an das System angeschlossenen Portale zu einer bestätigten Buchung, werden die veränderten Bedingungen umgehend an die anderen Anbieter übermittelt. Überbuchungen werden zuverlässig verhindert. Lediglich Reservierungen, die über andere Kanäle generiert werden, etwa durch Laufkundschaft direkt vor Ort, müssen Sie noch dem Channel Manager melden.

So ist gewährleistet, dass die Angaben zu den frei verfügbaren Unterkünften und die entsprechenden Preise auf allen Portalen identisch sind. Doch selbst diese manuelle Tätigkeit entfällt, wenn das Haus über ein eigenes Hotelverwaltungssystem verfügt.

Hat der Channel Manager Zugriff auf das sogenannte Property Management System (PMS), werden alle buchungsrelevanten Informationen aus dem eigenen Hause automatisch auf den verschiedenen Hotelportalen berücksichtigt.

Ganz gleich welches Managementprogramm verwendet wird, alle erfüllen die grundlegenden Anforderungen und erleichtern Hoteliers die tägliche Arbeit.

Über diese Grundfunktion hinaus haben die verschiedenen Software-Anbieter ihre Systeme mit zusätzlichen Möglichkeiten ausgestattet. Um diese zu nutzen, ist in der Regel ein eigenes PMS notwendig. Viele Vermieter, die wenige Zimmer und Wohnungen im Angebot haben, verfügen über kein entsprechendes Programm, da sie es in ihrem täglichen Geschäft aufgrund der geringen Betriebsgröße nicht benötigen.

In diesem Fall sind Anbieter, die sich auf kleine Unternehmen spezialisiert haben, eine empfehlenswerte Alternative. Nicht selten bieten sie die notwendige Verwaltungssoftware in einem günstigen Paket zusammen mit einem Channel Manager an.

Darüber hinaus sind Firmen auf dem Markt zu finden, die günstige All-in-one-Lösungen im Angebot haben. Bei diesen ist der Channel Manager in ein einfaches PMS integriert.

Auch wenn Sie ohne ein eigenes Verwaltungsprogramm auskommen, müssen Sie auf die Vorteile dieses praktischen Tools nicht verzichten. Einige Systeme bieten die Möglichkeit, lediglich den eigenen Belegungskalender mit dem Channel Manager zu synchronisieren.

Eine doppelte Kalenderpflege ist auf diese Weise nicht mehr nötig. Doppelbuchungen werden zuverlässig vermieden.

Die Verwendung eines Channel Managers erspart es dem Vermieter, sich auf den zahlreichen Portalen anzumelden. Dies übernimmt die Software ebenso wie die Übertragung aller relevanten Objektdaten an die einzelnen Zimmervermittler.

Mit einer einzigen Eintragung in das Channel Management-System sind Sie gleich auf allen relevanten Internet-Vertriebskanälen vertreten. Die Reichweite der Werbung für ein Objekt wird signifikant erhöht.

Wird auf einem der angeschlossenen Portale eine Buchung durchgeführt, ändert das System sofort den Status der Unterkunft bei allen anderen Anbietern. Gleichzeitig erhalten Sie als Vermieter per Mail, Fax und SMS die Information, dass eine Reservierung erfolgt ist.

Bei allen Vermittlungsportalen wird bei einer Buchung eine Provision fällig. Diese Gebühren fallen oft geringer aus, wenn die Reservierung mit Hilfe eines Channel Managers durchgeführt wird. Durch die hohe Zahl an Buchungen können die Anbieter dieser Softwarelösungen oftmals günstigere Konditionen mit den Portalen aushandeln. Einige geben diesen Vorteil an ihre Kunden weiter.

Systeme mit unterschiedlichem Fokus

Die auf dem Markt zu findenden Softwarepakete sind mit teilweise recht unterschiedlichen Schwerpunkten versehen. Während einige Anbieter den reinen Channel Manager in den Fokus stellen, konzentrieren sich andere in erster Linie auf die Hotelverwaltung und binden das Channel Management in das System mit ein.

Eine Buchungsmaschine ist bei manchen Lösungen in das Programm integriert. Außerdem sind die Softwareprodukte speziell auf die Größe und den Standard der einzelnen Vermieter angepasst.

Es gibt nicht nur eigene Programme für kleinere Gasthöfe und Pensionen, sondern auch für große Hotels mit vier oder fünf Sterne Standard. Ebenso sind für die Anbieter von Ferienwohnungen und -häusern Programme erhältlich, die speziell auf ihre Bedürfnisse abgestimmt sind.

Das Hotelberatungsportal adojo hat die verschiedenen Angebote für die unterschiedlichen Hotelkategorien miteinander verglichen. Als Testsieger für Gasthöfe und Pensionen ging der Hotel-Spider des Schweizer Software-Unternehmens Tourisoft aus dem Vergleich hervor. Der Hotel-Spider überzeugte vor allem mit seiner einfachen Bedienung und günstigen Preisen.

Für kleinere Betriebe, die noch keine eigene Verwaltungssoftware besitzen, ist das Angebot von Protel eine empfehlenswerte Alternative. BookAtOnce - oder Protel Air - heißt das Produkt, das sowohl ein PMS als auch eine Buchungsmaschine und einen Channel Manager umfasst. Mit der cloudbasierten Verwaltungssoftware können Sie Unterkünfte und Reservierungen verwalten und individuelle Gästeprofile anlegen.

Darüber hinaus sind Tools zum Rechnungswesen und zur betriebswirtschaftlichen Auswertung nützliche Werkzeuge dieses umfangreichen Paketes. Eine weitere wichtige Komponente von Protel Air ist die integrierte Buchungsmaschine, mit der nicht nur die verschiedenen Zimmer und Ferienwohnungen, sondern auch eventuelle Zusatzleistungen online direkt gebucht werden.

Für eine möglichst große Streuung der Werbung sorgt der Channel Manager, der ebenfalls Bestandteil dieser „All-in-one“-Lösung ist. Mehr als 50 Buchungsportale sind durch Schnittstellen mit Protel Air verbunden.

Spezielle Systeme für die Vermieter von Ferienwohnungen und Monteurunterkünften

Unabhängig von der Größe des Unternehmens stellt der Fe-Wo-Channel Manager für die Vermieter von Monteurunterkünften und Urlaubsapartments ein interessantes Angebot dar. Als Vertriebspartner wurden hier Portale ausgewählt, die sich auf die Vermittlung von Ferienwohnungen und -häusern spezialisiert haben. Casamundo und Bellevue Ferienhaus gehören ebenso dazu wie Wimdu oder Best Fewo.de.

Darüber hinaus bestehen Kooperationen mit regionalen Anbietern, wie ostfriesland.de, ostseeklar.de oder bayern-einfach-anders.de. Doch auch die großen Namen des Tourismusgeschäftes sind unter den Kooperationspartnern des Fe-Wo-Channel Managers zu finden.

Es bestehen Schnittstellen zu holidaycheck in Deutschland und Österreich, zu Neckermann Reisen aber auch zu Thomas Cook, Tui Villas und anderen bekannten Reiseunternehmen.

Um auf all diesen Webseiten vertreten zu sein, müssen Sie alle relevanten Daten zu einer Unterkunft und die aktuellen Preise nur einmal eingeben. Auch beim Fe-Wo-Channel Manager ist keine separate Anmeldung auf den einzelnen Webportalen notwendig.

Als weiterer Pluspunkt dieses Angebots gilt die Möglichkeit, eigene Anwendungen mit dem Programm zu verbinden. Eigenbelegungen, für die keine Provisionen berechnet werden, können so berücksichtigt werden. Selbst wenn zeitgleich zwei verschiedene Buchungen über einen der Online-Anbieter und per Telefon oder Mail direkt beim Vermieter eingehen, wird eine Doppelbelegung vermieden.

Ebenfalls gut geeignet für die Vermieter von Ferienwohnungen und Monteurunterkünften ist der Channel Manager von Smoobu. Das Programm ermöglicht es, neben kompletten Wohnungen einzelne Zimmer anzubieten, ohne dass es zu Problemen mit Doppelbelegungen kommen kann.

Wird ein und dieselbe Unterkunft in verschiedenen Kategorien angeboten, kann es zu Konflikten zwischen den einzelnen Reservierungen kommen. Mit der Smoobu-Software vermeiden Sie derartige Probleme.

Bei einem Ferienhaus, das Sie in verschiedenen Inseraten sowohl in seiner Gesamtheit als auch in Untereinheiten anbieten, verhindert das System, dass das Haus noch als Ganzes angeboten wird, wenn eine Untereinheit belegt ist. Umgekehrt werden die Anzeigen mit den Untereinheiten blockiert, sobald eine Reservierung für das Haus als Ganzes vorliegt.

Das System berücksichtigt diese Besonderheit nicht nur im Kalender, sondern auch bei der Übertragung der Daten an die Vermittlungsportale, die an den Channel Manager von Smoobu angeschlossen sind.

Zahlreiche Software-Unternehmen haben Channel Managment-Systeme im Programm

Über die hier vorgestellten Programme hinaus sind zahlreiche weitere Anbieter mit Channel Manager-Systemen auf dem Markt vertreten. Die einzelnen Angebote unterscheiden sich nicht nur im Umfang der Leistungen, sondern auch in der Zielgruppe.

Bevor Sie eine Entscheidung zu Gunsten einer bestimmten Lösung treffen können, sollte zunächst eine eingehende Analyse Ihrer Situation erfolgen. Nur wenn Sie Ihre Notwendigkeiten und Bedürfnisse kennen, machen Sie sich zielgerichtet auf die Suche nach einer passenden Software.

Am Anfang steht die Frage, ob Sie einen Channel Manager überhaupt benötigen, und ob die zusätzlichen Kosten von den zu erwartenden Mehreinnahmen gedeckt sind.

Wenn Sie als Vermieter von Ferienapartments und Monteurwohnungen über nur wenige Einheiten oder eine einzige Unterkunft verfügen, können Sie auf den Einsatz eines Channel Managers verzichten. Besonders, wenn Sie ohne großen Aufwand ausreichend Buchungen generieren. Besteht hier Nachholbedarf, kann ein solches System helfen, die Belegungsquote zu steigern, zumal sich die Kosten in einem überschaubaren Rahmen halten.

So berechnen die Anbieter des Fe-Wo-Channel Managers eine einmalige Einrichtungsgebühr von 90 Euro für das erste Objekt und 30 Euro für jede weitere Einheit zzgl. Mehrwertsteuer (Stand April 2017). Darüber hinaus fallen Buchungsprovisionen in Höhe von 12 % an. Dieser Satz enthält die Provision für das Portal, auf dem die Buchung getätigt wurde.

Andere Marktteilnehmer mit vergleichbaren Produkten bewegen sich in einem ähnlichen Rahmen.

Verschiedene Abrechnungsmodelle ermöglichen individuelle Lösungen

Bei der Betrachtung der Gesamtkosten beachten Sie, dass es verschiedene Methoden der Abrechnung gibt. Einige Anbieter der Software verzichten auf die einmalige Gebühr für die Einrichtung des Programms und stellen dafür je nach Anzahl der erfolgten Buchungen unterschiedlich hohe Provisionssätze in Rechnung.

Andere bieten Pakete mit differenzierten Leistungen zu Pauschalpreisen an. So kostet das Professional-Programm von Smoobu monatlich 19 Euro für das erste Apartment und 5 für jedes weitere (Stand April 2017). Ein Basiskonto mit sehr beschränkten Funktionen ist dauerhaft kostenlos. Zu den Grundkosten kommen noch zusätzlich die Buchungsprovisionen der einzelnen Online-Vermittler.

Für die 19 Euro bekommen Sie bei Smoobu nicht nur den Channel Manager mit einer unbegrenzten Anzahl an Portalen, sondern noch ein Reservierungssystem, einen Belegungskalender und ein Tool zum Gästemanagement. Darüber hinaus gehört eine Homepage mit eigener Domain und eine Support-Hotline zum Angebot. Die Ersteinrichtung des Programms ist kostenlos.

Um einen Eindruck davon zu bekommen, welche Vorteile der Channel Manager bringt, stellen nahezu alle Anbieter für einen begrenzten Zeitraum von 14 Tagen bis hin zu einem Monat eine kostenlose Testversion ihres Produkts zur Verfügung. Eine gute Gelegenheit herauszufinden, ob ein bestimmtes System zu Ihrem Unternehmen passt und ob es notwendig ist.

Fazit: Für Profis ein fast unverzichtbares Werkzeug, bei gelegentlichen Vermietungen weniger sinnvoll

Als Vermieter von Monteurzimmern und Ferienwohnungen müssen Sie nach der Analyse Ihrer Situation klären, ob sich der zusätzliche Kostenaufwand bezahlt macht. Die Chance, bei geringerem Arbeitseinsatz durch die Verwendung eines Channel Managers zusätzliche Buchungen zu generieren, ist unbestreitbar vorhanden. In der Werbung werden Umsatzsteigerungen von bis zu 50 % versprochen.

Realistischer sind eher Größenordnungen im Bereich von etwa 20 %. Wenn Sie genügend freie Kapazitäten besitzen, um derartige Steigerungen zu bewältigen, stellt ein Channel Manager durchaus ein taugliches Instrument dar.

Unbestritten ist die Einsparung an Arbeitszeit. Je nach Art und Größe des Betriebes kann diese bis zu 30 % betragen. Die Recherche nach passenden Online-Vermittlungsportalen und das manuelle Einstellen der Angebote wird einfacher und in kürzester Zeit erledigt.

Auch bei der Kontrolle der Reservierungen und der Pflege der Buchungskalender auf den verschiedenen Portalen bieten Channel Manager erhebliche Vorteile. Diese zeigen sich nicht nur in einem verminderten Arbeitsaufwand, sondern in der Eliminierung von Buchungsfehlern.

Als Vermieter, mit einem einzigen Objekt, welches Sie nur zu bestimmten Zeiten vermieten, können Sie auf einen kostenpflichtigen Channel Manager verzichten.

Durch die Vernetzung der Kalender auf den verschiedenen Portalen mit dem eigenen Belegungsplaner sind Überbuchungen und Doppelbelegungen nahezu ausgeschlossen. Stress und Ärger mit unzufriedenen Gästen, deren Reservierung Sie stornieren müssen, weil kein freies Zimmer vorhanden ist, vermeiden Sie zuverlässig.

Wenn Sie nicht gelegentlich vermietet, sondern professionell im Geschäft mit Zimmern, Ferienwohnungen oder Monteurunterkünften tätig sind, ist ein Channel Manager nachweislich ein effektives Werkzeug. Mit relativ geringem finanziellem Aufwand ist es möglich, den Umsatz zu steigern und den Arbeitsalltag stressfreier und angenehmer zu gestalten.