Wichtige Informationen für die Erstellung einer Rechnung für Monteurzimmer und Ferienwohnung
Wann muss es die formale Rechnung sein und wann genügt die einfache Quittung? Welche Daten muss eine rechtlich einwandfreie Rechnung enthalten und welche nicht? Dies sind wichtige Fragen, wenn Sie Monteurzimmer oder Ferienwohnungen vermieten.
Diese Fragen rund um das Thema Rechnung lassen viele Vermieter von Monteurzimmern ratlos zurück. Dabei sind die rechtlichen Grundlagen für die Vermietung der Zimmer schnell und einfach erklärt.
Rechnung ausstellen - ja oder nein!?
Und wenn ja, wie?
Das Thema „Rechnungen“ bereitet zahlreichen Vermietern von Monteurzimmern und Monteurwohnungen Kopfzerbrechen. Viele fragen sich: Muss ich meinen Mietern zwingend eine Rechnung ausstellen? Und wenn ja, was muss in meiner Rechnung alles enthalten sein? Oder ist nicht vielleicht schon eine Quittung ausreichend?
Es gilt: Bei einer privaten Vermietung von Monteurunterkünften reicht es aus Ihren Mietern eine Quittung auszustellen. Erst wenn Sie ein Monteurzimmer oder eine Monteurwohnung gewerblich vermieten, also einen Gewerbebetrieb dafür angemeldet haben, sind Sie als Vermieter / Vermieterin verpflichtet den Mietern eine Rechnung auszustellen.
Kleinbetragsrechnung unter 150 Euro
Nach § 14 und § 14a UStG (Umsatzsteuergesetz) muss eine Rechnung mit einer Summe von unter 150 Euro brutto (Kleinbetragsrechnung) für einen Beherbergungsbetrieb im Einzelnen folgende Dinge beinhalten:
- Vollständiger Name und vollständige Anschrift des Vermieters
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Art und Umfang der Vermietungs-Leistung
- Rechnungsbetrag (Entgelt) und Steuerbetrag der Vermietungs-Leistung in einer Summe
- Steuersatz / gegebenenfalls Information über eine Steuerbefreiung
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Rechnung für mehr als 150 Euro
Beläuft sich die Rechnung über eine Summe über 150 Euro brutto, muss sie zusätzlich zu den eben bereits genannten Angaben noch folgende Punkte enthalten:
- Vollständiger Name und vollständige Anschrift des Mieters (Rechnungsempfänger / Leistungsempfänger)
- Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer (USt-ID) des Vermieters
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Zeitpunkt der Vermietung
- Rechnungsbetrag (Entgelt) und gegebenenfalls Mehrwertsteuer in einer Summe / Information über Steuersatz oder Steuerbefreiung
- Evtl. vereinbarter Rabatt des Rechnungsbetrages
- Evtl. Hinweis auf Steuerschuld des Mieters (Rechnungs-/Leistungsempfängers)
Weitere wichtige Informationen zur Umsatzsteuer bei der Vermietung von Monteurzimmern und Monteurwohnungen finden Sie in unserem Artikel zum Thema "Umsatzsteuer Monteurzimmer".
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Was muss ich beachten, wenn ich eine Rechnung schreibe?
Als Vermieter geben Sie unbedingt auf der Rechnung die gewünschte Zahlungsfrist an. Nur so kann der Mieter
wissen, bis wann bzw. bis zu welchem Zeitpunkt die Rechnungssumme bezahlt werden muss.
Einige Vermieter gewähren ihren Gästen eine Ratenzahlung: Auch hier halten Sie in der Rechnung fest, welche Ratenvereinbarungen Sie und Ihr Mieter im Einzelnen getroffen haben.
Unterschrift auf der Rechnung?
Für Unklarheit sorgt bei vielen Vermietern ebenfalls die Frage, ob eine Unterschrift bei Rechnungen
erforderlich ist. Ist meine Rechnung ohne eine Unterschrift ungültig? Laut § 14 UStG müssen Sie
als Gewerbetreibender Ihre Rechnung nicht unterschreiben.
Somit ist die Rechnung auch ohne Ihre Unterschrift gültig. In der Praxis ist es jedoch empfehlenswert die
Rechnungen trotzdem zu unterschreiben.
Der Vollständigkeit und der Höflichkeit halber macht es dem Mieter gegenüber einen besseren
Eindruck. Durch Ihre Unterschrift wird signalisiert, dass Sie die Rechnung persönlich erstellt bzw. überprüft
haben.
So verhindern Sie auch verzögerte Zahlungen, indem Sie „schwierigen Mietern“ erst gar keinen
Anlass geben die Zahlung „aufgrund einer fehlenden Unterschrift“ zu verweigern (auch wenn diese
darauf absolut keinen Anspruch haben).
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Ausstellung und Bezahlung
Grundsätzlich haben Sie als Vermieter zwei Möglichkeiten eine Rechnung auszustellen: Die Rechnung für
eine Sofortzahlung oder die Rechnung für eine Überweisung. Die Wahl der Rechnungsart überlassen
inzwischen die meisten Vermieter ihren Mietern, getreu dem Motto „Der Kunde ist König“.
Einige Monteure zahlen ihre Rechnung lieber direkt bei der Abreise in bar. Monteure von größeren
Unternehmen bevorzugen dagegen eher eine Rechnung für eine Überweisung, um die sich im Anschluss
andere für sie kümmern.
Übergeben können Sie eine Rechnung dem Mieter bzw. Gast auf verschiedene Arten:
- Persönlich (meist bei der Abreise)
- Per Post
- Per Fax oder
- Per E-Mail / online (am besten als PDF-Dokument)
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Jeder Ihrer Gäste hat einen Anspruch auf eine Rechnung. Wenn Sie danach
gebeten werden, müssen Sie diese ausstellen. Vorlagen dafür finden Sie Internet und auch bei uns.
Alle
relevanten Informationen, müssen Sie auf der Rechnung vermerken.
Ob Sie auf der Rechnung die Mehrwertsteuer ausweisen müssen, hängt von der Art Ihrer Vermietung ab. Wenn Sie z.B. Kleinunternehmer sind, ist dies nicht nötig.
Die Informationen auf der Rechnung sind nicht zu unterschätzen. Vollständiger Name und vollständige
Anschrift des Mieters (Rechnungsempfänger / Leistungsempfänger), Steuernummer oder
Umsatzsteueridentifikationsnummer (USt-ID) des Vermieters und eine Fortlaufende Rechnungsnummer,
sind nur Teil des Ganzen.
Bei Rechnungen gehen Sie mehr ins Detail. Eine Ausnahme bilden hier
Kleinbetragsrechnungen.
Genaueres erfahren Sie hier.