Vermietung übers Telefon
Telefonische Buchungen und Reservierungen

Wie Sie Monteurzimmer und Ferienwohnungen über Telefon vermieten

Viele Anfragen und Buchungen für Monteurzimmer wickeln Sie nach wie vor über das Telefon ab. Für viele Unternehmen und Monteure ist es der schnellste und persönlichste Weg, um Fragen zu klären und Buchungen durchzuführen.

Beim telefonischen Kontakt spielt der erste Eindruck eine wichtige Rolle. Damit Sie einen guten und bleibenden Eindruck hinterlassen, gilt es, wichtige Dinge zu beachten.

Monteurzimmer erfolgreich übers Telefon vermieten – worauf Sie achten

Inserieren Sie als Vermieter eine Monteurunterkunft auf dem Online-Portal Deutschland-Monteurzimmer.de melden sich die meisten Monteure über das Telefon. Obwohl es die Möglichkeit gibt Kontakt über E-Mail oder Fax aufzunehmen, entscheidet sich die Mehrheit für das Telefon, weil es der persönlichste Weg ist.

Wie verhalte ich mich als Vermieter am Telefon richtig? Wie schaffen Sie es dem Anrufer einen guten Eindruck zu vermitteln, dass er die Unterkunft bucht?

In der Regel rufen die Interessenten bei Ihnen an, da sie Fragen zum Zimmer bzw. zur Monteurwohnung haben oder weil sie klären möchten, ob die Unterkunft für den gewünschten Zeitraum frei ist.

In einigen Fällen melden sich die Monteure, Handwerker oder Arbeiter selbst. In anderen Fällen richtet sich das Bau-/Montageunternehmen an die Vermieter, um eine Unterkunft für die Angestellten zu buchen.

Wenn Sie bei den ersten Telefonaten etwas unbeholfen und schüchtern sind, beachten Sie: Mit einer guten Vorbereitung und einfachen Tipps fällt das Telefonieren ganz leicht.

Für eine gründliche Vorbereitung wählen Sie eine gute Positionierung des Telefons. Die Telefon-Umgebung sollte ruhig sein, da laute Geräusche wie Maschinen oder Straßenverkehr beim Telefonieren störend sind.

Eine freundliche Begrüßung am Telefon sorgt für einen guten Start in das Gespräch. Sprechen Sie klar und deutlich, um gut verstanden zu werden. Wichtig ist es den Namen der Monteurunterkunft und Ihren Namen zu nennen, damit der Interessent weiß, dass er richtig ist.

Tipp: Empfehlenswert ist es, sich den Namen des Anrufers aufzuschreiben und diesen im folgenden Verlauf des Gesprächs direkt anzusprechen. Das wirkt persönlich und hinterlässt einen positiven Eindruck. Haben Sie den Namen nicht sofort verstanden, ist es nicht schlimm noch einmal nachzufragen oder sich den Namen gegebenenfalls buchstabieren zu lassen.

Beim Buchstabieren am Telefon hilft das Telefon-Alphabet

• A = Anton
• Ä = Ärger
• B = Berta
• C = Cäsar
• D = Dora
• E = Emil
• F = Friedrich
• G = Gustav
• H = Heinrich
• I = Ida
• J = Julius
• K = Konrad
• L = Ludwig
• M = Martha
• N = Nordpol
• O = Otto
• Ö = Österreich
• P = Paula
• Q = Quelle
• R = Richard
• S = Siegfried
• T = Theodor
• U = Ulrich
• Ü = Übel
• V = Viktor
• W = Wilhelm
• X = Xaver
• Y = Ypsilon
• Z = Zeppelin

Das Telefonat

Während einem Telefonat sollten Sie sich als Vermieter auf das Gespräch konzentrieren und nebenbei keine anderen Arbeiten erledigen. Das führt sonst dazu, dass Sie schnell abgelenkt sind und nicht bei der Sache, was einem Anrufer nicht entgeht und negativ in Erinnerung bleibt.

Um gut auf Rückfragen vorbereitet zu sein, müssen alle für eine Vermietung wichtigen Gegenstände in erreichbarer Nähe des Telefons sein. Der Computer mit dem Buchungsplan oder das Reservierungsbuch sowie Zettel und Stift, um sich etwas zu notieren.

Es ist wichtig natürlich zu bleiben und nicht zu übertreiben.

Handelt es sich um eine Buchungsanfrage, nutzen Sie die Situation, dem Anrufer die Unterkunft optimal zu präsentieren und schmackhaft zu machen. Heben Sie die Vorteile des Monteurzimmers oder der Monteurwohnung hervor und beschreiben Sie die Ausstattung. Wenn vorhanden, berichten Sie vom zusätzlichen Service, der allen Monteuren beim Aufenthalt zur freien Verfügung steht.

Am Ende des Telefonats lassen Sie sich vom Interessenten alle wichtigen Kontaktdaten geben, wie die Anschrift, Telefon-Nummer und E-Mail-Adresse, um Kontakt mit ihm aufnehmen zu können. An dieser Stelle ist das Anlegen einer Kunden-Kartei empfehlenswert, um später auf die wichtigen Kontaktdaten zugreifen zu können.

Eine freundliche Verabschiedung rundet ein gutes Telefonat ab.

Tipp: Stellt der Anrufer am Telefon eine Frage, die Sie nicht sofort beantworten können, notieren Sie die Frage. Als Vermieter informieren Sie sich nach dem Gespräch über eine Antwort, damit Sie den Interessenten zurückrufen und eine passende Antwort geben können.

Nach dem Telefonat

Wurde im Telefonat die Monteurunterkunft fest gebucht, schicken Sie im Anschluss eine schriftliche Buchungsbestätigung per E-Mail oder Fax an den Monteur oder das Montageunternehmen. In diesem Zusammenhang können Sie sich nochmal für das freundliche Telefonat und die Buchung bedanken.

Nutzen Sie die Buchungsbestätigung, um den Mieter über die möglichen Zahlungsarten zu informieren, unter denen er wählen kann.

Tipp: Besser ist es, wenn Sie sich als Vermieter die telefonische Buchung vorab per E-Mail oder Fax, schriftlich, vom Gast bestätigen lassen. Eine schriftliche Buchung ist für Sie als Vermieter sicherer als eine mündliche Buchung am Telefon. Sollte der Gast widererwartend nicht anreisen, haben Sie als Nachweis etwas in der Hand.

Erreichbarkeit ist wichtig

Sind Sie als Vermieter telefonisch nicht für Anfragen oder Buchungen erreichbar, empfiehlt sich ein Anrufbeantworter. Dieser sollte mit dem Namen der Monteurunterkunft und dem eigenen Namen nett besprochen werden.

Bitten Sie in der Ansage um den Namen des Anrufers und eine Telefonnummer für einen Rückruf. Da es viele Menschen gibt, die nicht gerne auf einen Anrufbeantworter sprechen, ist eine weitere Möglichkeit die Weiterleitung des Anrufes auf Ihr Mobiltelefon. Stellen Sie dabei sicher, dass Sie unterwegs erreichbar sind und sprechen können.