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Steuern für Vermieter
Werbungskosten bei der Vermietung: Das ist entscheidend
Vermieten Sie ein Monteurzimmer, eine Monteurwohnung oder eine Ferienwohnung privat, können viele Ausgaben Ihre steuerpflichtigen Einkünfte mindern.
Entscheidend ist jedoch nicht allein, was Sie bezahlt haben, sondern warum die Ausgabe entstanden ist und wie sie steuerlich einzuordnen ist. Bei privaten Einkünften aus Vermietung und Verpachtung spricht das Steuerrecht grundsätzlich von Werbungskosten. Wird Ihre Vermietung dagegen steuerlich als Gewerbebetrieb eingeordnet, sind vergleichbare betrieblich veranlasste Aufwendungen grundsätzlich Betriebsausgaben.
Die wichtigste Frage vor jeder Buchung
Prüfen Sie zuerst, ob die Ausgabe sofort abziehbar, über mehrere Jahre abzuschreiben oder nur anteilig der Vermietung zuzurechnen ist. Diese Einordnung ist für die Steuererklärung meist wichtiger als die bloße Bezeichnung auf der Rechnung.
Laufende Kosten
Reinigung, Inserate, Versicherungen, Reparaturen oder bestimmte Nebenkosten können bei ausreichendem Vermietungsbezug grundsätzlich Werbungskosten sein.
GWG bis 800 €
Bestimmte bewegliche, abnutzbare und selbstständig nutzbare Wirtschaftsgüter können bei erfüllten Voraussetzungen sofort abgezogen werden.1
Größere Anschaffungen
Gebäude, größere Investitionen und länger nutzbare Wirtschaftsgüter werden häufig nicht sofort, sondern über die jeweilige steuerliche Nutzungsdauer berücksichtigt.
Nachweise sichern
Rechnungen allein reichen für die Zuordnung nicht immer aus. Notieren Sie zusätzlich Unterkunft, Anlass und Vermietungsbezug einer Ausgabe.
Steuerliche Einordnung
Kosten richtig einordnen: sofort abziehen oder abschreiben?
Bei größeren Ausgaben entscheidet die richtige Zuordnung darüber, wann und in welcher Höhe sich die Kosten steuerlich auswirken.
Werbungskosten sind nach § 9 EStG Aufwendungen zur Erwerbung, Sicherung und Erhaltung von Einnahmen. Bei einer privaten Vermietung werden sie der Einkunftsart zugerechnet, durch die sie entstanden sind.1
Für private Vermieter sind insbesondere die Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung nach § 21 EStG relevant. Werbungskosten sind keine zusätzliche Steuervergünstigung. Sie sorgen vielmehr dafür, dass grundsätzlich der Überschuss aus Einnahmen und steuerlich abzugsfähigen Aufwendungen ermittelt wird.
Weitere Grundlagen finden Sie im Ratgeber zur Einkommensteuer bei der Vermietung. Ob Ihre Tätigkeit noch private Vermögensverwaltung oder bereits gewerblich ist, erläutert der Ratgeber Wann ist die Vermietung gewerblich?.
Praxis-Check für jede größere Ausgabe
Vermietungsbezug
Ist die Ausgabe eindeutig durch Ihre Unterkunft oder Vermietung veranlasst?
Nutzungsdauer
Wird etwas nur verbraucht beziehungsweise repariert oder entsteht ein länger nutzbarer Wert?
Privatanteil
Nutzen Sie die Anschaffung auch privat?
Nachweis
Können Sie Rechnung, Zahlung und Verwendungszweck später eindeutig zuordnen?
Laufende Kosten
Ausgaben, die unmittelbar mit dem laufenden Vermietungsbetrieb zusammenhängen, können grundsätzlich im jeweiligen steuerlich maßgeblichen Zeitraum berücksichtigt werden.
- Inserats- und Vermarktungskosten
- Reinigung und laufende Instandhaltung
- vermietungsbezogene Versicherungen
- Verwaltungs- und bestimmte Nebenkosten
- Schuldzinsen mit wirtschaftlichem Bezug zur vermieteten Immobilie
- Software, Porto und andere organisatorische Aufwendungen
Praxisbeispiel
Beauftragen Sie nach dem Auszug eines Montageteams eine Endreinigung oder lassen einen defekten Wasserhahn reparieren, besteht regelmäßig ein deutlich erkennbarer Bezug zum laufenden Vermietungsbetrieb.
Bei einem neuen Bett, einer Waschmaschine oder einem kompletten Küchenumbau muss dagegen zusätzlich geprüft werden, ob ein Sofortabzug möglich ist oder abgeschrieben werden muss.
Anschaffungs-, Herstellungs- und Erhaltungskosten
Bei größeren Ausgaben ist die steuerliche Einordnung besonders wichtig. Anschaffungs- oder Herstellungskosten für länger nutzbare Wirtschaftsgüter werden häufig nicht vollständig im Zahlungsjahr abgezogen, sondern über die steuerliche Nutzungsdauer abgeschrieben.
Auch bei Arbeiten am Gebäude muss unterschieden werden. Laufender Erhaltungsaufwand kann grundsätzlich sofort abziehbar sein. Herstellungskosten und anschaffungsnahe Herstellungskosten werden dagegen regelmäßig über die Abschreibung berücksichtigt.
Besonders wichtig nach einem Immobilienkauf
Werden innerhalb von drei Jahren nach der Anschaffung Instandsetzungs- und Modernisierungsmaßnahmen durchgeführt und übersteigen die maßgeblichen Aufwendungen ohne Umsatzsteuer insgesamt 15 % der Anschaffungskosten des Gebäudes, können anschaffungsnahe Herstellungskosten vorliegen. Jährlich üblicherweise anfallende Erhaltungsarbeiten und Erweiterungen sind dabei gesondert zu beurteilen.2
Betrachten Sie deshalb bei größeren Renovierungen nicht nur jede Handwerkerrechnung einzeln. Für die steuerliche Einordnung kann entscheidend sein, welche Maßnahmen insgesamt innerhalb des relevanten Zeitraums durchgeführt wurden.
GWG, reguläre AfA und Sammelposten
Bestimmte abnutzbare, bewegliche und selbstständig nutzbare Wirtschaftsgüter können bis zu Anschaffungs- oder Herstellungskosten von 800 € bei erfüllten Voraussetzungen sofort berücksichtigt werden.1
Ob für die 800-Euro-Grenze praktisch ein Netto- oder Bruttobetrag relevant ist, hängt insbesondere davon ab, ob die enthaltene Umsatzsteuer als Vorsteuer abziehbar ist. Ist kein Vorsteuerabzug möglich, gehört die nicht abziehbare Umsatzsteuer grundsätzlich zu den Anschaffungs- oder Herstellungskosten.
Mobil: Tabelle seitlich wischen.
| Regelung | Typischer Anwendungsbereich | Wichtig für Vermieter |
|---|---|---|
| GWG-Sofortabzug | Bestimmte selbstständig nutzbare bewegliche Wirtschaftsgüter bis 800 € | Kann bei erfüllten Voraussetzungen auch bei privaten Vermietungseinkünften relevant sein.1 |
| Reguläre AfA | Länger nutzbare Wirtschaftsgüter, für die kein Sofortabzug genutzt wird | Die Anschaffungs- oder Herstellungskosten werden über die steuerliche Nutzungsdauer verteilt. |
| Sammelposten über 250 bis 1.000 € | Bestimmte Wirtschaftsgüter des Betriebsvermögens | Die Regelung nach § 6 Abs. 2a EStG darf nicht pauschal auf private Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung übertragen werden.2 |
Kosten im Vermietungsalltag
Typische Kosten einer Monteur- oder Ferienunterkunft
Die häufigsten Aufwendungen lassen sich in vier praktische Gruppen einteilen.
Welche Aufwendungen steuerlich relevant sind, hängt vom konkreten wirtschaftlichen Zusammenhang ab. Entscheidend bleibt immer die Frage, ob die Ausgabe laufend anfällt, einen länger nutzbaren Wert schafft oder teilweise privat veranlasst ist.
Immobilie
Kauf, Finanzierung, Grundsteuer, Versicherungen und Hausgeld.
Betrieb
Vermarktung, Software, Telefon, Internet und Nebenkosten.
Ausstattung
Möbel, Geräte, Reparaturen, Sanierung und Modernisierung.
Organisation
Beratung, Mitgliedschaften und vermietungsbezogene Fahrten.
Immobilie und Finanzierung
Kauf einer Immobilie
Der Kaufpreis wird nicht vollständig als Werbungskosten abgezogen. Der auf das Gebäude entfallende Anteil der Anschaffungskosten wird grundsätzlich über die AfA berücksichtigt. Grund und Boden ist nicht abschreibbar.
Zu den Anschaffungsnebenkosten können insbesondere Grunderwerbsteuer, bestimmte Notar- und Grundbuchkosten sowie eine Maklerprovision für den Immobilienerwerb gehören. Soweit diese Beträge dem Gebäude zuzurechnen sind, beeinflussen sie grundsätzlich dessen Abschreibungsbasis.
Schuldzinsen
Wird ein Darlehen wirtschaftlich für die vermietete Immobilie verwendet, können die darauf entfallenden Schuldzinsen grundsätzlich Werbungskosten sein. Die Tilgung des Darlehens selbst ist dagegen keine Werbungskostenposition.
Grundsteuer und Versicherungen
Grundsteuer sowie bestimmte Versicherungsbeiträge, die auf eine zur Einnahmeerzielung eingesetzte Immobilie entfallen, können grundsätzlich als Werbungskosten berücksichtigt werden.1
Maklerkosten
Eine Maklerprovision für die Suche nach Mietern oder Gästen kann laufender Vermietungsaufwand sein. Eine Maklerprovision für den Erwerb der Immobilie gehört dagegen grundsätzlich zu den Anschaffungsnebenkosten. Der Anlass der Maklerleistung entscheidet also über die steuerliche Einordnung.
Hausgeld und Erhaltungsrücklage bei Eigentumswohnungen
Bei einer vermieteten Eigentumswohnung sollten Sie das monatliche Hausgeld nicht pauschal als einen einzigen Werbungskostenbetrag behandeln. Die Jahresabrechnung enthält regelmäßig unterschiedliche Kostenarten, die steuerlich getrennt zu beurteilen sind.
Besonders wichtig ist die Erhaltungsrücklage der Wohnungseigentümergemeinschaft: Ihre Einzahlung in die Rücklage führt nach der BFH-Rechtsprechung noch nicht im Zahlungsjahr zum Werbungskostenabzug. Der steuerlich relevante Zusammenhang entsteht grundsätzlich erst, wenn die Gemeinschaft die zurückgelegten Mittel tatsächlich für entsprechende Erhaltungsmaßnahmen ausgibt.9
Laufender Betrieb und Vermarktung
Kontoführung
Ein separates Konto erleichtert die Trennung von privaten und vermietungsbezogenen Zahlungen. Soweit Kontoführungs- oder Kartenkosten tatsächlich durch die Vermietung veranlasst sind, können sie bei privater Vermietung Werbungskosten beziehungsweise bei gewerblicher Vermietung Betriebsausgaben sein.
Marketing
Kosten für Inserate, Portale, eine eigene Website und andere konkret auf die Vermietung gerichtete Werbemaßnahmen können grundsätzlich berücksichtigt werden. Das gilt beispielsweise für eine Unterkunft, die über Deutschland-Monteurzimmer.deDMZ.de angeboten wird.
Gerade bei Monteurunterkünften für Firmenkunden in Düsseldorf können Sichtbarkeit, Portalgebühren und laufende Vermarktung feste Bestandteile der Kalkulation sein. Wie solche Aufwendungen in einen wirtschaftlichen Übernachtungspreis einfließen, erläutert der Ratgeber zur Preisfindung für Vermieter.
- Büromaterial, Telefon, Internet und Software: Papier, Porto, Vermietungssoftware, Telefon- und Internetkosten können berücksichtigt werden, soweit ein nachvollziehbarer Vermietungsbezug besteht. Bei privater Mitbenutzung ist ein sachgerechter Anteil zu ermitteln.
- Hausnebenkosten: Vermietungsbezogene Nebenkosten wie Heizung, Wasser, Müllabfuhr, Hausmeister oder bestimmte Verwaltungskosten können steuerlich relevant sein.
- Auch ein erforderlicher Winterdienst kann Kosten verursachen. Wie Sie die zugrunde liegenden Pflichten praktisch einordnen, erklärt der Ratgeber Schneeräumdienst und Winterdienst für Vermieter.
Betten, Schränke, Tische, Küchengeräte und andere Möbel für Monteurzimmer können je nach Art, selbstständiger Nutzbarkeit und Anschaffungskosten sofort oder über ihre Nutzungsdauer berücksichtigt werden.
Eine robuste Ausstattung ist beispielsweise bei einer Monteurwohnung für Handwerker in Stuttgart praktisch, weil Betten, Schränke, Stühle und Küchengeräte bei wechselnden Teams intensiv genutzt werden können. Für die steuerliche Behandlung ist jedoch nicht der Standort oder die Zahl der Gäste entscheidend, sondern das jeweilige Wirtschaftsgut und seine Verwendung.
Für die Praxis lohnt sich deshalb eine maßnahmenscharfe Dokumentation: Halten Sie nicht nur Rechnung und Betrag fest, sondern auch, was repariert, ersetzt, erweitert oder neu geschaffen wurde. Fotos vor und nach größeren Arbeiten können bei späteren Rückfragen zusätzlich hilfreich sein.
Beratung, Mitgliedschaften und Fahrten
Anwalts- und Beratungskosten
Kosten für Rechtsberatung oder Rechtsvertretung können Werbungskosten sein, wenn ein ausreichender Zusammenhang mit der Vermietung besteht. Beratungsleistungen im Zusammenhang mit dem Immobilienerwerb können dagegen gegebenenfalls den Anschaffungskosten zuzurechnen sein.
Mitgliedsbeiträge
Beiträge zu fachlich einschlägigen Vermieter- oder Berufsverbänden können bei entsprechendem Zusammenhang steuerlich relevant sein. Bei IHK- oder HWK-Beiträgen ist entscheidend, ob für die konkrete Tätigkeit überhaupt eine entsprechende Mitgliedschaft besteht.
Abfindungen an Mieter
Solche Zahlungen können bei ausreichend engem wirtschaftlichem Zusammenhang mit der Vermietung steuerlich relevant sein. Die Einordnung hängt vom konkreten Anlass ab.
Fahrtkosten
Fahrten zur Unterkunft, zu Handwerkern, Besichtigungen, Behörden oder zum Einkauf vermietungsbezogener Ausstattung können steuerlich berücksichtigt werden, wenn der Zusammenhang nachvollziehbar dokumentiert wird.
Häufig übersehene Kosten
- Portal- und Inseratsgebühren
- Domain, Hosting und technische Pflege einer Vermieter-Website
- Fachliteratur mit konkretem Vermietungsbezug
- Vermietungssoftware und Buchungssysteme
- Telefon- und Internetkosten im nachvollziehbaren Vermietungsanteil
- vermietungsbezogene Versicherungen
- Steuer- und Rechtsberatung mit unmittelbarem Vermietungsbezug
- nachweisbar vermietungsbezogene Fahrten und Parkkosten
Belege und Nachweise
Vor der ersten Vermietung und im laufenden Betrieb richtig dokumentieren
Eine gute Dokumentation beginnt nicht erst mit dem ersten Gast.
Steuerlich relevante Ausgaben können bereits entstehen, bevor der erste Gast einzieht. Voraussetzung ist bei privaten Vermietungseinkünften insbesondere ein ausreichend konkreter und nachweisbarer Zusammenhang mit der beabsichtigten Vermietung.
Vorweggenommene Werbungskosten
Zu den möglichen vorbereitenden Kosten gehören beispielsweise Beratung, Inserate, Fachliteratur, Software, Besichtigungsfahrten oder bestimmte vorbereitende Arbeiten an der Unterkunft.
Auch Ausgaben für Möbel und Ausstattung können bereits vor der ersten Buchung entstehen. Ob sie sofort abziehbar sind oder abgeschrieben werden müssen, ist jedoch gesondert zu prüfen.
Wer planmäßig Monteurzimmer oder Monteurwohnungen vermieten möchte, sollte deshalb bereits in der Vorbereitungsphase Angebote, Rechnungen, Korrespondenz und erste Vermietungsaktivitäten geordnet ablegen.
Wenn die Vermietung später doch nicht beginnt
Auch bei einem später aufgegebenen Vermietungsvorhaben können vorbereitende Aufwendungen steuerlich relevant sein. Maßgeblich ist, ob zum Zeitpunkt der Ausgaben ernsthaft und nachweisbar eine steuerlich relevante Vermietung geplant war.
Bewahren Sie deshalb Inserate, Angebote, Korrespondenz, Besichtigungsunterlagen, Planungen und gegebenenfalls Unterlagen über die Gründe für den späteren Abbruch auf. Damit lässt sich nachvollziehen, dass die Ausgaben nicht für eine ursprünglich private Nutzung entstanden sind.
Gemischte private und vermietungsbezogene Kosten
Telefon, Internet, Fahrzeuge, Räume oder einzelne Anschaffungen können gleichzeitig privat und für die Vermietung genutzt werden. Solche gemischt veranlassten Ausgaben sollten nach einem objektiven und nachvollziehbaren Maßstab aufgeteilt werden.
Geeignet können je nach Kostenart beispielsweise Nutzungszeiten, Einzelabrechnungen, Flächen oder andere sachgerechte Kriterien sein. Vermeiden Sie pauschale Prozentwerte ohne nachvollziehbare Grundlage.
Häusliches Arbeitszimmer und Tagespauschale
Für ein häusliches Arbeitszimmer gelten besondere Voraussetzungen. Die tatsächlichen Aufwendungen oder alternativ die Jahrespauschale von 1.260 € kommen grundsätzlich in Betracht, wenn das häusliche Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung bildet.5
Daneben kann unter den gesetzlichen Voraussetzungen eine Tagespauschale von 6 € je Kalendertag bis höchstens 1.260 € im Kalenderjahr berücksichtigt werden. Dafür gelten andere Voraussetzungen als für den vollständigen Arbeitszimmerabzug.5
Für Vermieter ist besonders wichtig, die beiden Regelungen nicht gleichzusetzen. Ein Schreibtisch, an dem Sie Buchungsanfragen beantworten oder Rechnungen schreiben, erfüllt nicht automatisch die Voraussetzungen für den vollständigen Arbeitszimmerabzug.
Belege und Fahrten nachvollziehbar festhalten
Bewahren Sie Rechnungen, Verträge, Kontoauszüge und andere Nachweise sorgfältig auf. Für vermietungsbezogene Fahrten sollten mindestens Datum, Ziel, Anlass und Strecke dokumentiert werden. Ergänzende Belege wie Parktickets oder Fahrkarten können die Zuordnung unterstützen.
Wer mehrere Objekte verwaltet – beispielsweise verschiedene Monteurwohnungen in Berlin – sollte zusätzlich auf jeder Rechnung oder in der digitalen Ablage festhalten, welche Unterkunft betroffen war. Das verhindert später Verwechslungen zwischen verschiedenen Wohnungen.
Eine strukturierte Belegorganisation macht die spätere Steuererklärung erheblich leichter. Hinweise dazu finden Sie im Ratgeber zu Rechnungen und Quittungen für Vermieter.
Dokumentations-Checkliste
Was Sie direkt mit jedem Beleg speichern sollten
- Datum und Rechnungssteller
- betroffene Unterkunft beziehungsweise Wohnung
- konkreter Anlass der Ausgabe
- Zahlungsnachweis
- gegebenenfalls Privatanteil oder Aufteilungsmaßstab
- bei größeren Baumaßnahmen zusätzlich Beschreibung und gegebenenfalls Fotos der Arbeiten
Digitale Belege und GoBD
Digital eingegangene steuerlich relevante Unterlagen sollten vollständig, nachvollziehbar und während der maßgeblichen Aufbewahrungsdauer verfügbar bleiben. Eine ursprünglich digital erhaltene Rechnung sollte grundsätzlich auch in ihrer maßgeblichen digitalen Form aufbewahrt werden.
Bei E-Rechnungen ist insbesondere der strukturierte Originalteil relevant. Für buchführungs- oder aufzeichnungspflichtige Unternehmen gelten darüber hinaus die GoBD.7
Weitere Informationen finden Sie im Buchführungs-Ratgeber für Vermieter.
Erklärung und Gewinnermittlung
Steuererklärung, Gewerbe und Umsatzsteuer
Nachdem die Kosten sachlich zugeordnet wurden, muss geklärt werden, wo sie steuerlich erklärt werden.
Einkommensteuer, Gewinnermittlung und Umsatzsteuer sind dabei getrennt zu betrachten.
Private Vermietung: Anlage V und V-FeWo
Erzielen Sie private Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung, werden die entsprechenden Angaben grundsätzlich in der Anlage V erfasst.
Für Ferienwohnungen, Ferienhäuser und andere kurzfristig vermietete Objekte ist zusätzlich die Anlage V-FeWo vorgesehen.3
Für Monteurvermieter wichtig: Entscheidend ist nicht allein die Bezeichnung „Monteurwohnung“. Prüfen Sie bei kurzfristig wechselnden Belegungen anhand der aktuellen Steuerformulare und Ihrer konkreten Vermietungsart, welche Anlagen erforderlich sind.
Gewerbliche Vermietung
Wird die Tätigkeit steuerlich als Gewerbebetrieb eingeordnet, gelten andere Regeln zur Gewinnermittlung. Ob beispielsweise eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung genügt oder weitergehende Buchführungspflichten bestehen, erläutert der Ratgeber zur Buchführung für Vermieter.
Rechenhilfe
Sammelposten über fünf Jahre für gewerbliche Vermieter
Dieses Rechentool ist ausschließlich als einfache Rechenhilfe für Wirtschaftsgüter gedacht, die bei einer betrieblichen beziehungsweise gewerblichen Vermietung unter die Sammelpostenregelung des § 6 Abs. 2a EStG fallen.
Kleinunternehmerregelung oder Regelbesteuerung
Die umsatzsteuerliche Behandlung ist von der Einkommensteuer zu unterscheiden. Unternehmer können unter den Voraussetzungen des § 19 UStG die Kleinunternehmerregelung anwenden.
Vorjahr
25.000 €
Der Gesamtumsatz des Vorjahres darf grundsätzlich 25.000 € nicht überschritten haben.
Laufendes Jahr
100.000 €
Der Gesamtumsatz des laufenden Kalenderjahres darf grundsätzlich 100.000 € nicht überschreiten.8
Seit 2025 gilt grundsätzlich: Der Gesamtumsatz des Vorjahres darf 25.000 € nicht überschritten haben und der Gesamtumsatz des laufenden Kalenderjahres darf 100.000 € nicht überschreiten.8
Bei Anwendung der Kleinunternehmerregelung wird auf die darunter fallenden Umsätze grundsätzlich keine Umsatzsteuer nach den normalen Regeln erhoben. Gleichzeitig besteht aus entsprechenden Eingangsleistungen regelmäßig kein normaler Vorsteuerabzug.
Mehr dazu lesen Sie im Ratgeber zur Umsatzsteuer bei Monteurzimmern und Ferienwohnungen sowie im Ratgeber zur Kleinunternehmerregelung.
Verluste und Vermietungsabsicht
Leerstand, Eigennutzung und Einkünfteerzielungsabsicht
Auch eine Unterkunft mit zeitweiligem Leerstand kann weiterhin ernsthaft zur Vermietung bestimmt sein.
Bei privaten Einkünften aus Vermietung und Verpachtung ist die Einkünfteerzielungsabsicht von Bedeutung. Gerade in der Startphase können die Ausgaben höher sein als die Einnahmen. Das allein führt nicht automatisch dazu, dass steuerliche Verluste unbeachtlich sind.
Ferienwohnungen mit durchgehender Vermietungsabsicht
Für ausschließlich an Feriengäste vermietete und ansonsten zur Vermietung bereitgehaltene Ferienwohnungen hat der Bundesfinanzhof seine Rechtsprechung 2025 weiter konkretisiert.
25 %
Die ortsübliche Vermietungszeit darf für die typisierende Betrachtung nicht erheblich, also nicht um mindestens 25 %, unterschritten werden.
3–5 Jahre
Für die Beurteilung der durchschnittlichen Auslastung ist grundsätzlich ein zusammenhängender Zeitraum von drei bis fünf Jahren zu betrachten.
Wird die ortsübliche Vermietungszeit nicht erheblich – nach der BFH-Rechtsprechung also nicht um mindestens 25 % – unterschritten, kann die Einkünfteerzielungsabsicht unter den weiteren Voraussetzungen der Rechtsprechung typisierend angenommen werden. Für die Beurteilung der durchschnittlichen Auslastung ist grundsätzlich ein zusammenhängender Zeitraum von drei bis fünf Jahren zu betrachten.4
Ein einzelnes schwaches Jahr entscheidet damit nicht automatisch über die gesamte steuerliche Beurteilung. Maßgeblich ist die Betrachtung des relevanten zusammenhängenden Zeitraums und der tatsächlich vergleichbaren örtlichen Vermietungsverhältnisse.
Eigennutzung und längere Leerstände
Wird eine Ferienwohnung auch selbst genutzt oder liegen die Voraussetzungen für die typisierende Betrachtung nicht vor, kann eine Überschussprognose erforderlich sein.
Diese Vorgänge sollten Sie laufend dokumentieren:
- Belegungstage
- Leerstände
- Eigennutzung
- Inserate und Buchungsanfragen
- Preisänderungen
- weitere Vermietungsbemühungen
So lässt sich später besser unterscheiden, ob die Unterkunft tatsächlich für Gäste bereitstand oder bewusst privat freigehalten wurde.
Bei einer aktiv angebotenen Monteurunterkunft für Bauprojekte in Leipzig können beispielsweise Inseratslaufzeiten, Buchungsanfragen, Stornierungen und Preisänderungen nachvollziehbar zeigen, dass auch ein längerer Leerstand mit fortbestehenden Vermietungsbemühungen verbunden war.
Praxis-Fazit
So gehen Sie jetzt am besten vor
Vermietungsart klären
Prüfen Sie zunächst, ob Ihre Tätigkeit steuerlich als private Vermietung oder als Gewerbebetrieb einzuordnen ist.
Jede größere Ausgabe einordnen
Trennen Sie laufende Werbungskosten von Anschaffungs- und Herstellungskosten, GWG und regulärer Abschreibung. Prüfen Sie nach einem Immobilienkauf zusätzlich mögliche anschaffungsnahe Herstellungskosten.
Privatanteile trennen
Ordnen Sie gemischt genutzte Kosten nach einem nachvollziehbaren Maßstab der Vermietung und der privaten Nutzung zu.
Nachweise von Anfang an sichern
Bewahren Sie Rechnungen, Zahlungsbelege, Verträge, Fahrtennachweise, Objektzuordnungen und Unterlagen zu Ihren Vermietungsbemühungen strukturiert auf.
Rechtsgrundlagen und Fachquellen
Quellen und Rechtsstand
- § 9 EStG – Werbungskosten: Werbungskostenbegriff sowie gesetzliche Beispiele vermietungsbezogener Aufwendungen. Gesetze im Internet
- § 6 EStG – anschaffungsnahe Herstellungskosten, GWG und Sammelposten: 15-%-Grenze innerhalb von drei Jahren nach Anschaffung sowie Voraussetzungen der Regelungen für geringwertige Wirtschaftsgüter und den betrieblichen Sammelposten. Gesetze im Internet
- ELSTER – Anlage V-FeWo: Angaben für Ferienwohnungen, Ferienhäuser und kurzfristig vermietete Objekte zusätzlich zur Anlage V. ELSTER
- BFH, Urteil vom 12.08.2025 – IX R 23/24: Einkünfteerzielungsabsicht, 25-%-Grenze und zusammenhängender Betrachtungszeitraum von drei bis fünf Jahren bei Ferienwohnungen. Bundesfinanzhof
- BMF – Häusliches Arbeitszimmer und Tagespauschale: Jahrespauschale 1.260 € und Tagespauschale 6 € bis maximal 1.260 €. Bundesministerium der Finanzen
- § 7 EStG – Absetzung für Abnutzung: lineare Gebäude-AfA und Voraussetzungen der degressiven Gebäude-AfA. Gesetze im Internet
- BMF – GoBD: aktuelle Fassung nach der Änderung vom 14.07.2025. Bundesministerium der Finanzen
- § 19 UStG – Kleinunternehmerregelung: Umsatzgrenzen und Voraussetzungen der Kleinunternehmerbesteuerung. Gesetze im Internet
- BFH, Urteil vom 14.01.2025 – IX R 19/24: Zahlungen in die Erhaltungsrücklage einer Wohnungseigentümergemeinschaft sind noch nicht im Zeitpunkt der Einzahlung als Werbungskosten abziehbar. Bundesfinanzhof
Stand: August 2026. Steuerliche Regelungen können sich ändern. Bei größeren Investitionen, Immobilienerwerb, gemischter Nutzung, gewerblicher Vermietung oder komplexen Einzelfällen ist eine individuelle steuerliche Prüfung sinnvoll.
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Als bevorzugte Quelle festlegenHäufig gestellte Fragen zu dem Thema
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Entscheidend ist der Vermietungsbezug
Bei einer privaten Vermietung können Ausgaben als Werbungskosten berücksichtigt werden, wenn sie ausreichend mit den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung zusammenhängen.
Typische Beispiele sind Inseratskosten, Reinigung, Reparaturen, bestimmte Versicherungen, Schuldzinsen, Verwaltungsaufwand oder vermietungsbezogene Fahrtkosten.
Zusätzlich richtig einordnen
Für die Praxis reicht die Frage „Hat das etwas mit meiner Unterkunft zu tun?“ jedoch nicht aus. Prüfen Sie zusätzlich, ob die Ausgabe sofort abziehbar, über mehrere Jahre abzuschreiben oder wegen einer privaten Mitnutzung aufzuteilen ist. Bei Möbeln, Geräten, Immobilienkäufen und größeren Baumaßnahmen ist diese Abgrenzung besonders wichtig.
Eine ausführliche Einordnung finden Sie im Ratgeber zur Einkommensteuer bei der Vermietung.
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Kosten können schon in der Vorbereitung entstehen
Auch vor dem ersten Gast können steuerlich relevante Kosten entstehen.
Mögliche Aufwendungen
- Beratung
- Inserate
- Fachliteratur
- Software
- Besichtigungsfahrten
Nachweise sichern
Bei privater Vermietung spricht man gegebenenfalls von vorweggenommenen Werbungskosten. Entscheidend ist, dass Ihre Vermietungsabsicht bereits konkret und nach außen erkennbar war. Bewahren Sie deshalb nicht nur Rechnungen auf, sondern auch Inserate, Angebote, Korrespondenz, Besichtigungsunterlagen und andere Nachweise Ihrer Vorbereitung.
Anschaffungsnebenkosten wie Grunderwerbsteuer, bestimmte Notar- und Grundbuchkosten oder eine Maklerprovision für den Immobilienkauf gehören dagegen grundsätzlich nicht zu den sofort abziehbaren vorbereitenden Werbungskosten. -
Beim Immobilienkauf gelten besondere Regeln
Kosten, die unmittelbar mit dem Erwerb einer Immobilie zusammenhängen, sind regelmäßig Anschaffungsnebenkosten.
- Grunderwerbsteuer
- bestimmte Notar- und Grundbuchkosten
- Maklerprovision für den Immobilienkauf
Sie werden deshalb nicht einfach vollständig im Kaufjahr als Werbungskosten abgezogen. Soweit die Kosten dem Gebäude zuzurechnen sind, erhöhen sie grundsätzlich dessen Abschreibungsbasis; der auf Grund und Boden entfallende Anteil ist nicht abschreibbar.
Wichtig ist der konkrete Anlass: Eine Maklerprovision für den Kauf der Immobilie ist anders einzuordnen als eine Provision für die Suche nach neuen Mietern oder Gästen. -
Erhaltungsaufwand
Erhaltungsaufwand dient grundsätzlich dazu, einen vorhandenen Zustand zu erhalten oder wiederherzustellen. Solche Aufwendungen können bei einer vermieteten Immobilie häufig unmittelbar als Werbungskosten berücksichtigt werden.
Herstellungskosten
Herstellungskosten können dagegen beispielsweise entstehen, wenn eine Immobilie erweitert oder wesentlich über ihren bisherigen Zustand hinaus verbessert wird.
Besonders nach dem Immobilienkauf prüfen: Werden innerhalb von drei Jahren nach der Anschaffung Instandsetzungs- und Modernisierungsmaßnahmen durchgeführt und übersteigen die maßgeblichen Aufwendungen ohne Umsatzsteuer insgesamt 15 % der Anschaffungskosten des Gebäudes, können anschaffungsnahe Herstellungskosten vorliegen.Betrachten Sie deshalb bei größeren Renovierungen nicht nur einzelne Rechnungen. Dokumentieren Sie das gesamte Maßnahmenpaket, Ausführungszeitraum und die konkret durchgeführten Arbeiten.
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Art und Anschaffungskosten entscheiden
Das hängt von Art, selbstständiger Nutzbarkeit und Anschaffungskosten des jeweiligen Wirtschaftsguts ab.
Bis 800 €Bestimmte abnutzbare, bewegliche und selbstständig nutzbare Wirtschaftsgüter können bei erfüllten Voraussetzungen bis zur gesetzlichen GWG-Grenze von 800 € sofort berücksichtigt werden.
Über NutzungsdauerTeurere Wirtschaftsgüter werden regelmäßig über ihre steuerliche Nutzungsdauer berücksichtigt.
Ist keine Vorsteuer abziehbar, gehört die nicht abziehbare Umsatzsteuer grundsätzlich zu den Anschaffungs- oder Herstellungskosten. Das kann deshalb auch dafür relevant sein, ob die 800-Euro-Grenze eingehalten wird.
Abgrenzung: Der Sammelposten von über 250 bis 1.000 € nach § 6 Abs. 2a EStG gehört zum betrieblichen Bereich und darf nicht pauschal auf private Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung übertragen werden.Praktische Hinweise zur Ausstattung finden Sie im Ratgeber zur Einrichtung von Monteurzimmern.
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Die tatsächliche Verwendung des Darlehens zählt
Schuldzinsen können Werbungskosten sein, wenn das Darlehen wirtschaftlich mit der vermieteten Immobilie zusammenhängt.
Entscheidend ist deshalb nicht nur, wer den Kredit aufgenommen hat, sondern wofür die Darlehensmittel tatsächlich verwendet wurden.
- Schuldzinsen: können bei ausreichendem Vermietungsbezug steuerlich relevant sein.
- Bereitstellungszinsen: können ebenfalls bei entsprechendem Vermietungsbezug steuerlich relevant sein.
- Disagio: Die Behandlung hängt von den konkreten Vertragsbedingungen und steuerlichen Voraussetzungen ab; ein sofortiger vollständiger Abzug ist nicht in jedem Fall zulässig.
Die Tilgung des Darlehens selbst ist keine Werbungskostenposition. Bewahren Sie deshalb neben dem Kreditvertrag auch Zahlungsnachweise und Unterlagen auf, aus denen die tatsächliche Verwendung der finanzierten Mittel hervorgeht. -
Laufende Objektkosten getrennt prüfen
Viele laufende Objektkosten können bei einer vermieteten Immobilie Werbungskosten sein.
Dazu gehören beispielsweise Grundsteuer und vermietungsbezogene Versicherungsbeiträge.
Beim Hausgeld genauer hinsehen
Beim Hausgeld einer Wohnungseigentümergemeinschaft sollten Sie die Jahresabrechnung und die einzelnen Kostenarten prüfen. Die monatliche Hausgeldzahlung darf nicht automatisch vollständig als Werbungskosten angesetzt werden.
Besonders wichtig ist die Erhaltungsrücklage: Nach dem BFH-Urteil vom 14.01.2025 führt die Einzahlung des Wohnungseigentümers in diese Rücklage noch nicht zum Werbungskostenabzug. Der steuerlich relevante Zusammenhang entsteht grundsätzlich erst, wenn die Wohnungseigentümergemeinschaft die Mittel tatsächlich für entsprechende Erhaltungsmaßnahmen ausgibt. -
Nur der vermietungsbezogene Anteil zählt
Nur soweit die Kosten tatsächlich mit der Vermietung zusammenhängen.
Eine ausschließlich für Ihre Unterkünfte eingesetzte Vermietungssoftware oder ein reiner Portaleintrag lässt sich regelmäßig leichter vollständig zuordnen als ein privat und für die Vermietung genutzter Internet- oder Mobilfunktarif.
Gemischte Nutzung: Verwenden Sie einen sachgerechten und nachvollziehbaren Aufteilungsmaßstab. Setzen Sie nicht allein aus Bequemlichkeit pauschal 50, 70 oder 100 % an.Hilfreich ist eine kurze Dokumentation, wie Sie den Anteil ermittelt haben – beispielsweise anhand von Einzelabrechnungen, Nutzungszeiten oder einer anderen zur jeweiligen Kostenart passenden Grundlage.
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Fahrt und Anlass nachvollziehbar verbinden
Vermietungsbezogene Fahrten können steuerlich berücksichtigt werden, wenn der wirtschaftliche Zusammenhang nachvollziehbar ist.
Das kann beispielsweise für Fahrten zur Unterkunft, zu Handwerkern, zu Besichtigungen, zum Baumarkt oder zu Behörden gelten.
Mindestens dokumentieren
- Datum
- Ziel
- Anlass
- Strecke
Bei mehreren Unterkünften sollten Sie zusätzlich festhalten, zu welchem Objekt die Fahrt gehörte. Parkgebühren, Fahrkarten und andere zusätzliche Kosten sollten ebenfalls belegt werden.
Ein Eintrag unmittelbar nach der Fahrt ist aussagekräftiger als eine Monate später rekonstruierte Aufstellung. Welche konkrete Berechnungsmethode zulässig ist, hängt unter anderem von Fahrzeug, Nutzungsart und steuerlicher Einordnung Ihrer Tätigkeit ab.
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Private und vermietete Nutzung sauber trennen
Private Nutzung und Vermietung müssen steuerlich voneinander getrennt werden.
Welche Kosten aufzuteilen sind und welcher Maßstab geeignet ist, hängt von der jeweiligen Ausgabe ab. Bei manchen Kosten kann die Fläche entscheidend sein, bei anderen die zeitliche Nutzung oder eine direkte Zuordnung.
Nutzungskalender
Führen Sie bei wechselnder Nutzung einen nachvollziehbaren Kalender über Vermietungs-, Leerstands- und Eigennutzungszeiten.
Sondertage kennzeichnen
Kennzeichnen Sie möglichst auch Renovierungs- oder Wartungstage, damit diese später nicht versehentlich als private Nutzung erscheinen.
Bei Ferienwohnungen kann Eigennutzung zusätzlich Auswirkungen auf die Prüfung der Einkünfteerzielungsabsicht haben. Eine pauschale Prozentzahl ohne nachvollziehbare Grundlage sollten Sie deshalb vermeiden.
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Arbeitszimmer und Tagespauschale sind unterschiedliche Regelungen
Ja, allerdings gelten für den vollständigen Arbeitszimmerabzug besondere Voraussetzungen.
ArbeitszimmerDie tatsächlichen Raumkosten oder alternativ die Jahrespauschale von 1.260 € kommen grundsätzlich in Betracht, wenn das häusliche Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung bildet.
TagespauschaleDaneben kann unter den gesetzlichen Voraussetzungen eine Tagespauschale von 6 € je Kalendertag bis maximal 1.260 € im Kalenderjahr in Betracht kommen. Dafür gelten andere Voraussetzungen.
Ein eigener Schreibtisch oder die Tatsache, dass Sie dort Buchungen beantworten und Rechnungen schreiben, reicht deshalb nicht automatisch für den vollständigen Arbeitszimmerabzug aus. -
Digitale Originale geordnet aufbewahren
Digital erhaltene steuerlich relevante Unterlagen sollten vollständig und in ihrer maßgeblichen ursprünglichen Form aufbewahrt werden.
Bei E-Rechnungen ist insbesondere der strukturierte Originalteil wichtig. Ein Ausdruck allein ersetzt die relevante digitale Originaldatei nicht automatisch.Ordnen Sie digitale Rechnungen möglichst direkt der jeweiligen Unterkunft und dem konkreten Verwendungszweck zu. Bei mehreren Wohnungen hilft eine einheitliche Ordnerstruktur nach Objekt und Jahr.
Für buchführungs- oder aufzeichnungspflichtige Unternehmen sind außerdem die GoBD relevant. Eine private Vermietung macht Sie jedoch nicht automatisch zu einem buchführungspflichtigen Gewerbebetrieb. Mehr dazu erklärt der Buchführungs-Ratgeber für Vermieter.
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Vermietungsbemühungen sichtbar machen
Dokumentieren Sie sowohl die tatsächliche Nutzung als auch Ihre laufenden Vermietungsbemühungen.
Geeignete Nachweise
- Inserate
- Buchungsanfragen
- Preislisten
- Korrespondenz mit Interessenten
Weitere Dokumentation
- Stornierungen
- Belegungsübersichten
- Änderungen des Angebots
Bei ausschließlich an Feriengäste vermieteten und ansonsten zur Vermietung bereitgehaltenen Ferienwohnungen hat der BFH 2025 seine Rechtsprechung konkretisiert: Die ortsübliche Vermietungszeit darf für die typisierende Annahme der Einkünfteerzielungsabsicht nicht erheblich, also nicht um mindestens 25 %, unterschritten werden.
Für die durchschnittliche Auslastung ist grundsätzlich ein zusammenhängender Zeitraum von drei bis fünf Jahren zu betrachten.
Bei Eigennutzung oder anderen Verhältnissen kann dagegen eine Überschussprognose erforderlich werden. Die Ferienwohnungsrechtsprechung lässt sich außerdem nicht automatisch auf jede Monteurunterkunft oder einen gewerblichen Beherbergungsbetrieb übertragen.
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Steuer-Check für Vermieter
Viele Fehler entstehen weniger durch fehlende Rechnungen als durch eine falsche Zuordnung der Ausgaben. Prüfen Sie deshalb besonders größere Anschaffungen und Renovierungen, bevor Sie sie in der Steuererklärung als sofort abziehbare Kosten behandeln.
- Private Vermietung und Gewerbebetrieb steuerlich sauber unterscheiden.
- Private und vermietungsbezogene Kosten nicht vermischen.
- GWG-Sofortabzug und betrieblichen Sammelposten nicht verwechseln.
- Kaufnebenkosten nicht vorschnell als laufende Werbungskosten behandeln.
- Bei Renovierungen innerhalb der ersten drei Jahre nach einem Immobilienkauf die 15-%-Grenze für anschaffungsnahe Herstellungskosten mitprüfen.
- Hausgeld nicht pauschal einschließlich Erhaltungsrücklage als Werbungskosten ansetzen.
- Eigennutzung, Leerstand und Vermietungszeiten nachvollziehbar dokumentieren.
- Digitale Originalbelege und E-Rechnungen geordnet aufbewahren.
- Umsatzsteuer und Einkommensteuer getrennt beurteilen.
Dennis Josef Meseg hat Deutschland-Monteurzimmer.de gegründet und vermietete bereits vor mehr als 25 Jahren selbst Unterkünfte an Monteure, Handwerker und Berufsreisende. Aus der täglichen Praxis mit Vermietern, Gästen und Behörden
weiß er, welche Fragen im Alltag wirklich wichtig sind – von Preisen und Steuerfragen bis zu Hausordnung, Reinigung und Check-in. In seinen Ratgeberartikeln verbindet er juristische Grundlagen mit konkreten Beispielen und praxisnahen Tipps,
damit Vermieter und Mieter rechtssicher und fair zusammenarbeiten.
2007 gründete er Deutschland-Monteurzimmer.de. 2008 und 2010 kamen dann Monteurunterkunft.de und Österreich-Monteurzimmer.at hinzu.
Mit einem starken Partner erfolgreich im Internet werben.
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