Reisekostenabrechnung für Monteure und Handwerker
So sparen Sie bares Geld

Kämpfen Sie mit der korrekten Erfassung und Abrechnung Ihrer Reisekosten? Unser umfassender Ratgeber hilft Ihnen, häufige Fehler wie die unzureichende Dokumentation von Belegen und die Unkenntnis steuerrechtlicher Regelungen zu vermeiden. Erhalten Sie klare Anweisungen und praktische Tipps, um Ihre Reisekostenabrechnung effizient und fehlerfrei zu gestalten. Perfekt für Monteure und Handwerker, die ihre Reisekostenabrechnungen optimieren wollen.

Was versteht man unter Reisekosten?

Reisekosten sind alle Kosten, die im Zusammenhang mit einer beruflich Auswärtstätigkeit entstehen. Auswärtig heißt, dass Sie als Arbeitnehmer außerhalb Ihrer Wohnung und nicht an Ihrer ersten Tätigkeitsstätte tätig sind. Dazu gehören insbesondere Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwand und Reisenebenkosten.

Reisekosten können von Arbeitnehmern und Arbeitgebern geltend gemacht werden. Arbeitnehmer können Reisekosten in ihrer Steuererklärung als Werbungskosten absetzen. Arbeitgeber können Reisekosten als Betriebsausgaben absetzen.

Die Höhe der Reisekosten hängt von der Dauer und dem Umfang der Reise ab.

Was gilt als erste Tätigkeitsstätte?

Die erste Tätigkeitsstätte im Thema Reisekosten bezeichnet den Hauptarbeitsort eines Arbeitnehmers. Sie ist steuerlich relevant, da Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte als Werbungskosten absetzbar sind. Dies unterscheidet sich von Reisekosten zu anderen Einsatzorten oder Dienstreisen.

Beispiel:
Die erste Tätigkeitsstätte wäre der Ort, an dem der Monteur regelmäßig und dauerhaft arbeitet, beispielsweise ein bestimmtes Werk oder eine feste Betriebsstätte seines Arbeitgebers. Fahrten zwischen seiner Wohnung und dieser ersten Tätigkeitsstätte können als Werbungskosten in der Steuererklärung angegeben werden. Fahrten zu anderen Baustellen oder Einsatzorten gelten hingegen als Reisekosten.

Von einer ersten Tätigkeitsstätte ist auszugehen, wenn Sie als Arbeitnehmer voraussichtlich

• unbefristet,
• länger als 48 Monate oder
• für die gesamte Dauer des Arbeitsverhältnisses (bei befristeten Arbeitsverträgen) an einer solchen Tätigkeitsstätte tätig sind.

Fehlt diese arbeits- oder dienstrechtliche Festlegung oder ist diese nicht eindeutig definiert, gilt die betriebliche Einrichtung als erste Tätigkeitsstätte, an welcher Sie als Arbeitnehmer

• täglich,
• mindestens zwei volle Arbeitstage pro Woche oder
• mindestens ein Drittel Ihrer Arbeitszeit arbeiten.

Welche Fahrtkosten können Arbeitnehmer steuerlich absetzen?

Steuerlich begünstigt sind Fahrten, die Ihnen im Rahmen einer beruflichen Auswärtstätigkeit entstehen und nicht zwischen Ihrer Wohnung und Ihrer ersten Tätigkeitsstätte stattfinden. Absetzbar sind unter anderem:

• Fahrten von der Wohnung oder der ersten Tätigkeitsstätte zu einer auswärtigen Tätigkeitsstätte,
• Fahrten zwischen verschiedenen auswärtigen Tätigkeitsstätten,
• Fahrten innerhalb eines weiträumigen Arbeitsgebietes, sofern sie dieselbe Tätigkeit oder dasselbe Arbeitsverhältnis betreffen,
• Zwischenheimfahrten von einer auswärtigen Tätigkeitsstätte zur Wohnung und wieder zurück sowie
• Fahrten bei Übernachtungen während einer Einsatzwechseltätigkeit von der Wohnung zu wechselnden Einsatzorten.

Sonderfall „Sammelpunkt“

Haben Sie keine erste Tätigkeitsstätte, gibt es aber einen vom Arbeitgeber bestimmten Sammelpunkt, an dem Sie sich als Mitarbeiter einzufinden haben, um von dort aus den/die eigentlichen Einsatzort/e aufzusuchen, gelten Fahrten von Wohnung zu diesem Sammelpunkt wie Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte.

Die Fahrtkosten lassen sich daher nur über die Entfernungspauschale ansetzen.

Sonderfall „Weiträumiges Tätigkeitsgebiet“

Auch hier ist für Fahrten von der Wohnung zum Tätigkeitsgebiet die Entfernungspauschale anzusetzen. Befahren Sie als Monteur oder Handwerker das weiträumige Tätigkeitsgebiet über unterschiedliche Zugänge, dürfen Sie in Ihrer Steuererklärung die kürzeste Entfernung von Ihrer Wohnung zum nächstgelegenen Zugang geltend machen.

Zu den weiträumige Tätigkeitsgebieten zählen beispielsweise:

• Werksgelände,
• Neubaugebiete,
• Waldgebiete,
• Forstreviere und
• Flughafengelände.

Wie berechne ich Fahrtkosten?

Die Berechnung von Fahrtkosten hängt davon ab, ob die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte oder zwischen Wohnung und einer anderen Tätigkeitsstätte erfolgen.

Fahrtkosten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte

Für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte können Arbeitnehmer die Entfernungspauschale geltend machen. Die Entfernungspauschale beträgt pro Entfernungskilometer 0,30 Euro.

Die Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte wird nach der kürzesten Straßenverbindung berechnet. Die Entfernungskilometer können mit einem Navigationsgerät oder einer Kartenanwendung ermittelt werden.

Beispiel:
Die Entfernung zwischen der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte beträgt 20 Kilometer.
Die Fahrtkosten betragen daher 20 Kilometer x 0,30 Euro = 6 Euro pro Tag.

Fahrtkosten zwischen Wohnung und einer anderen Tätigkeitsstätte

Für Fahrten zwischen Wohnung und einer anderen Tätigkeitsstätte können Arbeitnehmer nur die tatsächlichen Kosten geltend machen. Die tatsächlichen Kosten sind die Kosten für die Nutzung eines Beförderungsmittels, z. B. die Kosten für Benzin, Maut, Parkgebühren oder Zugtickets.
Fallen zusötzliche Kosten wie Maut oder Parkgebühren an, können diese ebenfalls als Werbungskosten geltend gemacht werden.

Beispiel:
Die Kosten für eine Fahrt zwischen Wohnung und einer anderen Tätigkeitsstätte betragen 10 Euro.
Die Fahrtkosten betragen daher 10 Euro + (Maut etc.).

Was sind Übernachtungskosten?

Als Übernachtungskosten werden die tatsächlichen Aufwendungen bezeichnet, die Ihnen als Monteur oder Handwerker auf Montage für die Inanspruchnahme einer Unterkunft für die Übernachtung entstehen.

Wie sind Übernachtungskosten absetzbar?

Übernachtungskosten lassen sich nur als Werbungskosten absetzen, wenn Sie einen Einzelnachweis der Kosten vorlegen. Eine Pauschalierung ist nur bei Erstattung der Übernachtungskosten durch den Arbeitgeber möglich.

Eine Pauschalierung ist nur bei Erstattung von Übernachtungskosten durch den Arbeitgeber zulässig. Dieser darf Ihnen pro Übernachtung im Inland ohne Einzelnachweis 20 Euro steuerfrei erstatten. Für Übernachtungen im Ausland kann er Pauschbeträge, sogenannte Übernachtungsgelder, ansetzen.

Welche Voraussetzungen muss ich für eine Erstattung erfüllen?

Um Übernachtungskosten geltend zu machen, müssen Sie als Monteur im Rahmen Ihrer beruflichen Tätigkeit länger als 24 Stunden von Ihrem Wohnort entfernt sein. Zudem muss gewährleistet sein, dass Ihr Arbeitgeber Ihnen keine günstigere Unterbringungsmöglichkeit zur Verfügung stellen kann.

Bei längerfristigen Montagetätigkeiten sind nach 48 Monaten die Unterbringungskosten nur noch in einer maximalen Höhe von 1.000 Euro pro Monat abzugs- bzw. erstattungsfähig. Dies gilt auch, wenn Sie dieselbe Tätigkeitsstätte nicht an jedem Arbeitstag, sondern regelmäßig ein- oder mehrmals pro Woche aufsuchen.

Unterbrechen Sie die Beschäftigung an dieser Tätigkeitsstätte für mindestens sechs Monate, führt dies zu einem Neubeginn der 48-Monats-Frist. Weshalb die Unterbrechung stattfindet, ist nicht von Bedeutung.

Finden sich neben der Beherbergungsleistung auf der Rechnung Nebenleistungen in Form eines Sammelpostens (z. B. „Business-Package“), ist die Kürzung auf diesen anzuwenden.

Was sind Reisenebenkosten?

Reisenebenkosten sind alle Kosten, die im Zusammenhang mit einer Reise entstehen, aber nicht den Fahrt-, Verpflegungs- oder Übernachtungskosten zugeordnet werden können. Dazu gehören z. B. die Kosten von Telefongesprächen, Internetzugang oder Parkgebühren.

Reisenebenkosten können von Arbeitnehmern und Arbeitgebern geltend gemacht werden. Arbeitnehmer können Reisenebenkosten in ihrer Steuererklärung als Werbungskosten absetzen. Arbeitgeber können Reisenebenkosten als Betriebsausgaben absetzen.

In den Bereich der Reisenebenkosten fallen folgende Aufwendungen:

• Garagen- und Parkplatzgebühren,
• Kosten für Gepäckbeförderung, -aufbewahrung und -versicherung,
• Eintrittskarten und Kosten für Kataloge von Ausstellungen und Messen,
• Mautgebühren sowie
• berufliche Telefonkosten.

Bei beruflichen Auslandsreisen werden im Einzelfall anerkannt:

• Kosten für ärztliche Zeugnisse und notwendige Impfungen,
• Kosten für Zollpapiere und Visa sowie
• Reisekrankenversicherungsbeiträge.

Wann gilt die Tätigkeit als Geschäftsreise?

Um eine betrieblich veranlasste Geschäftsreise handelt es sich, wenn Sie als Handwerker zeitweilig außerhalb Ihrer Wohnung oder Betriebsstätte tätig sind.

Als Betriebsstätte gilt hierbei jeder von Ihrer Wohnung getrennte Beschäftigungsort, an welchem Sie die Tätigkeit dauerhaft ausüben. Räumlichkeiten, die zum eigenen Wohnhaus gehören, zählen unabhängig von ihrer beruflichen oder betrieblichen Nutzung nicht als Betriebsstätte.

Haben Sie als Handwerker im Rahmen eines Dienstvertrages keine eigene Betriebsstätte? Dann gilt der Standort des Auftraggebers, an oder von dem aus Sie die steuerlich relevanten Leistungen dauerhaft erbringen, als Betriebsstätte. Ansetzen können Sie in diesem Fall lediglich die Entfernungspauschale für regelmäßige Fahrten zu Ihrem einzigen Auftraggeber.

Als betrieblich veranlasst erkennt das Finanzamt an:

• Besuche bei Kunden,
• die Teilnahme an Tagungen oder Messen (HWK oder IHK) oder,
• die Teilnahme an Fortbildungskongressen.

Abzugsfähige Kosten

Im Grunde gelten für eigenständige Handwerker auf Montage dieselben Prinzipien wie für angestellte Monteure. Genau wie diese können Sie Fahrtkosten, Verpflegungspauschalen, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten geltend machen.

Bei Fahrten von Ihrer Wohnung zur ersten Betriebsstätte lässt sich die Entfernungspauschale ansetzen. Für alle anderen Fahrten sind, sofern es sich um Ihr Privatfahrzeug handelt, die tatsächlich entstandenen Kosten oder die Fahrtkostenpauschale anzusetzen. Bei Verwendung eines Betriebs-Pkw gilt dies nicht.

Ein pauschaler Ansatz der Übernachtungskosten ist nicht zulässig. Diese machen Sie grundsätzlich in tatsächlicher Höhe geltend. Für die Verpflegung dürfen Sie als selbstständiger Handwerker hingegen nur die Verpflegungspauschale ansetzen.

Für Rechnungen, die den Preis für die Verpflegung nicht extra ausweisen, gilt eine Kürzung der Verpflegungspauschale. Um 4,80 Euro für ein Frühstück und um je 9,60 Euro für ein Mittag- oder Abendessen.

Die Pauschalen müssen Sie nicht kürzen, wenn ein Geschäftspartner Sie als Selbstständigen zum Essen einlädt oder Sie selbst einen Geschäftspartner einladen. Gleiches gilt, wenn Ihnen ein Dritter eine Mahlzeit billiger oder unentgeltlich zur Verfügung stellt.

Vorsteuerabzug aus tatsächlichen Kosten

Als selbstständiger Handwerker ist es Ihnen erlaubt, die Vorsteuer aus den tatsächlichen Aufwendungen für Übernachtung und Verpflegung anzusetzen. Dafür brauchen Sie eine auf Sie ausgestellte Rechnung, auf welcher der Umsatzsteuerbetrag verzeichnet ist (nur bei Rechnungen von mehr als 150 Euro).

Kosten bei Montagetätigkeiten im Ausland

Bei Auslandsreisen dürfen Sie als selbstständiger Handwerker keine Pauschalen abziehen, sondern nur die tatsächlichen Übernachtungskosten. Enthält der auf der Rechnung ausgewiesene Übernachtungspreis das Frühstück oder Service-Pauschalen, müssen Sie diese herausrechnen.

Für die Verpflegungskosten gelten auch bei Auslandsreisen Pauschalbeträge, die abhängig vom jeweiligen Land variieren.

Was gilt, wenn Ihr Kunde die Reisekosten übernimmt?

In vielen Fällen übernehmen Kunden die Reisekosten und verlangen von Ihnen dafür die Originalbelege als Nachweis sowie die Angabe der Auslagen in der Rechnung. Das ist nicht zulässig.

Stattdessen empfiehlt es sich, in der Rechnung den Nettobetrag der Auslagen anzugeben und darauf zusätzlich Umsatzsteuer zu berechnen, ohne die Originalbelege herzugeben. Bei Bedarf fertigen Sie Kopien an und händigen sie dem Kunden aus.

Achtung: Bei Reisen ins Ausland überprüfen die Finanzämter genau, ob betriebliche Gründe vorlagen, und fordern Belege. Es ist ratsam, sämtliche Unterlagen aufzubewahren, welche den beruflichen Zweck des Auslandsaufenthalts bestätigen. Bei gemischt veranlassten Reisen erfolgt eine Aufteilung in einen privaten und einen betrieblichen Anteil.