Artikel drucken / herunterladen

Reisekosten und Verpflegungsmehraufwand bei Monteuren und Handwerkern auf Montage - Berufliche Auswärtstätigkeit von Monteuren und angestellten Handwerkern

Wenn Sie beruflich viel unterwegs sind, können Sie erhöhte Ausgaben für Reisekosten, das heißt für Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Verpflegungsmehraufwand, steuerlich geltend machen. Dies gilt sowohl für Monteure und Handwerker auf Montage als auch für Berufsreisende und Messebesucher. Erfüllen Sie die Voraussetzungen, damit der Fiskus die Abzugsfähigkeit anerkennt?

Zurück zur Übersicht

Reisekosten auf Montage Verpflegungsmehraufwand

Wann handelt es sich um eine berufliche Auswärtstätigkeit?

Um eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit handelt es sich, wenn Sie als Arbeitnehmer zeitweilig weder innerhalb Ihrer Wohnung noch an Ihrer ersten Tätigkeitsstätte arbeiten. Gleiches gilt, wenn Sie auf einem Fahrzeug tätig sind oder es keine erste Tätigkeitsstätte gibt.

Was gilt als erste Tätigkeitsstätte?

Als erste Tätigkeitsstätte gelten außerhalb der Wohnung befindliche betriebliche Einrichtungen des Arbeitgebers, eines von diesem bestimmten Dritten (z. B. ein Kunde) oder eines verbundenen Unternehmens (z. B. Firmen im selben Konzern). Tätigkeitsgebiete ohne ortsfeste Einrichtungen, Fahrzeuge, Schiffe und Flugzeuge sind keine Tätigkeitsstätten.

Reisekosten auf Montage Arbeitsstaette Großbaustelle Tätigkeitsstätte

Allerdings hat die Finanzverwaltung festgelegt, dass auch die für Großbaustellen typischen Baucontainer ortsfeste Einrichtungen darstellen, sofern sie längerfristig an ein und demselben Platz stehen.

Sind Sie als Monteur oder Handwerker an mehreren Arbeitsstellen tätig, legt Ihr Arbeitgeber fest, welche davon die „erste“ ist.

Von einer ersten Tätigkeitsstätte ist auszugehen, wenn Sie als Arbeitnehmer voraussichtlich:

  • unbefristet,
  • länger als 48 Monate oder
  • für die gesamte Dauer des Arbeitsverhältnisses (bei befristeten Arbeitsverträgen) an einer solchen Tätigkeitsstätte tätig sind.

Fehlt diese arbeits- oder dienstrechtliche Festlegung oder ist diese nicht eindeutig definiert, gilt die betriebliche Einrichtung als erste Tätigkeitsstätte, an welcher Sie als Arbeitnehmer:

  • täglich,
  • mindestens zwei volle Arbeitstage pro Woche oder
  • mindestens ein Drittel Ihrer Arbeitszeit arbeiten.

Das regelmäßige Aufsuchen einer betrieblichen Einrichtung, um beispielsweise ein Kundendienstfahrzeug, Material oder Stundenzettel abzuholen oder abzugeben, genügt nicht und ist somit nicht relevant für die Festlegung als erste Tätigkeitsstätte.

Welche Fahrtkosten können Sie als Arbeitnehmer steuerlich absetzen?

Steuerlich begünstigt sind Fahrten, die Ihnen im Rahmen einer beruflichen Auswärtstätigkeit entstehen und nicht zwischen Ihrer Wohnung und Ihrer ersten Tätigkeitsstätte stattfinden. Absetzbar sind unter anderem:

Reisekosten auf Montage Taxi Auto Flugzeug Bahn

  • Fahrten von der Wohnung oder der ersten Tätigkeitsstätte zu einer auswärtigen Tätigkeitsstätte,
  • Fahrten zwischen verschiedenen auswärtigen Tätigkeitsstätten,
  • Fahrten innerhalb eines weiträumigen Arbeitsgebietes, sofern sie dieselbe Tätigkeit oder dasselbe Arbeitsverhältnis betreffen,
  • Zwischenheimfahrten von einer auswärtigen Tätigkeitsstätte zur Wohnung und wieder zurück sowie
  • Fahrten bei Übernachtungen während einer Einsatzwechseltätigkeit von der Wohnung zu wechselnden Einsatzorten.

Sonderfall „Sammelpunkt“

Haben Sie keine erste Tätigkeitsstätte, gibt es aber einen vom Arbeitgeber bestimmten Sammelpunkt, an dem Sie sich als Mitarbeiter einzufinden haben, um von dort aus den/die eigentlichen Einsatzort/e aufzusuchen, gelten Fahrten von Wohnung zu diesem Sammelpunkt wie Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte. Die Fahrtkosten lassen sich daher nur über die Entfernungspauschale ansetzen.

Sonderfall „Weiträumiges Tätigkeitsgebiet“

Auch hier ist für Fahrten von der Wohnung zum Tätigkeitsgebiet die Entfernungspauschale anzusetzen. Befahren Sie als Monteur oder Handwerker das weiträumige Tätigkeitsgebiet über unterschiedliche Zugänge, dürfen Sie in Ihrer Steuererklärung die kürzeste Entfernung von Ihrer Wohnung zum nächstgelegenen Zugang geltend machen.

Zu den weiträumige Tätigkeitsgebieten zählen beispielsweise:

  • Werksgelände,
  • Neubaugebiete,
  • Waldgebiete,
  • Forstreviere und
  • Flughafengelände.

Wie berechnen Sie die Fahrtkosten?

Durch eine Montagetätigkeit veranlasste Reisekosten sind in voller Höhe steuerlich anrechenbar. Dies gilt sowohl für die durch die Benutzung Ihres eigenen Fahrzeugs entstandenen Aufwendungen als auch für Kosten für öffentliche Verkehrsmittel (Bahn, Bus, Taxi, Flugzeug).

Reisekosten auf Montage Berechnung der Reisekosten

Wer mit dem eigenen Kfz fährt, kann die Höhe seiner Aufwendungen folgendermaßen ermitteln:

  • Anteilige Gesamtkosten:
    Hierzu ermitteln Sie alle während des letzten Jahres entstandenen Fahrzeugkosten (Betriebskosten, Wartung und Reparatur, Unterstellkosten, Versicherung, Steuern, Abschreibungen) im Verhältnis der Gesamtfahrleistung zu den Dienstreisekilometern. Nicht einzurechnen sind Parkgebühren, Maut, Ordnungswidrigkeiten und andere Nebenkosten.

    Vereinfachend ist es Ihnen möglich, innerhalb eines Jahres einen individuellen Kilometersatz auf Basis von Gesamtkosten und Gesamtkilometern zu ermitteln. Hierfür legen Sie einen Zeitraum von mindestens zwölf Monaten zugrunde. Diesen Satz wenden Sie solange an, wie sich die Verhältnisse nicht signifikant ändern.

  • Pauschbeträge
    Statt der tatsächlichen Kosten setzen Sie einen Pauschbetrag von 0,30 Euro pro gefahrenen Kilometer an.

    Achtung: Zahlt Ihr Arbeitgeber einen Fahrkostenzuschuss, beachten Sie Nachweis- und Belegpflichten.

Was ist der Verpflegungsmehraufwand?

Beim Verpflegungsmehraufwand handelt es sich um zusätzliche Kosten für die Verpflegung, die Sie als Monteur oder Handwerker auf Montage während Ihrer beruflich bedingten Auswärtstätigkeit zu tragen haben. Diesen Mehraufwand können Sie als Arbeitnehmer als Werbungskosten geltend machen. Hierfür sieht das deutsche Reisekostenrecht Pauschalbeträge vor.

Verpflegungspauschale für Montagetätigkeiten und Dienstreisen im Inland

Als Arbeitnehmer, der im Außendienst tätig ist, können Sie seit dem 1. Januar 2014 eine Verpflegungspauschale von 12 Euro pro Tag als Werbungskosten geltend machen. Dies ist der Fall sofern Ihre Abwesenheit von zu Hause oder der ersten Tätigkeitsstätte mehr als acht Stunden beträgt.

Reisekosten auf Montage Verpflegungsmehraufwand

Bei einer mehrtägigen Abwesenheit (mit Übernachtung) gibt es am An- und Abreisetag je 12 Euro und an den dazwischenliegenden Tagen je 24 Euro. Ob die Verpflegungskosten wirklich so hoch waren, spielt keine Rolle. Maßgeblich ist allein Ihre Abwesenheitsdauer.

Diese Verpflegungspauschale ist auf drei Monate begrenzt. Unterbrechen Sie die Außendiensttätigkeit für vier Wochen, beginnt die Drei-Monats-Frist neu. Der Grund für die Unterbrechung ist nicht relevant, es zählt lediglich die Unterbrechungsdauer.

Verpflegungspauschalen bei Montagetätigkeiten und Dienstreisen im Ausland

Für eine Auslandsmontage kommen vom Zielland abhängige Pauschalbeträge zum Tragen, wobei Sie als Arbeitnehmer dieselben Voraussetzungen wie bei inländischen Pauschalen erfüllen müssen. Bei Durchreisen errechnet sich der Pauschbetrag nach dem Ort, welchen Sie vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreicht haben.

Bei mehrtägigen Auslandstätigkeiten gilt für den Abreisetag der inländische Pauschalbetrag. Für eintägige Reisen ins Ausland und für die Rückreise ins Inland nach mehrtägigen Reisen die Pauschale des letzten Tätigkeitsortes außerhalb Deutschlands.

Verpflegung durch den Arbeitgeber oder einen von diesem beauftragten Dritten


Reisekosten auf Montage Catering

Wenn Ihr Arbeitgeber Sie als Monteur während Ihrer beruflichen Auswärtstätigkeit verpflegt, können Sie in Ihren Werbungskosten keine Verpflegungspauschale ansetzen.

Arbeitnehmern, denen der Arbeitgeber oder ein von diesem veranlasster Dritter eine Mahlzeit zur Verfügung stellt, kürzt der Fiskus den Werbekostenabzug tageweise um:

  • 20 Prozent für ein Frühstück und
  • je 40 Prozent für ein Mittag- und Abendessen

der für eine 24-stündige Abwesenheit geltenden Verpflegungspauschale. Dies entspricht einer Kürzung um 4,80 Euro für das Frühstück und je 9,60 Euro für das Mittag- und Abendessen. Die Kürzung ist auch dann wirksam, wenn Sie als Arbeitnehmer dieses Verpflegungsangebot nicht in Anspruch nehmen.

Die Kürzung tritt nur in Kraft, wenn es sich bei der bereitgestellten Mahlzeit um ein Frühstück, Mittag- oder Abendessen handelt. Das gilt auch für die im Flugzeug, auf einem Schiff oder im Zug im Rahmen der Beförderung kostenlos angebotenen Speisen. Sofern Ihr Arbeitgeber die Rechnung für das Beförderungsticket bezahlt. Snacks, Chipstüten, Salzgebäck, Müsliriegel, Schokowaffeln oder vergleichbare Knabbereien zählen nicht dazu, wie die Finanzverwaltung im Mai 2015 klarstellte.

Wenn Sie für die Verpflegung eine steuerfreie Erstattung vom Arbeitgeber erhalten, können Sie den Werbungskostenabzug grundsätzlich nicht in Anspruch nehmen.

Was sind Übernachtungskosten?

Als Übernachtungskosten werden die tatsächlichen Aufwendungen bezeichnet, die Ihnen als Monteur oder Handwerker auf Montage für die Inanspruchnahme einer Unterkunft für die Übernachtung entstehen.

Wie sind Übernachtungskosten absetzbar?

Übernachtungskosten lassen sich nur als Werbungskosten absetzen, wenn Sie einen Einzelnachweis der Kosten vorlegen. Eine Pauschalierung ist nur bei Erstattung der Übernachtungskosten durch den Arbeitgeber möglich.

Sämtliche Kosten und Aufwendungen sind durch Rechnungen, Quittungen oder Belege nachzuweisen, sonst erkennen die Finanzbehörden sie nicht an. Eine Pauschalierung ist nur bei Erstattung von Übernachtungskosten durch den Arbeitgeber zulässig. Dieser darf Ihnen pro Übernachtung im Inland ohne Einzelnachweis 20 Euro steuerfrei erstatten. Für Übernachtungen im Ausland kann er Pauschbeträge, sogenannte Übernachtungsgelder, ansetzen.

Reisekosten auf Montage Übernachtungskosten

Welche Voraussetzungen müssen Sie für eine Erstattung erfüllen?

Um Übernachtungskosten geltend zu machen, müssen Sie als Monteur im Rahmen Ihrer beruflichen Tätigkeit länger als 24 Stunden von Ihrem Wohnort entfernt sein. Zudem muss gewährleistet sein, dass Ihr Arbeitgeber Ihnen keine günstigere Unterbringungsmöglichkeit zur Verfügung stellen kann.

Bei längerfristigen Montagetätigkeiten sind nach 48 Monaten die Unterbringungskosten nur noch in einer maximalen Höhe von 1.000 Euro pro Monat abzugs- bzw. erstattungsfähig. Dies gilt auch, wenn Sie dieselbe Tätigkeitsstätte nicht an jedem Arbeitstag, sondern regelmäßig ein- oder mehrmals pro Woche aufsuchen. Unterbrechen Sie die Beschäftigung an dieser Tätigkeitsstätte für mindestens sechs Monate, führt dies zu einem Neubeginn der 48-Monats-Frist. Weshalb die Unterbrechung stattfindet, ist nicht von Bedeutung.

Achtung: Sind in einer Monteurzimmer-Rechnung Unterkunft und Frühstück als Gesamtpreis ausgewiesen und lässt sich der Frühstückspreis nicht feststellen? Dann erfolgt eine pauschale Kürzung der Reisekosten – im Inland um 4,8 Euro, im Ausland um den für das jeweilige Land üblichen Betrag.

Finden sich neben der Beherbergungsleistung auf der Rechnung Nebenleistungen in Form eines Sammelpostens (z. B. „Business-Package“), ist die Kürzung auf diesen anzuwenden.

Was sind Reisenebenkosten?

In den Bereich der Reisenebenkosten fallen folgende Aufwendungen:

  • Garagen- und Parkplatzgebühren,
  • Kosten für Gepäckbeförderung, -aufbewahrung und -versicherung,
  • Eintrittskarten und Kosten für Kataloge von Ausstellungen und Messen,
  • Mautgebühren sowie
  • berufliche Telefonkosten.

Bei beruflichen Auslandsreisen werden im Einzelfall anerkannt:

  • Kosten für ärztliche Zeugnisse und notwendige Impfungen,
  • Kosten für Zollpapiere und Visa sowie
  • Reisekrankenversicherungsbeiträge.

Hinweis: Es empfiehlt sich, alle Belege zu sammeln und gemeinsam mit der Steuererklärung einzureichen. Sind für einzelne Reisenebenkosten keine Belege vorhanden, ist es ratsam, Eigenbelege mit Datum, Ort, Art und Betrag der Kosten anzufertigen. Diese werden von einigen Finanzämtern anerkannt.

Montagetätigkeiten selbstständiger Handwerker - Wann gilt die Tätigkeit als Geschäftsreise?

Um eine betrieblich veranlasste Geschäftsreise handelt es sich, wenn Sie als Handwerker zeitweilig außerhalb Ihrer Wohnung oder Betriebsstätte tätig sind.

Als Betriebsstätte gilt hierbei jeder von Ihrer Wohnung getrennte Beschäftigungsort, an welchem Sie die Tätigkeit dauerhaft ausüben. Räumlichkeiten, die zum eigenen Wohnhaus gehören, zählen unabhängig von ihrer beruflichen oder betrieblichen Nutzung nicht als Betriebsstätte.

Reisekosten auf Montage Geschäftsreise

Haben Sie als Handwerker im Rahmen eines Dienstvertrages keine eigene Betriebsstätte? Dann gilt der Standort des Auftraggebers, an oder von dem aus Sie die steuerlich relevanten Leistungen dauerhaft erbringen, als Betriebsstätte. Ansetzen können Sie in diesem Fall lediglich die Entfernungspauschale für regelmäßige Fahrten zu Ihrem einzigen Auftraggeber.

Als betrieblich veranlasst erkennt das Finanzamt an:

  • Besuche bei Kunden,
  • die Teilnahme an Tagungen oder Messen (HWK oder IHK) oder,
  • die Teilnahme an Fortbildungskongressen.

Abzugsfähige Kosten

Im Grunde gelten für eigenständige Handwerker auf Montage dieselben Prinzipien wie für angestellte Monteure. Genau wie diese können Sie Fahrtkosten, Verpflegungspauschalen, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten geltend machen. Bei Fahrten von Ihrer Wohnung zur ersten Betriebsstätte lässt sich die Entfernungspauschale ansetzen. Für alle anderen Fahrten sind, sofern es sich um Ihr Privatfahrzeug handelt, die tatsächlich entstandenen Kosten oder die Fahrtkostenpauschale anzusetzen. Bei Verwendung eines Betriebs-Pkw gilt dies nicht.

Ein pauschaler Ansatz der Übernachtungskosten ist nicht zulässig. Diese machen Sie grundsätzlich in tatsächlicher Höhe geltend. Für die Verpflegung dürfen Sie als selbstständiger Handwerker hingegen nur die Verpflegungspauschale ansetzen. Für Rechnungen, die den Preis für die Verpflegung nicht extra ausweisen, gilt eine Kürzung der Verpflegungspauschale. Um 4,80 Euro für ein Frühstück und um je 9,60 Euro für ein Mittag- oder Abendessen.

Reisekosten auf Montage EURO Kosten

Die Pauschalen müssen Sie nicht kürzen, wenn ein Geschäftspartner Sie als Selbstständigen zum Essen einlädt oder Sie selbst einen Geschäftspartner einladen. Gleiches gilt, wenn Ihnen ein Dritter eine Mahlzeit billiger oder unentgeltlich zur Verfügung stellt.

Vorsteuerabzug aus tatsächlichen Kosten

Als selbstständiger Handwerker ist es Ihnen erlaubt, die Vorsteuer aus den tatsächlichen Aufwendungen für Übernachtung und Verpflegung anzusetzen. Dafür brauchen Sie eine auf Sie ausgestellte Rechnung, auf welcher der Umsatzsteuerbetrag verzeichnet ist (nur bei Rechnungen von mehr als 150 Euro).

Kosten bei Montagetätigkeiten im Ausland

Bei Auslandsreisen dürfen Sie als selbstständiger Handwerker keine Pauschalen abziehen, sondern nur die tatsächlichen Übernachtungskosten. Enthält der auf der Rechnung ausgewiesene Übernachtungspreis das Frühstück oder Service-Pauschalen, müssen Sie diese herausrechnen. Für die Verpflegungskosten gelten auch bei Auslandsreisen Pauschalbeträge, die abhängig vom jeweiligen Land variieren.

Was gilt, wenn Ihr Kunde die Reisekosten übernimmt?

In vielen Fällen übernehmen Kunden die Reisekosten und verlangen von Ihnen dafür die Originalbelege als Nachweis sowie die Angabe der Auslagen in der Rechnung. Das ist nicht zulässig. Stattdessen empfiehlt es sich, in der Rechnung den Nettobetrag der Auslagen anzugeben und darauf zusätzlich Umsatzsteuer zu berechnen, ohne die Originalbelege herzugeben. Bei Bedarf fertigen Sie Kopien an und händigen sie dem Kunden aus.

Achtung: Bei Reisen ins Ausland überprüfen die Finanzämter genau, ob betriebliche Gründe vorlagen, und fordern Belege. Es ist ratsam, sämtliche Unterlagen aufzubewahren, welche den beruflichen Zweck des Auslandsaufenthalts bestätigen. Bei gemischt veranlassten Reisen erfolgt eine Aufteilung in einen privaten und einen betrieblichen Anteil.

Rechtsgrundlagen zu den wichtigsten Regelungen im Reisekostenrecht

Wenn Sie sich eingehender über die geltenden Vorschriften informieren möchten, finden Sie die entsprechenden Texte auf dieser Seite des Bundesverwaltungsamtes.



Excel Reisekosten Vorlage

Reisekosten


Bewertungen für Deutschland-Monteurzimmer.de
eKomi-Bewertung: Ø 4.7 von 5 Sternen aus 140 Stimme(n)
zuletzt aktualisiert: 25.07.2018

4,7 Sterne Bewertung

feedback feedback