Übergabeprotokoll für Unterkünften
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Ein detailliertes Übergabeprotokoll ist für die Vermietung von Monteurzimmern und Ferienwohnungen unerlässlich, um Zustand und Inventar genau festzuhalten. Dieses Dokument spielt eine zentrale Rolle beim Schutz von Vermieter und Mieter vor möglichen Konflikten über Schäden oder fehlende Ausstattung. Es enthält Angaben zu Zustand der Räume, Möbel und Geräte bei der Übergabe und sollte durch Fotos ergänzt werden, um die Beweislage im Streitfall zu stärken.

Übergabe von Ferienwohnung oder Monteurzimmer - Sicherheit für alle Beteiligten

Als Vermieter bemühen Sie sich, die Ferienwohnung oder das Monteurzimmer in einem sauberen, funktionsfähigen und wohnlichen Eindruck an den Gast zu übergeben.

Reist dieser nach einigen Tagen oder Wochen ab, hat sich der einst positive Charme der Räumlichkeiten oft ins Negative umgekehrt: Der Teppich verschmutzt, das benutzte Geschirr nicht gereinigt, eventuell finden Sie Defekte an Möbeln.

Der Mieter, der die Schäden ausgelöst hat, ist nicht mehr greifbar. Als Eigentümer der Immobilie fürchten Sie, auf den Kosten für die Säuberung und die Reparatur der Mängel sitzen zu bleiben.

Für solche Fälle rät der Mieterbund zur Anfertigung eines Übergabeprotokolls. Damit wird der Ist-Zustand des Zimmers mit dem Soll-Zustand verglichen.

Durch die gemeinsame Begehung und Besichtigung aller Räume vergewissern sich der Mieter und Sie als Vermieter gleichermaßen, dass die Einrichtung ordnungsgemäß funktioniert, alle Verunreinigungen entfernt und Mängel behoben wurden.

Kurzum: Die Wohnung soll an Sie als Gastgeber in der gleichen Form übergeben werden, wie Sie sie dem Gast zur Verfügung gestellt haben.

Bei etwaigen Rechtsstreitigkeiten zu einem späteren Zeitpunkt kommt dem Protokoll dank der sich darauf befindenden Unterschriften eine hohe Aussagekraft zu, die einem Beweisstück entspricht.

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Allgemeines zum Übergabeprotokoll

Damit das Übergabeprotokoll eine juristische Relevanz erlangt, müssen besondere Eigenschaften des Dokuments vorliegen. Erst damit wird gewährleistet, dass Sie das Schriftstück zur Übermittlung einer beglaubigten Erklärung nutzen können – und es somit rechtlich gesehen den Status einer Urkunde erlangt.

Das ist vor allem wichtig, um die Beweiskraft in einem späteren Verfahren – gerichtlich oder außergerichtlich – optimal zu nutzen. Liegen formale oder inhaltliche Mängel vor, ist ein solches Protokoll anfechtbar oder ungültig. Ihre angestrebte Sicherheit als Vermieter wäre nicht mehr gegeben.

Äußerlich gleicht das Übergabeprotokoll einer Checkliste. Auf einer oder mehreren Seiten listen Sie alle vorhandenen Räumlichkeiten und deren Einrichtung auf.

Ratsam ist es, den gewünschten dem tatsächlichen Zustand der Ausstattung gegenüberzustellen. Das gesamte Dokument wird nach der Anfertigung durch Mieter und Sie gleichermaßen unterzeichnet. Ebenso vermerken beide Abweichungen der Sichtweisen.

Die Ergänzung durch Foto- und Videoaufnahmen ist möglich, um die Beweiskraft in einem Streit zu erhöhen.

Es existiert keine gesetzliche Vorgabe, ein solches Übergabeprotokoll zu erstellen. Der Deutsche Mieterbund rät dennoch zur Anfertigung – auch, wenn damit ein zeitlicher Aufwand verbunden ist.

Empfehlenswert ist, ein derartiges Dokument sowohl beim Einzug als auch bei der Abreise des Mieters anzufertigen. Auf diese Weise lässt sich ideal erfassen, in welchem Zustand sich die Ferienwohnung oder das Monteurzimmer zu beiden Zeitpunkten befunden hat. Leugnen der Verunreinigung oder des defekten Spiegels durch den Gast ist kaum vorstellbar.

Widmen Sie dem Zusammenstellen der Liste ein hohes Maß an Sorgfalt, um beiden Parteien eine optimale Rechtssicherheit zu gewähren. Je nach Größe der Immobilie nimmt die Begehung einige Minuten in Anspruch, ehe Sie die Räumlichkeiten guten Gewissens übergeben.

Formale Anforderungen an das Übergabeprotokoll

Dem Dokument kommt im Streitfall eine hohe Bedeutung zu. Achten Sie darauf, Fehler in der Form zu vermeiden.

Zunächst gilt es, die Personalien – Name und Anschrift – sowohl des Mieters als auch Ihre auf dem Übergabeprotokoll zu vermerken. Die Ausweisnummer oder ein Kontakt per Telefon und Mail können Sie notieren, sie sind rechtlich aber nicht erforderlich.

Nennen Sie die Daten möglicher Zeugen, sofern Sie oder Ihr Gast für die Begehung eine dritte Partei hinzuziehen. Sämtliche Beteiligten sind namentlich aufzuführen.

An zweiter Stelle nennen Sie das Objekt. Von diesem ist die genaue Adresse festzuhalten. Handelt es sich um eine Immobilie mit mehreren Eingängen, Etagen und Wohneinheiten, erwähnen Sie etwaige Zusätze der Anschrift.

Anhand des Protokolls muss ein unbeteiligter Dritter – ein Richter oder Sachverständiger – in der Lage sein, die Räumlichkeiten zu finden. Relevant wird diese Maßnahme, wenn Sie ein Verwechseln mit anderen Wohnungen vermeiden wollen.

Im Zweifelsfall vermerken Sie vorliegende Besonderheiten der Zimmer, der Eingangstür oder des Aufganges.

Idealerweise notieren Sie zu dem Datum die Zeit auf die Minute genau.

Neben dem eigentlichen Inhalt, wird der Zeitpunkt der Übergabe fixiert. Sie erfassen ihn entsprechend der Anreise und des Auszuges. Die herrschende Meinung der Rechtswissenschaft ist der Ansicht, dass das Datum als solches genügt – einige Gerichte drängten in früheren Verfahren auch auf das Vorliegen der jeweiligen Stunde des Tages.

Zum Abschluss unterzeichnen beide Parteien – sofern ein Zeuge anwesend ist, auch dieser – das Übergabeprotokoll. Sie akzeptieren mit der Signatur die in dem Dokument hinterlegten Aussagen und sind für deren Richtigkeit verantwortlich.

Der Inhalt des Protokolls

Grundsätzlich empfiehlt es sich, die Urkunde mit einer allgemeinen – knappen – Ausführung zu den jeweiligen Zimmern zu beginnen.

In welchem Zustand befinden sich diese gegenwärtig, wann wurden sie zuletzt renoviert oder saniert, handelt es sich um eine Raucher- oder eine Nichtraucherwohnung? Häufig gibt der erfasste Gesamteindruck trotz seiner kurzen Form einen hinreichenden Aufschluss darüber, welche durchschnittlichen Eigenschaften die Immobilie bietet.

In einer Raucherwohnung ist nicht mehr aufzulisten, dass die einst weiße Wandfarbe zu einem Gelbton neigt oder dass es zu geruchlich wahrnehmbaren Rauchablagerungen kommt.

Nachfolgend nennen Sie jeden einzelnen Raum mitsamt seiner Ausstattung und gegenwärtigen Zustandes. Üblicherweise reicht eine knappe Charakterisierung aus.

Hotels neigen dazu, eine Auflistung aller in dem Zimmer befindlichen Gegenstände vorzunehmen und etwaige Mängel oder Verunreinigungen zu erwähnen. Hier prüfen Sie im Einzelfall, ob sich ein solcher Aufwand lohnt.

Sinnvoll erscheint es, zumindest jede Besonderheit und jedes Abweichen von der Norm zu vermerken. Den Riss im Spiegelglas oder den erkennbaren Rotweinfleck auf dem Teppich dürfen Sie bei der Erstellung des Dokumentes nicht ignorieren.

Ebenfalls aufzuführen sind die Stände des Wasser-, Strom- und Gaszählers. Jedenfalls, wenn Sie dem Gast die Nutzung nicht kostenfrei anbieten oder pauschal in Rechnung stellen.

Gibt es für das gesamte Haus lediglich einen Zähler, der alle Wohnungen umfasst, ist ein Abgleich jedoch schwierig. Der Deutsche Mieterbund rät darüber hinaus, die Anzahl der übergebenen Schlüssel für die Wohnung sowie die gesamte Immobilie zu erwähnen.

Gestalten Sie das Übergabeprotokoll derart, dass ein unbeteiligter Dritter einen genauen Aufschluss über den Zustand und den Inhalt der Räumlichkeiten erlangen kann.

Der optische Eindruck genügt nicht

Erfahrungsgemäß ergeben sich trotz wortreicher Ausführungen zum Zustand der Wohnung teilweise immer noch Rechtsstreitigkeiten. Das ist insbesondere bei den nicht sichtbaren Mängeln vorstellbar.

Neben dem reinen Blick betasten Sie auch die Wände: Liegen Feuchtigkeitsflecken und Kältebrücken vor? Ebenso öffnen Sie den Wasserhahn und prüfen ihn auf seine Funktionstüchtigkeit. Laufen das Radio und der Fernseher erwartungsgemäß?

Je sorgfältiger Sie als Gastgeber die Räumlichkeiten inspizieren, desto eher sind Sie bei späteren Streitfällen gewappnet. Entsprechend erfolgt jede Begehung mit aller Gewissenhaftigkeit.

Ratsam ist es, während der Überprüfung der Räume Fotoaufnahmen zu erstellen. Das gilt zunächst für alle Abweichungen des normalerweise zu erwartenden Zustandes. Der Rotweinfleck auf dem Teppich oder der Riss im Spiegelglas wären typische Beispiele.

Dass Makel beim Einzug vorlagen, lässt sich zwar im Protokoll vermerken. Wie groß diese ausfielen und wie intensiv sie den Blick des Betrachters oder die Funktionsfähigkeit für den Anwender beeinträchtigen, lässt sich mit Fotos aber besser dokumentieren.

Auch Videoaufnahmen unterstützen die Beweiskraft der Urkunde, wobei Sie hier auf eine optimale Beleuchtung achten, da diese den Eindruck der Aufnahmen verändert.

Es gilt, dass sowohl Sie als auch Ihr Mieter von dem Übergabeprotokoll eine Ausfertigung erhalten. Für Video- und Fotomaterial greift eine Ausnahme. Fertigt der Gast Fotos an, ist er Ihnen als Gastgeber nicht zur Herausgabe derselben oder zur Erstellung von Kopien verpflichtet.

Beide Parteien setzen die Medien zu ihrer eigenen Sicherheit ein und heften sie individuell an ihr Übergabeprotokoll an. Sie wären damit in einem späteren Rechtsstreit freiwillig angehalten, derartige Beweismittel zu verwenden. Ob sie das tun, obliegt ihnen alleine.

Die Macht der Details

Der erwähnte Rotweinfleck und das gerissene Spiegelglas verdeutlichen, dass es bezüglich eines Defektes oder einer Verunreinigung zu unterschiedlichen Ansichten kommt. Beeinträchtigen diese das Empfinden des Gastes? Stören sie dessen Alltag?

Erfahrungsgemäß kommt es beim Auszug zu Differenzen in der Beurteilung eines Mangels. Daraus können sich unterschiedliche Rechtsfolgen ergeben, nicht zuletzt die Frage nach einer möglichen Haftung. Das gilt vor allem, wenn sich ein vorliegender Defekt in der Zeit des Mietverhältnisses vergrößert oder verschlimmert und nun die Verantwortlichkeit zu klären ist.

Das Übergabeprotokoll wird von beiden Seiten gleichermaßen akzeptiert. Es können zwar abweichende Sichtweisen notiert werden, dennoch sollten Sie als Gastgeber und Ihr Mieter sich auf einen gemeinsamen Konsens einlassen. So können strittige Details diskutiert, nachgemessen oder von Zeugen begutachtet werden.

In keinem Falle sollte einer von Beiden das Gefühl erlangen, bei Abschluss der Begehung ein Dokument zu unterzeichnen, das er inhaltlich nicht vertreten kann. Kommt es zu solchen Situationen, wäre es ratsam, das angedachte Mietverhältnis abzulehnen.

Je besser Sie die kleinen Details im Protokoll vermerken, desto eher vermeiden Sie Streitfälle. Dafür ist es wichtig, auch kleinere und nicht offensichtliche Mängel sofort als solche zu erkennen und in dem Schriftstück einzutragen. Dokumentieren Sie beweissicher, dass sich beide Seiten über das Vorhandensein einer Verunreinigung oder des Mangels bewusst waren.

Übersehen Sie einen Defekt bei der Erstellung des Protokolls, den der Mieter beim Bewohnen feststellt, kann er nachträglich in das Dokument eingefügt werden. Trotz aller Sorgfalt kann es bei der Erstbegehung möglich sein, den Gesamtzustand der Immobilie nicht korrekt zu erfassen.

Tragen Sie etwas in das Protokoll nach, vermerken Sie wieder Datum und Uhrzeit.

Tipps für das Erstellen des Übergabeprotokolls

Die Begehung der Ferienwohnung oder des Monteurzimmers ist die zentrale Säule beim Verfassen des Dokumentes. Entsprechend sorgfältig führen Sie diese durch. Das gelingt neben dem zeitlichen Aufwand am besten, indem optimale Lichtverhältnisse vorliegen.

An Wintertagen nutzen Sie die Helligkeit der Mittagsstunden. Es muss sich ein guter und ungetrübter Eindruck der Immobilie ergeben. Gleißende Sonnenstrahlen führen ebenso wie die leichte Dunkelheit dazu, dass Sie vorhandene Mängel oder Verschmutzungen nicht erkennen. In diesem Falle würde eine Urkunde unterzeichnet, deren Inhalt falsch ist.

Das Hinzuziehen eines Zeugen ist möglich. Ein Recht, das für beide Parteien gilt. Juristisch gesehen kann es sich seitens des Mieters zwar um Familienangehörige, Ihrerseits um Angestellte handeln. Gerichte haben in früheren Entscheidungen aber häufiger darauf hingewiesen, dass neutralen Personen eine höhere Aussage- und Beweiskraft zukommt.

Im Zweifelsfalle ermuntern Sie einen weiteren Besucher, Sachverständigen oder Passanten zur Übernahme der Aufgabe. Ratsam ist, einen Zeugen einzuplanen, wenn es in der Wohnung zu Mängeln kommt, bei denen Ihre Sichtweisen als Vermieter und die des Gastes voneinander abweichen.

Vorlagen eines Übergabeprotokolls finden Sie im Internet. Auch der Tourismusverband oder die Deutsche Mietergemeinschaft gewährleisten die Aushändigung eines derartigen Dokuments, das formal und inhaltlich korrekt ist. Meist füllen Sie nur noch die offenen Felder zum Zustand der jeweiligen Räumlichkeiten aus.

Wenn Sie eine solche Urkunde eigenhändig schreiben, lassen Sie sie durch einen fachkundigen Juristen überprüfen. Bei aller Sorgfalt der Begehung der Wohnung wäre es fatal, wenn die Rechtskraft des Protokolls an formalen Mängeln scheitert.

Ein korrekt erfasstes und richtig eingesetztes Dokument ist in der Lage, Rechtsstreitigkeiten zu lösen und Fragen der Haftung zu beantworten.

Hier finden Sie eine kostenlose Vorlage für ein Übergabeprotokoll.