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E-Rechnung 2027 für Vermieter: Wer sie ausstellen muss und was jetzt zu tun ist
Vermieten Sie Monteurzimmer oder Ferienwohnungen an Firmen? Dann kann die E-Rechnung ab 1. Januar 2027 für Sie deutlich wichtiger werden. Entscheidend sind vor allem Rechnungsempfänger, Gesamtumsatz 2026, Rechnungsbetrag und mögliche Ausnahmen.
Auf einen Blick
Nicht jeder Vermieter muss ab 2027 E-Rechnungen ausstellen
Liegt Ihr Gesamtumsatz 2026 bei höchstens 800.000 Euro, können Sie die Übergangsregelung grundsätzlich noch bis Ende 2027 nutzen. Bei höheren Umsätzen kann die E-Rechnung für betroffene inländische B2B-Umsätze bereits ab 2027 verpflichtend werden.1,2
Inländische Unternehmer müssen grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können.1
Der Gesamtumsatz 2026 entscheidet mit darüber, ob Sie die verlängerte Übergangsregelung nutzen können.2
Für betroffene inländische B2B-Umsätze ist die strukturierte E-Rechnung grundsätzlich verpflichtend.2
Schnellcheck für Vermieter
Wann sollten Sie bei der E-Rechnung genauer hinschauen?
Sie vermieten an Firmen
Firmenbuchungen für Monteure oder Mitarbeiter sind typische B2B-Fälle.
Ihr Umsatz 2026 liegt über 800.000 Euro
Dann kann die Ausstellungspflicht für betroffene Umsätze bereits 2027 greifen.
Ihre Rechnungen liegen über 250 Euro
Kleinbetragsrechnungen bis einschließlich 250 Euro sind von der verpflichtenden E-Rechnung ausgenommen.
Ihre Software erstellt bisher nur PDF-Rechnungen
Eine normale PDF ist keine strukturierte E-Rechnung.
Rechnungsempfänger prüfen
Wann die E-Rechnung für Vermieter relevant wird
Besonders relevant ist die E-Rechnung für Vermieter, die beispielsweise Unterkünfte für Firmen und Montageteams in Berlin regelmäßig auf Rechnung an Arbeitgeber vergeben.
Dabei ist nicht entscheidend, ob Sie ein Hotel, eine Pension, Ferienwohnung oder ein Monteurzimmer anbieten. Entscheidend ist vor allem, wer die Rechnung erhält und ob für den jeweiligen Umsatz eine umsatzsteuerliche Rechnungspflicht besteht.
Bucht beispielsweise ein inländisches Unternehmen eine Unterkunft für Monteure und Projektteams in Hamburg und erhält die Firma anschließend die Rechnung, liegt grundsätzlich ein B2B-Geschäft vor. Für bestimmte steuerfreie Umsätze und weitere gesetzliche Ausnahmefälle gelten jedoch Sonderregelungen.1
Firma bucht für Mitarbeiter
Hier kann die E-Rechnungspflicht greifen – zum Beispiel bei möblierten Wohnungen für Handwerker und Projektmitarbeiter in München, wenn direkt mit dem Unternehmen abgerechnet wird. Für 2027 sind insbesondere Ihr Gesamtumsatz 2026, der Rechnungsbetrag, die konkrete Rechnungspflicht und mögliche gesetzliche Ausnahmen relevant.
Weitere Hinweise zu Rechnungsanforderungen und Umsatzsteuer finden Sie im Ratgeber zu Rechnungen mit ausgewiesener Mehrwertsteuer.
Privatperson bucht
Rechnungen an private Endverbraucher fallen nicht unter die allgemeine verpflichtende B2B-E-Rechnung.1
Fragen Sie deshalb bereits bei der Reservierung, ob der Gast privat bucht oder die Rechnung auf ein Unternehmen ausgestellt werden soll. Das verhindert spätere Rückfragen und erleichtert die korrekte Rechnungsstellung.
Kleinunternehmer
Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen.1 Sie müssen E-Rechnungen grundsätzlich dennoch empfangen können.
Was bei Umsatzgrenzen und Rechnungen zusätzlich wichtig ist, erklärt der Ratgeber zur Kleinunternehmerregelung bei der Vermietung.
Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro
Für Kleinbetragsrechnungen mit einem Gesamtbetrag von höchstens 250 Euro muss keine E-Rechnung ausgestellt werden.1
Wichtig für Vermieter: Maßgeblich ist der Gesamtbetrag der Rechnung – nicht der Übernachtungspreis pro Person oder Nacht. Kostet die Übernachtung beispielsweise 40 Euro pro Person, kann die Rechnung bei mehreren Personen oder Nächten trotzdem über der 250-Euro-Grenze liegen.
Die Übergangsfristen von 2025 bis 2028
Empfangspflicht und Ausstellungspflicht beginnen nicht gleichzeitig. Für Vermieter sind deshalb mehrere Zeitpunkte wichtig.
E-Rechnungen empfangen
Inländische Unternehmer müssen grundsätzlich seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können.1
Allgemeine Übergangsphase
Alle Rechnungsaussteller können grundsätzlich weiterhin Papierrechnungen verwenden. Eine einfache PDF darf mit Zustimmung des Empfängers weiterhin elektronisch versendet werden.2
800.000-Euro-Grenze prüfen
Bei einem Gesamtumsatz 2026 von mehr als 800.000 Euro entfällt die verlängerte Übergangsregelung für betroffene inländische B2B-Umsätze.2
Übergangsfristen beendet
Für betroffene Umsätze zwischen inländischen Unternehmen ist die strukturierte E-Rechnung grundsätzlich verpflichtend. Gesetzliche Ausnahmen bleiben bestehen.1,2
Umsatzgrenze 2027
Was die 800.000-Euro-Grenze für Sie bedeutet
Für Leistungen im Jahr 2027 ist bei der verlängerten Übergangsregelung der Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im vorangegangenen Kalenderjahr 2026 maßgeblich.2
Bis einschließlich 800.000 Euro
Sie können für 2027 grundsätzlich noch von der verlängerten Übergangsregelung Gebrauch machen.
Über 800.000 Euro
Für betroffene inländische B2B-Umsätze müssen Sie ab 2027 grundsätzlich eine E-Rechnung ausstellen, sofern keine andere gesetzliche Ausnahme greift.1,2
Rechnungsformate
PDF, XRechnung und ZUGFeRD richtig unterscheiden
Eine E-Rechnung enthält Rechnungsinformationen in einem strukturierten und maschinell verarbeitbaren Datenformat.
Buchhaltungssysteme können diese Daten dadurch automatisiert auslesen und weiterverarbeiten.
Eine ausführliche Übersicht zur Rechnungserstellung finden Vermieter im Ratgeber zu Rechnungen und E-Rechnungen bei der Vermietung.
Wichtig: Eine normale PDF ist keine E-Rechnung
Eine gewöhnliche PDF-Rechnung gilt steuerrechtlich als sonstige Rechnung. Während der gesetzlichen Übergangsregelungen kann sie weiterhin elektronisch versendet werden, wenn der Rechnungsempfänger diesem Format zustimmt.2
XRechnung
Die XRechnung besteht im Wesentlichen aus strukturierten XML-Daten. Sie ist auf maschinelle Verarbeitung ausgelegt und sieht deshalb nicht automatisch wie eine klassische PDF-Rechnung aus.
ZUGFeRD
ZUGFeRD kombiniert bei geeigneter Ausgestaltung eine für Menschen lesbare PDF-Darstellung mit strukturierten Rechnungsdaten für die elektronische Verarbeitung.
Wie kann ich eine XRechnung lesen?
Die enthaltenen XML-Daten sind ohne passende Darstellung für Menschen nur schwer lesbar. Dafür können spezielle E-Rechnungsviewer eingesetzt werden.
Auch über ELSTER steht ein E-Rechnungsviewer zur Verfügung, mit dem strukturierte Rechnungsdaten lesbar dargestellt werden können.3
E-Rechnungen empfangen und richtig aufbewahren
Auch wenn Sie selbst noch keine E-Rechnungen ausstellen müssen, sollte Ihr Betrieb sie bereits empfangen und elektronisch aufbewahren können.
E-Rechnungen empfangen
Inländische Unternehmer müssen grundsätzlich bereits seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können.1
Für den einfachen Empfang reicht grundsätzlich beispielsweise ein E-Mail-Postfach aus.1 Sie benötigen also nicht allein wegen des Rechnungsempfangs sofort ein komplexes neues IT-System.
Elektronische Rechnungsdaten archivieren
Bei einer E-Rechnung ist der strukturierte Datensatz entscheidend. Die elektronischen Rechnungsdaten müssen während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist erhalten bleiben.1
Rechnungen müssen umsatzsteuerrechtlich grundsätzlich acht Jahre aufbewahrt werden.4 Ein bloßer Ausdruck der Rechnung ersetzt die aufzubewahrenden elektronischen Daten deshalb nicht.
Praxis-Check
In sechs Schritten auf die E-Rechnung vorbereiten
Für viele Vermieter ist kein großes IT-Projekt erforderlich. Prüfen Sie stattdessen Schritt für Schritt, ob Ihre bestehenden Abläufe für Firmenbuchungen und Rechnungen vorbereitet sind.
Rechnungssoftware prüfen
Klären Sie, ob Ihre Software geeignete E-Rechnungsformate wie XRechnung oder ZUGFeRD erstellen und verarbeiten kann.
Empfang praktisch testen
Lassen Sie sich testweise eine E-Rechnung zusenden und prüfen Sie, wo sie eingeht und wie Sie die enthaltenen Daten weiterverarbeiten.
Lesbare Darstellung sicherstellen
Prüfen Sie, wie Sie strukturierte Rechnungsdaten bei Bedarf kontrollieren und für Menschen lesbar darstellen können.
Archivierung klären
Stellen Sie sicher, dass die elektronischen Rechnungsdaten während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist erhalten bleiben.
Firmenkunden eindeutig erfassen
Erfassen Sie vollständigen Firmennamen, Rechnungsanschrift und gegebenenfalls gewünschte Rechnungswege möglichst bereits bei Anfrage oder Buchung.
Gesamtumsatz 2026 prüfen
Liegt Ihr Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro, kann die Ausstellung einer E-Rechnung für betroffene B2B-Umsätze bereits ab dem 1. Januar 2027 verpflichtend sein.1,2
Fazit für Vermieter
Das sollten Sie jetzt für die E-Rechnung prüfen
Auch wenn Sie 2027 noch unter eine Übergangsregelung oder Ausnahme fallen, lohnt sich die Vorbereitung bereits jetzt. Das gilt besonders, wenn Sie regelmäßig Firmenunterkünfte für Monteure und Geschäftsreisende in Frankfurt am Main oder an anderen großen Wirtschaftsstandorten abrechnen: Firmenkunden stellen ihre Buchhaltung zunehmend auf strukturierte Rechnungsdaten um.
Der wichtigste Prüfpunkt für 2027 ist neben Ihren Firmenbuchungen der Gesamtumsatz des Jahres 2026.
Diese vier Punkte sollten Sie jetzt kontrollieren
Rechtsgrundlagen
Quellen und Rechtsstand
- Bundesministerium der Finanzen: Fragen und Antworten zur Einführung der verpflichtenden E-Rechnung, Stand März 2026.
- Bundesministerium der Finanzen und § 27 UStG: Übergangsregelungen zur Ausstellung von E-Rechnungen, insbesondere für 2025 bis 2027 und zur Umsatzgrenze von 800.000 Euro.
- ELSTER: E-Rechnungsviewer zur lesbaren Darstellung strukturierter E-Rechnungen.
- Umsatzsteuergesetz: § 14b UStG – Aufbewahrung von Rechnungen.
Stand: August 2026. Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung im Einzelfall.
Häufig gestellte Fragen zu dem Thema
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Nicht automatisch.
Für 2027 kommt es vor allem darauf an, wer die Rechnung erhält, wie hoch Ihr Gesamtumsatz 2026 war und ob eine gesetzliche Ausnahme greift.
Bis einschließlich 800.000 EuroLag Ihr Gesamtumsatz 2026 bei höchstens 800.000 Euro, können Sie die verlängerte Übergangsregelung grundsätzlich noch bis Ende 2027 nutzen.
Über 800.000 EuroBei einem höheren Vorjahresumsatz müssen für betroffene inländische B2B-Umsätze grundsätzlich bereits ab 2027 E-Rechnungen ausgestellt werden.
Gesetzliche Ausnahmen, etwa für Kleinbetragsrechnungen oder Leistungen von Kleinunternehmern, bleiben davon unberührt. -
Ja, eine Firmenbuchung kann ein typischer Anwendungsfall sein. Bucht ein inländisches Unternehmen die Unterkunft für Monteure, Handwerker oder andere Mitarbeiter und erhält die Firma die Rechnung, liegt grundsätzlich ein B2B-Geschäft vor.
Ob Sie tatsächlich eine E-Rechnung ausstellen müssen, hängt zusätzlich von der umsatzsteuerlichen Rechnungspflicht, den geltenden Übergangsregelungen und möglichen gesetzlichen Ausnahmen ab. Für 2027 spielt insbesondere Ihr Gesamtumsatz 2026 eine wichtige Rolle.
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Nein, grundsätzlich nicht. Rechnungen an private Endverbraucher fallen nicht unter die allgemeine verpflichtende B2B-E-Rechnung.
Praxis-Tipp für Vermieter:Erfassen Sie bereits bei Anfrage oder Reservierung, ob der Gast privat bucht oder ob die Rechnung auf ein Unternehmen ausgestellt werden soll. Das erleichtert später die korrekte Rechnungsstellung.
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Nein. Eine gewöhnliche PDF-Rechnung gilt steuerrechtlich als sonstige Rechnung und nicht als E-Rechnung. Eine E-Rechnung enthält strukturierte, maschinell verarbeitbare Rechnungsdaten.
Typische Formate sind beispielsweise XRechnung und geeignete ZUGFeRD-Formate.
Während der gesetzlichen Übergangsregelungen kann eine normale PDF weiterhin elektronisch versendet werden, wenn der Rechnungsempfänger diesem Format zustimmt.Was grundsätzlich auf eine Rechnung gehört, zeigt der Ratgeber zum Erstellen von Rechnungen für Monteurzimmer.
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Kleinunternehmer und E-Rechnung
Nein. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen. Wechseln sie zur Regelbesteuerung, können unter den übrigen Voraussetzungen auch für sie die allgemeinen Vorgaben zur E-Rechnung gelten.
E-Rechnungen empfangen können müssen Kleinunternehmer grundsätzlich bereits seit dem 1. Januar 2025.
Weitere Hinweise zu Umsatzgrenzen und Rechnungen finden Sie im Ratgeber zur Kleinunternehmerregelung bei der Vermietung.
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Nein. Für Kleinbetragsrechnungen mit einem Gesamtbetrag von höchstens 250 Euro besteht eine gesetzliche Ausnahme von der verpflichtenden Ausstellung einer E-Rechnung. Sie können weiterhin als sonstige Rechnung ausgestellt werden.
Wichtig für Vermieter:Die 250-Euro-Grenze bezieht sich auf den Gesamtbetrag der jeweiligen Rechnung und nicht auf den Preis pro Übernachtung oder pro Person. Mehrere günstige Übernachtungen können zusammen deshalb trotzdem über der Grenze liegen.
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Ja. Inländische Unternehmer müssen grundsätzlich bereits seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Für den einfachen Empfang reicht grundsätzlich beispielsweise ein E-Mail-Postfach aus.
Praxis-Tipp:Eine eigene Rechnungsadresse wie rechnung@ihre-unterkunft.de kann sinnvoll sein. So werden Eingangsrechnungen nicht zwischen Buchungsanfragen und Gästekorrespondenz übersehen. Testen Sie außerdem einmal, wie Sie eine erhaltene E-Rechnung öffnen, prüfen und archivieren.
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XRechnung
Eine XRechnung besteht im Wesentlichen aus strukturierten XML-Daten und ist vor allem für die maschinelle Verarbeitung vorgesehen.
ZUGFeRD
ZUGFeRD verbindet dagegen eine für Menschen lesbare PDF-Darstellung mit strukturierten Rechnungsdaten.
Beide können bei geeigneter Ausgestaltung als E-Rechnungsformat verwendet werden. Entscheidend ist nicht die sichtbare Gestaltung, sondern dass das verwendete Format die gesetzlichen Anforderungen an eine strukturierte und elektronisch verarbeitbare E-Rechnung erfüllt. -
8 JahreAufbewahrungsfrist
Rechnungen müssen umsatzsteuerrechtlich grundsätzlich acht Jahre aufbewahrt werden. Bei einer E-Rechnung müssen die elektronischen Rechnungsdaten während dieser Zeit entsprechend erhalten bleiben.
Ein Ausdruck allein reicht deshalb nicht aus. Vermieter sollten prüfen, ob ihre Buchhaltungs- oder Archivierungslösung den strukturierten Datensatz dauerhaft und nachvollziehbar aufbewahrt.
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Vorbereitung in vier Punkten1Software prüfen
Prüfen Sie, ob Ihre Rechnungssoftware geeignete Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD erstellen und verarbeiten kann.
2Empfang testenLassen Sie sich testweise eine E-Rechnung zusenden und klären Sie, wie diese geöffnet, geprüft und elektronisch archiviert wird.
3Firmendaten erfassenBei Firmenbuchungen sollten Sie vollständigen Firmennamen und korrekte Rechnungsdaten bereits bei Anfrage oder Reservierung erfassen.
4Umsatz 2026 prüfenBehalten Sie Ihren Gesamtumsatz 2026 im Blick: Liegt er über 800.000 Euro, kann die Ausstellung einer E-Rechnung für betroffene inländische B2B-Umsätze bereits ab dem 1. Januar 2027 verpflichtend sein.
Dennis Josef Meseg hat Deutschland-Monteurzimmer.de gegründet und vermietete bereits vor mehr als 25 Jahren selbst Unterkünfte an Monteure, Handwerker und Berufsreisende. Aus der täglichen Praxis mit Vermietern, Gästen und Behörden
weiß er, welche Fragen im Alltag wirklich wichtig sind – von Preisen und Steuerfragen bis zu Hausordnung, Reinigung und Check-in. In seinen Ratgeberartikeln verbindet er juristische Grundlagen mit konkreten Beispielen und praxisnahen Tipps,
damit Vermieter und Mieter rechtssicher und fair zusammenarbeiten.
2007 gründete er Deutschland-Monteurzimmer.de. 2008 und 2010 kamen dann Monteurunterkunft.de und Österreich-Monteurzimmer.at hinzu.
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