Das Thema "Rechnungen" bereitet zahlreichen Vermietern von Ferienunterkünften und Monteurwohnungen Kopfzerbrechen. Viele fragen sich: Muss ich meinen Mietern zwingend eine Rechnung ausstellen? Und wenn ja, was muss in einer Rechnung alles enthalten sein? Wir klären Sie über die wichtigsten Fragen zur Erstellung von Rechnungen auf und zeigen Ihnen anhand eines Beispiels, wie Ihre Rechnung aussehen könnte.
Essentielle Inhalte einer Rechnung
Wie genau Ihre Rechnung aussieht, ist Ihnen überlassen. Dennoch dürfen die folgenden Inhalte nicht fehlen, damit es eine Formal korrekte Rechnung wird und das Finanzamt diese als ein Geschäftsdokument anerkennt. Die Rechnungs-Pflichtangaben finden Sie auch im §14 des Umsatzsteuergesetzes.
- Vollständiger Name und die vollständige Anschrift des Mieters (Rechnungsempfängers)
- Vollständige Anschrift des Vermieters und dessen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Zeitraum der Vermietung sowie Übernachtungspreis
- Datum der Rechnungsstellung
- Angabe der Mehrwertsteuer
- Eventuell vereinbarte Rabatte
- Rechnungsbetrag (Entgelt) und ggf. die Mehrwertsteuer in Summe
- Informationen über Steuersatz oder Steuerbefreiung
Eventuell sollte der Hinweis auf die Steuerschuld des Mieters / Rechnungsempfängers nicht fehlen. Diese Angabe ist nur nötig, bei einer Rechnungsstellung in das europäische Ausland (in unserer Beispielrechnung grün markiert).
Hilfreiche freiwillge Angaben
Neben den Pflichtangaben, sind diese weiteren freiwilligen Angaben unter Umständen hilfreich, um für einen reibungslosen Ablauf zu sorgen:
- Ihre Bankverbindung
- Ihre Rufnummer / E-Mail (für schnelle Rückfragen)
- Zimmernummer oder Name der Wohnung (falls vorhanden) zur Zuordnung der Buchung
- Anzahl der übernachtenden Personen
- Zahlungsfrist bis zu der die Rechnung beglichen werden muss
- Zahlungsanreize wie Skonto
Rechnung ausstellen als privater Vermieter
Als privater Vermieter von Unterkünften sind Sie nicht verpflichtet, Rechnungen auszustellen.
Dies gilt insbesondere dann, wenn Sie Ihre Ferienwohnungen nur gelegentlich vermieten und keine gewerbliche Tätigkeit ausüben.
In solchen Fällen kann eine einfache Quittung oder Buchungsbestätigung ausreichen, um die Transaktion zu dokumentieren.
Wenn Sie jedoch regelmäßig Ferienwohnungen vermieten und dies als gewerbliche Tätigkeit gilt, müssen Sie Rechnungen ausstellen, um steuerliche Pflichten zu erfüllen und rechtliche Anforderungen zu erfüllen.
Die Kleinbetragsrechnung
Neben der "normalen" Rechnung, gibt es noch die Kleinbetragsrechnung für Beträge bis zu 250,00 €. Hier
sparen Sie sich die Angabe des Rechnungs-/Leistungsgempfängers, der Rechnungsnummer, der Steuernummer
sowie die separate Angabe des Mehrwertsteuerbetrages.
Eine Kleinbetragsrechnung muss nach § 33 UStDV mindestens die folgenden Angaben enthalten:
- vollständige Anschrift des Vermieters
- Datum der Rechnungsstellung
- Zeitraum der Vermietung sowie der Übernachtungspreis
- Rechnungsbetrag (Entgelt)
- Informationen über den Steuersatz oder die Steuerbefreiung
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* Entspricht den durchschnittlichen Kosten einer Unterkunft pro Woche bei voller Belegung.pro Woche *
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Pension Musterbaum
Max Mustermann
Musterstraße 123
55555 Musterhausen
Fax: 05555 - 555 556
Ust-IdNr: DE555555555
StNr: 555/5555/5555 *2
MM Mustermonteure GmbH & Co. KG. *1
Manuel Mustermonteur
Mustergasse 6
44444 Musterort
Rechnung Nr. 000013 *3
Datum 01.01.2099
Sehr geehrter Herr Mustermonteur,
wir erlauben uns wie folgt in Rechnung zu stellen
Übernachtungspreis pro Nacht / Person im Einzelzimmer 25,00€
Der Leistungsempfänger schuldet die Umsatzsteuer gemäß §13b UStG. *7
Bitte überweisen Sie den Gesamtbetrag von 374,50€ in den nächsten zwei Wochen auf das unten genannte Bankkonto.
Mit freundlichen Grüßen
Max Mustermann
Kontoinhaber: Max Mustermann
Institut: Volksbank Musterhausen
IBAN: DE55 5555 5555 5555 5555
BIC: VOBAKEM555
Vollständiger Name und vollständige Anschrift des Mieters (Rechnungsempfänger / Leistungsempfänger)
Steuernummer oder Umsatzsteuer- identifikationsnummer (USt-ID) des Vermieters
Fortlaufende Rechnungsnummer
Zeitpunkt der Vermietung
Evtl. vereinbarter Rabatt
Rechnungsbetrag (Entgelt) und ggf. Mehrwertsteuer in einer Summe / Information über Steuersatz oder Steuerbefreiung
Evtl. Hinweis auf Steuerschuld des Mieters / Rechnungs-/ Leistungsempfängers). Nur bei Rechnungsstellung in das europäische Ausland
Kleinunternehmer und die Steuerfreiheit
Diese Befreiung von der Umsatzsteuer ändert nichts an den Pflichtangaben einer Rechnung. Es muss sogar zusätzlich angegeben werden, aus welchem Grund hier eine Steuerbefreiung zu tragen kommt. Zum Beispiel "Sonstige Leistungen ohne MwSt. nach §19 Abs. 1 UStG. (Kleingewerbe)" oder besser noch "Gemäß § 19 UStG enthält der Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer".
Genau genommen sind Leistungen von Kleinunternehmern garnicht Steuerfrei. So wird die Umsatzsteuer bei Umsätzen von Kleinunternehmern bloß "nicht erhoben" (so die saloppe Beschreibung des Gesetzgebers). Alle anderen Pflichtangaben der Rechnung bleiben aber weiterhin gültig.
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Jeder Ihrer Gäste hat einen Anspruch auf eine Rechnung. Wenn Sie danach
gebeten werden, müssen Sie diese ausstellen.
Muster finden Sie bei unseren kostenlosen Vorlagen.
Ob Sie auf der Rechnung die Mehrwertsteuer ausweisen müssen, hängt von der Art Ihrer Vermietung ab. Wenn Sie z.B. Kleinunternehmer sind, ist dies nicht nötig.
Die Informationen auf der Rechnung sind nicht zu unterschätzen. Vollständiger Name und vollständige
Anschrift des Mieters (Rechnungsempfänger / Leistungsempfänger), Steuernummer oder
Umsatzsteueridentifikationsnummer (USt-ID) des Vermieters und eine Fortlaufende Rechnungsnummer,
sind nur Teil des Ganzen.
Bei Rechnungen gehen Sie mehr ins Detail. Eine Ausnahme bilden hier
Kleinbetragsrechnungen.