Mahnungen - Der richtige Umgang
Wenn die Zahlung ausbleibt

Es gibt viele Gründe, warum Kunden ihre Rechnungen nicht fristgerecht zahlen. In diesem Fall ist Fingerspitzengefühl gefragt. Schließlich möchten Sie weder auf die Vergütung verzichten, noch den Kunden verärgern.

Wann eine Mahnung sinnvoll ist, welche Fristen gelten und welche Punkte Sie inhaltlich und formal beachten, haben wir hier für Sie zusammengefasst.

Was tun, wenn Kunden nicht zahlen?

Ein bekanntes Problem: Kunden zahlen nicht und geraten in einen Zahlungsrückstand – zum Teil unverschuldet. Auf der einen Seite möchten Sie nicht zu hart vorgehen, um die säumigen Kunden nicht komplett zu verärgern. Auf der anderen Seite benötigen Sie das Geld, um eigenen Verpflichtungen nachzukommen.

Wie reagieren Sie am besten in solch einer Situation?

Entscheidend ist bei diesem Thema ein sensibler, aber konsequenter Umgang.

Damit säumige Kunden gar nicht zu einem großen Problem werden, behalten Sie die eigenen Finanzen im Blick. Mögliche Zahlungsunregelmäßigkeiten müssen Ihnen zu jeder Zeit bekannt sein, damit Sie entsprechend und vor allem zeitnah darauf reagieren können.

Berücksichtigen Sie dies, erkennen Sie im Vorfeld viele drohende Zahlungsschwierigkeiten und verhindern sie eventuell. Anzeichen sind zum Beispiel ein Wechsel der Bankverbindung des Kunden oder wenn dieser seine Rechnungen auf einmal per Scheck in Auftrag gibt.

Als Gläubiger gilt es, wichtige Fristen nicht zu verpassen

• Verzugsfrist: 30 Tage nach Fälligkeit der Rechnung
  • Sie können ab diesem Zeitpunkt Zinsen für den Ihnen entstandenen Schaden erheben.
  • Gilt auch, wenn Sie als Gläubiger diese gegenüber dem Schuldner nicht schriftlich geltend gemacht haben.
• Verjährungsfrist: 3 Jahre nach Fälligkeit der Rechnung
  • Mit dieser erlischt Ihr kompletter Anspruch auf die Begleichung der Rechnung.
  • Eine offene Rechnung können Sie nicht mehr einklagen.

Gründe von Seiten des Kunden gibt es viele, warum eine Rechnung offenbleibt und nicht innerhalb der Zahlungsfrist beglichen wird: Aktuelle Engpässe, Arbeitslosigkeit oder eine Überschuldung.

Es kommt vor, dass ein Kunde es vergessen hat, die Rechnung zu bezahlen oder eine Reklamation hat, die er vorher klären will. Beachten Sie diese Möglichkeiten, wenn Sie das erste Mahnschreiben verfassen.

Ihr säumiger Kunde erhält zuerst eine Zahlungserinnerung, wenn die Zahlungsfrist abgelaufen ist. Mahnung nennen Sie dieses Schreiben nicht. Ein geeigneter Betreff kann sein: „Ihre Rechnung vom…“.

Die Zahlungserinnerung enthält einen Hinweis, dass sie gegenstandslos ist, wenn die Zahlung in der Zwischenzeit erfolgt ist. So verprellen Sie Kunden nicht, wenn sie die Rechnung „nur vergessen“ haben.

Reagiert der Kunde auf die Zahlungserinnerung nicht, ist es Zeit für die erste Mahnung. Erwähnen Sie nicht, dass dies die erste Mahnung ist. Kunden vermuten eventuell, dass noch eine zweite Mahnung folgt. Es besteht die Gefahr, dass sie die fällige Zahlung weiter „aussitzen“. Sie können als Gläubiger insgesamt bis zu drei Mahnungen versenden.

Eine Mahnung enthält folgende Informationen

• Eindeutige Betreffzeile mit Rechnungsnummer
• Formal korrekter Absender
• Formal korrekter Empfänger
• Kopie der ursprünglichen Rechnung
• Neue Zahlungsfrist für den offenen Betrag (in der Regel 7-10 Tage)
• Details für die Zahlungsmodalitäten
• Bankverbindung für die Überweisung des Schuldners
• Kontaktdaten für Rückfragen des Schuldners

Möchten Sie sich nicht mit dem Thema Mahnungen beschäftigen, bleibt die Möglichkeit ein Inkasso-Unternehmen zu beauftragen. Das übernimmt das Eintreiben der offenen Rechnung.

Ein Inkasso-Unternehmen berechnet Ihnen als Gläubiger einen prozentualen Anteil am Streitwert.

Der Vorteil bei einem Inkasso-Unternehmen liegt darin, dass Sie Ihren Verwaltungsaufwand deutlich reduzieren. Ein geeignetes Inkasso-Unternehmen finden Sie online, indem Sie für ein gutes Angebot bestimmte Fragen im Vorfeld beantworten. Woraus ergibt sich Ihre Forderung? Handelt es sich einen um Privat- oder Gewerbekunden?

Sind das Inkasso-Unternehmen oder die eigenen Mahnungen erfolglos, müssen Sie den Rechnungsbetrag gerichtlich eingklagen. Dies kann zu einer Zwangsvollstreckung führen. Auch ein Insolvenzantrag oder ein Antrag auf eine eidesstattliche Versicherung kommen bei dieser Vorgehensweise in Betracht.

Kommt es zu einem gerichtlichen Mahnverfahren, sind Sie als Gläubiger in der Pflicht nachzuweisen, dass Sie sich im Vorfeld um eine außergerichtliche Schlichtung bemüht haben. Reichen Sie die Mahnungen als Anlage ein, wenn eine Beantragung einer Klageaufnahme bei Gericht ansteht. Sie müssen nachweisen, dass Sie diese wirklich versendet haben.

Für den Versand einer Mahnung haben Sie unterschiedliche Möglichkeiten

• Per Einschreiben (persönliche Zustellung durch Briefträger mit Empfangs-Quittierung)
• Per Einschreiben mit Rückschein (persönliche Zustellung durch Briefträger mit Empfangs-Quittierung)
• Per Fax (zusätzlich Sendebericht ausdrucken)
• Per E-Mail (Mahnung vorab einscannen)