Ratgeber Automation
Mit Automatisierung Ferienwohnung und Monteurzimmer einfacher vermieten und verwalten

Wie Sie sich und Ihren Gästen zahlreiche Abläufe und Vorgänge durch Automation erleichtern, zeigen wir Ihnen.

Im Hotel- und Gaststättengewerbe kommt dem persönlichen Umgang mit dem Gast große Bedeutung zu. Bei der Anmietung von Ferienwohnungen oder Monteurzimmern legen viele Gäste dagegen mehr Wert auf eine unproblematische Buchung, Bezahlung und Schlüsselübergabe.

Buchen und bezahlen

Die Automation bei der Vermietung von Ferienwohnungen und Monteurzimmern beginnt mit der leichten Onlinebuchung und einer Verwaltung durch Vermieter-Software. Auf Deutschland-Monteurzimmer.de/ haben Sie die Möglichkeit, Zimmer für Monteure und Geschäftsreisende dauerhaft preiswert online zu inserieren.

Durch die Verlinkung mit Ihrer Website und die Angabe Ihrer Kontaktdaten können sich Interessenten direkt an Sie wenden.

Buchungs- und Abrechnungssoftware

Den gesamten Buchungs-, Verwaltungs- und Abrechnungsvorgang erleichtert eine Software, die speziell für den Bedarf von Kurzzeitvermietern konzipiert ist. Der Buchungskalender gehört ebenso dazu wie die automatische Rechnungsstellung oder ein „Antwortmanager“, der Anfragen vollautomatisch beantwortet.

Auf Ihrer Website lässt sich ein Mietkostenkalkulator einbinden. Für die Formulierung und den Abschluss von Verträgen oder Buchungsbestätigungen stehen Vordrucke zur Verfügung. Ergänzend kann die Software Funktionen enthalten, mit denen sich die Wirtschaftlichkeit von Ferienwohnung und Monteurzimmer berechnen lässt.

Basisversionen einer Buchungssoftware wie beispielsweise fungiwo erhalten Kleinanbieter kostenlos. Die Premiumversion kostet rund 15,- € im Monat (Stand 10/2019) und Sie können damit bis zu 10 Objekte verwalten.

Speziell an die Vermieter von Ferienwohnungen richten sich die Macher von Smoobu. Eine Software, die Reservierungssystem, Buchungs- und Belegungskalender, die Gestaltung der eigenen Vermieter-Homepage und die Kommunikation mit Gästen unterstützt und vereinfacht. Von Smoobu gibt es eine kostenlose Basisversion, der monatliche Preis für die Premiumversion beträgt rund 20,-€ / Monat für die erste Unterkunft.

Apps zur Immobilienverwaltung

Benötigen Sie zusätzlich eine App, mit der Sie überprüfen können, ob alle Zahlungen Ihrer Mieter pünktlich eingegangen sind? Dann könnte die Erfindung des Berliner Start-ups Home für Sie interessant sein. Die App ist bisher allerdings nur für die Verwendung in deutschsprachigen Ländern (D-A-CH) erhältlich.

Anfahrt und Schlüsselübergabe

Um Ihren Gästen eine leichte Anfahrt zur Ferienwohnung oder zum Monteurzimmer zu ermöglichen, setzen Sie auf Ihrer Website auf kostenfreie Routenplaner, automatische Fahrplanauskünfte und Links zu Unternehmen des Personenverkehrs. Google Maps bietet die Möglichkeit, eine Anfahrtsskizze zu erstellen und diese ebenfalls in die Website zu integrieren.

Tipp: Da Sie nicht wissen, aus welcher Richtung Ihre Gäste anreisen werden, erstellen Sie mehrere Anfahrtsskizzen. Diese beginnen jeweils an der letzten, gut ausgeschilderten Abfahrt von einer Autobahn oder Landstraße.

Schlüsseltresore und Codes

Für die Schlüsselübergabe muss heute niemand mehr lange Anfahrtswege in Kauf nehmen. Den mechanischen Schlüssel bewahren Sie in elektronischen Tresoren auf, zu denen der Gast einen Zugangscode erhält. Erhalten mehrere Gäste Zugriff auf den Tresor, vergeben Sie individuelle Codes, damit Sie nachvollziehen können, wer ihn wann geöffnet hat.

Alternativ setzen Sie automatische Schließ- und Öffnungsverfahren ein, sodass die Türen durch einen Code geöffnet werden können. Wählen Sie hier Lösungen, die es ermöglichen, die Zugangscodes neu zu kombinieren, nachdem ein Mietverhältnis beendet wurde.

Smartlocks bedingt geeignet

Smartlocks, die Sie auf bestehende Türschlösser aufsetzen und per Handy oder Tablet öffnen, sind für Ferienwohnungen und Monteurzimmer bedingt geeignet. Das liegt zum einen daran, dass Sie nicht wissen, ob Ihre künftigen Mieter mit dieser Technologie umgehen können.

Zum anderen dürfte es dem einen oder anderen unwohl bei dem Gedanken, dass sein Kommen und Gehen dokumentiert wird oder per App nachvollzogen werden kann.

WLAN und Bluetooth sollten Sie nur verwenden, wenn Sie sich ausdrücklich an eine technikaffine Zielgruppe wenden. Darüber hinaus müssen Sie alle Sicherheitsmaßnahmen – von der Verschlüsselungstechnik bis zu einem absolut störungsfreien Funkempfang – einhalten.

Garage oder andere Zusatzeinrichtungen berücksichtigen

Auch Garagentore lassen sich vom Smartphone aus wie per Zauberhand öffnen. Alternativ können Sie hierfür eine eigene App einrichten, die mit einem in der Garage installierten Sender verbunden wird. Kostenpunkt ca. 150,- €.

Ersatz für verlorene Schlüssel

Schlüssel haben die schlechte Angewohnheit, immer wieder verloren zu gehen. Muss deshalb nicht die gesamte Schließanlage ausgetauscht werden, bietet es sich an, einen Onlineservice zu nutzen, um einen oder mehrere Schlüssel nachzubestellen.

Einzige Voraussetzung: Sie müssen vorab Fotos von dem Schlüssel, den Sie anfertigen lassen wollen, auf dem Smartphone gespeichert haben. Diese werden online an den Schlüsseldienst übermittelt.

Handelt es sich um Schlüssel, für die eine Sicherungskarte benötigt wird, lässt sich der Sicherheitscode per E-Mail verschicken. Die Kosten gleichen in etwa denen, die Sie im Ladengeschäft für eine Schlüsselanfertigung einrechnen.

Essen und Trinken

Damit Ihre Gäste sich unabhängig versorgen können, stellen Sie Ihnen das passende Equipment an elektronischen Geräten zur Verfügung. Die Geräte sollten intuitiv bedienbar sein – je höher der Grad der Automatisierung ist, desto besser, so lassen sich Bedienfehler, die zu Funktionsstörungen führen, vermeiden.

Neben dem Kaffeevollautomaten mit Touchscreen stehen mittlerweile Suppenautomaten in der Mini-Version zum Verkauf, die auf Knopfdruck in wenigen Sekunden eine heiße Suppe in den Becher füllen. 

Reinigung erleichtern

Die Lebenszeit und die Sicherheit eines Herds lassen sich verlängern, wenn Sie ein mit Sensoren ausgestattetes Gerät wählen. Das steuert Anbrennen und Überkochen der Speisen automatisch entgegen.

Ein Geschirrspüler und ein selbstreinigender Backofen erleichtern die Reinigung der Küche.

Multifunktionsautomaten

In kleinen Küchen oder für das Monteurzimmer lassen sich Frühstücksautomaten platzsparend aufstellen, die aus einer Kaffeemaschine, einem Toaster und einer Pfanne (für Spiegeleier oder kleine Pfannkuchen) bestehen.

Einige Geräte sind mit einem Backofen (statt des Toasters) und einer herausnehmbaren Bratschale mit Deckel ausgestattet. In der Regel lassen sich alle Funktionen einzeln oder gemeinsam nutzen.

Kombiautomaten als Service

Die Anschaffung weiterer Automaten lohnt sich finanziell nur, wenn Sie mehrere Ferienwohnungen oder Monteurzimmer in einem Haus vermieten und die Automaten so aufstellen, dass sie für alle Bewohner zugänglich sind. Oder wenn die Anschaffung gemeinsam mit anderen Vermietern erfolgt.

So lässt sich beispielsweise in Eingangsbereichen oder in Hof und Garten ein Servicebereich mit Kombiautomaten einrichten, in die Sie, neben Getränken, Süßigkeiten und Snacks, auch Hygieneartikel füllen. Um die Kosten und den Aufwand gering zu halten, können Sie einen Automatenaufsteller mit dem Aufstellen, Befüllen und der Wartung der Geräte beauftragen.

Wäsche und Sanitärräume

Waschmaschinen und Trockner stellen Sie als Münzautomaten im Keller eines Hauses auf, sodass sie für alle Mieter und Gäste zugänglich sind und Ihnen weniger Aufwand durch die Abrechnung dieser Nebenkosten entsteht.

Handtücher und Bettwäsche füllen Sie ebenfalls in Automaten, aus denen sie gegen eine Gebühr entnehmbar sind – allerdings müssen Sie in diesem Fall die automatische Rücknahme einplanen.

Bieten Sie Handtücher im Servicepaket an, ließen sich für das Händetrocknen Stoff- oder Papierhandtuchspender oder Handtrockner nutzen. Da Sie weiterhin Duschhandtücher ausgeben müssen, wird sich die Investition nur in Ausnahmefällen lohnen.

In Sanitärräumen lässt sich der Aufwand für die Reinigung verringern, wenn Sie reinigende Materialien verwenden. Verlegen Sie antibakterielle Fliesen oder tragen Sie auf Fenstern und gläsernen Duschkabinen wasserabweisende und selbstreinigende Beschichtungen auf.

Durch Sensoren automatisierte Wasserhähne sowie zeitgesteuerte Duscharmaturen verringern den Wasserverbrauch in Küche und Bad.

Die Anschaffung eines vollautomatischen WCs ist mit hohen Kosten (3.000 bis 4.000 €) verbunden. Ein WC-Sitz, dessen automatische Reinigung berührungslos nach dem Spülen auslöst, ist eine günstigere Variante. Während des Reinigungsvorgangs werden Schmutzpartikel und Keime entfernt, anschließend wird die Toilettenbrille getrocknet.

Energie und Wärme

Die Betriebskosten machen einen wesentlichen Posten der Gesamtkosten für Ihre Ferienwohnung oder das Monteurzimmer aus. Es lohnt sich, wenn Sie sich auf diesem Gebiet besonders gründlich nach Automatisierungen umschauen, die sich kostensparend auswirken.

So lassen sich Sensoren nutzen, die automatisch erkennen, ob sich jemand in einem Zimmer aufhält und darauf reagieren, indem beispielsweise die Beleuchtung ausgeschaltet oder die Heizung auf ein Minimum heruntergefahren wird. Umgekehrt wärmen Sie per Fernsteuerung Wohnungen und Zimmer schon vor, wenn neue Mieter nach einem längeren Leerstand im Winter eintreffen.

Intelligente Temperaturregler, Bewegungsmelder, Leuchten, die auf Zuruf oder Händeklatschen reagieren – es ist faszinierend, was sich in den letzten zwei Jahrzehnten im Bereich der „smarten“ Haustechnik alles getan hat. Dabei trägt die Automation nicht allein zum Energiesparen bei – sie dient der Sicherheit in Ferienwohnungen und Monteurzimmern.

Sollten Sie einen Mieter haben, der gern vergisst, den Herd oder die Beleuchtung auszustellen oder den Wasserhahn zuzudrehen, sind Sie mit intelligenter Haustechnik auf der sicheren Seite.

Hat ein abreisender Feriengast vor dem Verlassen der Wohnung noch den Geschirrspüler befüllt und eingeschaltet, wird die Stromzufuhr für das Gerät nach Programmende durch den Miniserver, der die Haustechnik regelt, unterbrochen.

WLAN per Router, Hotspot oder GigaCube

Nutzen Sie smarte Technologien fürs Monteurzimmer oder für die Ferienwohnung, ist das Vorhandensein eines WLAN-Netzwerkes die Voraussetzung. Hier empfiehlt es sich, einen Tarif mit Vertragsbindung auszuwählen, um Kosten zu sparen.

Wollen Sie Ihren Gästen und Mietern den Internetzugang ermöglichen, sollte dies unabhängig von diesem Netzwerk erfolgen.

Flexible Verträge ohne Mindestlaufzeit

Können Sie noch nicht einschätzen, ob und wie oft Ihre Wohnung oder Ihr Zimmer sich vermieten lässt, suchen Sie die bestmögliche Alternative zur Vertragsbindung aus. Große Telekommunikationsunternehmen haben Datentarife ohne Mindestvertragslaufzeit im Angebot – allerdings müssen Sie zumeist einen eigenen Router anschaffen.

Alternativ bietet sich das „Internet aus der Steckdose“ an, das Sie beispielsweise bei Vodafone bestellen. Das Angebot umfasst einen sogenannten GigaCube, der in die Steckdose eingesteckt wird. Gesurft wird übers LTE-Mobilfunknetz. Ein flexibler Tarif sorgt dafür, dass Sie nur bezahlen, wenn das Internet genutzt wurde.

Gästeboxen mit eigener IP-Adresse

Eine weitere Möglichkeit besteht darin, ein bestehendes WLAN-Netzwerk zu erweitern, indem eine Gästebox angeschlossen wird. Für diese lassen sich Nutzungspakete anfordern – für einen Monat oder mehrere.

Die Gästeboxen haben einen weiteren Vorteil. Nutzt der Gast das Internet rechtswidrig – wie durch illegale Downloads – kann Ihnen dieses Vergehen nicht zugeordnet werden, da die Gästebox mit der IP-Adresse des Anbieters ausgestattet wird. Der Nachteil aller vertragsfreien Lösungen besteht allerdings darin, dass die Kosten deutlich höher sind als bei vertragsgebundenen Tarifen.

Informationen von Alexa

Als digitaler Servicemitarbeiter lässt sich Alexa Echo von Amazon verwenden, ein sprachgesteuerter Lautsprecher, der sich über das WLAN-Netzwerk mit dem Alexa Voice-Service verbindet.

Alexa beantwortet Fragen zum Aufenthaltsort, zum Wetter oder zu den Sehenswürdigkeiten und Verkehrsverbindungen. Außerdem lassen sich angeschlossene Geräte per Sprachbefehl steuern. Haben Ihre Gäste die passende App auf dem Smartphone installiert, lässt sich Alexa zum Telefonieren oder für den SMS-Versand nutzen.

Tipp: Alexa Echo wird durch das Aussprechen eines Signalwortes aktiviert. Wählen Sie ein Wort aus, dass selten in einer täglichen Unterhaltung verwendet wird. Aus der vorgegebenen Reihe (Alexa, Amazon, Echo, Computer) wäre dies der Begriff Echo.

Schalten Sie den Signalton ein, der erklingt, wenn Alexa aktiviert oder beendet wird. Weisen Sie Ihre Gäste darauf hin, wie sich die integrierten Mikrofone ausschalten lassen.

Roboter, die Reinigungsaufgaben übernehmen

Roboter, die Sie zu Hause oder für vermietete Räume nutzen, benötigen noch menschliche Starthilfe, leisten aber automatisierte Unterstützung bei vielen Reinigungstätigkeiten. Erhältlich sind Saug- und Wischroboter, die den Boden saugen und trocken oder nass reinigen.

Der Automat bewegt sich mithilfe von Sensoren durch den Raum. Hat er seine Arbeit erledigt, fährt der Saug- und Wischroboter automatisch zur Dockingstation zurück, sodass das anstrengende Hin- und Her-Tragen entfällt. Treppen können die Saugroboter noch nicht bewältigen.

Ein Fensterputzroboter verfügt über Mikrofaserpads, die die Fensterscheibe reinigen und polieren. Der Roboter wird im eingeschalteten Zustand auf die Scheibe aufgesetzt und erzeugt dort einen Unterdruck, der dafür sorgt, dass er nicht herunterfällt.

Der Roboter berechnet die erforderlichen Reinigungswege automatisch. Er erkennt gerahmte und rahmenlose Flächen und kann für rahmenlose Verglasungen eingesetzt werden.

Fensterputz-, Grill- und Saugroboter erhalten Sie ab 200,- €, Pool- und Mähroboter ab 500,- €.

Gehört zu Ihrer Ferienwohnung oder zum Monteurzimmer ein Außenbereich wie eine Terrasse oder ein Garten? Oder kommen Ihre Gäste in den Genuss, einen Pool nutzen zu können? Dann lassen Sie sich von einem Mähroboter bei der Gartenarbeit helfen oder setzen Sie einen Poolroboter zur Reinigung ein.

Im Außenbereich gibt es eine Tätigkeit, die niemand gern übernimmt: Die Grillreinigung. Wie gut, dass es mittlerweile einen Grillroboter gibt, den Sie auf den Rost aufsetzen. Er führt mit seinen Messingborsten dessen Reinigung durch. Nach Beendigung des Reinigungsganges nehmen Sie die Bürstenköpfe ab und legen sie zur Säuberung in den Geschirrspüler.

Fazit: Chancen nutzen und Investitionen sorgfältig kalkulieren

Automatisierung und ihr Resultat, verändern die Art, wie Sie Ferienwohnungen und Monteurzimmer einrichten und vermieten.

Automatisierung geht einher mit Digitalisierung, mit der zunehmenden Nutzung von digitalen Produkten und Dienstleistungen. Abläufe und Prozesse sollen verschlankt und optimiert werden.

Grundgedanke ist, den eigenen Service zu verbessern, ohne Aufwand und Kosten zu erhöhen. Bestenfalls sparen Sie – auf Dauer – durch die Investitionen in Automation und Digitalisierung Kosten.

Ob und in welchem Maße sich dies für Ihre Vermietungen rechnet, ob sich die Investition in Automaten, automatisierte Verfahren und digitale Produkte oder Dienstleistungen lohnt, lässt sich nur am konkreten Einzelfall überprüfen.

Klar ist, dass viele Mieter heute bestimmte Serviceleistungen erwarten – wie die einfache Buchung einer Ferienwohnung oder eines Monteurzimmers online oder das Vorhandensein eines Internetzugangs.

Letztlich bedeutet Automation nicht allein Umstellung auf Automaten. Der Prozess ist eng mit der Idee einer Vernetzung von Angeboten und Dienstleistungen verbunden. Betrachten Sie Automation unter der Fragestellung, welche zusätzlichen Services Sie im Netzwerk mit anderen anbieten und welche Aufgaben Sie delegieren können.