Einfach erklärt:
Software für Vermieter von Unterkünften
Welche Programme sind für Ihre Monteurzimmer oder Ferienwohnung sinnvoll?

Welche Software für Vermieter?

Neue Software, die praktisch und vermieterfreundlich ist, kann Ihren Alltag deutlich erleichtern. Trotzdem sollten Sie bei der Planung realistisch bleiben. Vermieten Sie nur ab und zu ein Zimmer oder ein einzelnes Monteurzimmer, reichen oft wenige, gut passende Programme oder Apps.

Vermieten Sie mehrere Monteurzimmer, Monteurwohnungen oder Ferienwohnungen, brauchen Sie ein klares System nur für die Vermietung. Haben Sie Mitarbeiter, nutzen Sie für die Vermietung besser einen eigenen Geschäfts-PC oder Laptop. Berufliches und Privates sollten Sie immer sauber trennen. Mehr zur Wahl des richtigen Systems lesen Sie in der Frage des Tages zur Unterkunftsverwaltung.

1. Textverarbeitung – Was soll die Software können?

Eine gute Textverarbeitungs-Software bietet fertige Vorlagen für Vermieter. Dazu gehören zum Beispiel Briefe, Rechnungen, Anzeigen, E-Mails und Quittungen.

Sie können verschiedene Schriftarten und Schriftgrößen auswählen und Ihr eigenes Briefpapier gestalten. Außerdem kann das Programm kleine Tabellen und Bilder einfügen – praktisch für Preisübersichten oder Wegbeschreibungen.

Die Software zur Textverarbeitung sollte auf jeden Fall eine zuverlässige Rechtschreibprüfung haben.

2. Buchhaltung – So vergessen Sie nichts

Eine gute Software für die Buchhaltung spart viel Arbeit. Buchhaltung ist für viele Selbstständige stressig. Deshalb sollte die Software einfach zu bedienen sein.

Wenn Sie Zimmer vermieten und keine Ausbildung in Buchhaltung haben, kann eine einfache Buchhaltungssoftware sehr helfen. Die Software erinnert Sie an wichtige Fristen und Aufgaben.

Eine gute Buchhaltungssoftware hat eine Prüf-Funktion. Diese Funktion zeigt Ihnen, wenn Sie zum Beispiel eine falsche Zahl eingegeben oder etwas vergessen haben.

Viele Buchhaltungsprogramme nutzen heute die Cloud. Das bedeutet, Sie müssen die Software nicht auf Ihrem Computer installieren. Sie können sie einfach über das Internet nutzen und zahlen meist einen festen monatlichen Betrag statt eines hohen Kaufpreises.

Sicherheitskopien (Backups) übernimmt oft der Anbieter. Achten Sie trotzdem immer auf den Schutz Ihrer Daten. Buchhaltung ist ein wichtiges und sensibles Thema. Bei Cloud-Programmen sollten die Server in der EU stehen und die Software zertifiziert sein.

Moderne Programme unterstützen auch digitale Buchführung: Sie scannen Belege, speichern diese GoBD-konform ab und exportieren Daten für Ihren Steuerberater. Mehr dazu in der Frage des Tages zur digitalen Buchführung. Belege müssen in der Regel zehn Jahre archiviert werden – hier hilft eine saubere, digitale Ablage.

Wenn Sie Mitarbeiter haben, prüfen Sie, ob das Programm auch Lohnabrechnungen erstellen kann oder ob Sie es mit einem Zusatzmodul erweitern können.

3. Belegungsplan und Buchungssystem

Große Hotel-Software ist teuer. Für Vermieter von zwei oder drei Mieteinheiten ist sie oft überdimensioniert. Trotzdem ist ein übersichtlicher Belegungsplan wichtig, damit Sie sehen, was frei oder vermietet ist. Es gibt kleinere Programme, die für Vermieter mit wenigen Mieteinheiten gut geeignet sind.

Ein guter Belegungsplan arbeitet mit Ihrer Buchhaltungssoftware zusammen. Er kann Rechnungen erstellen und Meldescheine ausfüllen. Außerdem speichert und verwaltet die Software Gästestammdaten. Wenn ein Gast wiederkommt, haben Sie bereits alle Daten. Diese Stammdaten können Sie für gezielte Werbeaktionen nutzen.

Eine gute Belegungsplan-Software registriert Anfragen, hält fest, wann der Gast ein- oder auscheckt und versendet Reservierungsbestätigungen per E-Mail. Sie bietet Vorlagen, die Sie optisch an Ihren Betrieb anpassen können.

Gute Software hat viele Filter und Auswertungen, mit denen Sie Statistiken erstellen. So sehen Sie nach einiger Zeit, welche Altersgruppe bevorzugt bucht und woher Ihre Gäste kommen. Diese Informationen sind für Ihre Werbung sehr wertvoll.

Wenn Ihr Belegungsplan zeigt, dass fast alle Gäste über 60 sind, können Sie in der nächsten Aktion gezielt jüngere Kunden ansprechen. Kommt ein großer Teil Ihrer Gäste aus einem bestimmten Bundesland, lohnt sich dort eine gesonderte Werbeaktion.

Gute Belegungs-Software kann auch Gruppenbuchungen verwalten, Reinigungsdienste abrechnen und Arbeitspläne erstellen. Bei Bedarf erweitern Sie das System mit Kalkulationstabellen oder einer SEPA-Schnittstelle für Überweisungen.

Arbeiten Sie mit PC und gleichzeitig mit Tablet oder Smartphone? Achten Sie darauf, dass es eine passende App gibt, mit der Sie Ihren Belegungsplan unterwegs einsehen und bearbeiten können.

Wenn Sie auf mehreren Portalen inserieren, lohnt sich häufig ein Channel-Manager oder Property-Management-System (PMS). Dieses System gleicht Belegung und Preise zwischen den Portalen automatisch ab und reduziert das Risiko von Doppelbuchungen. Mehr dazu lesen Sie im Ratgeber „Channel-Manager für Monteurzimmer und Ferienwohnungen“.

Tipp: Die Belegungs-Software kann zur wichtigsten Software Ihres Betriebs werden. Sie kann andere Programme teilweise ersetzen. Wenn Sie die richtige Wahl treffen, sparen Sie viel Arbeit und vereinfachen Ihre Abläufe.

Es lohnt sich, mehrere Demo-Versionen der Belegungssoftware zu testen. So merken Sie schnell, ob Sie mit dem System klarkommen. Wenn die Software gut zu Ihnen passt, lösen sich viele Probleme fast von selbst.

4. Arbeitsplan und Statistik – Behalten Sie alles im Blick!

Gute Belegungs-Software bietet oft auch Arbeitspläne und Statistiken an. Wenn Sie keine Belegungssoftware verwenden, können Sie nach einzelner Software für Arbeitspläne und Statistiken suchen.

Einen einfachen Arbeitsplan erstellen Sie mit jeder Kalender-Software. Diese finden Sie auf Tablets, Smartphones und PCs. Wenn Sie den Plan genauer abbilden wollen, lohnt sich eine spezielle Arbeitsplan-Software.

Damit erstellen Sie zum Beispiel genaue Putzpläne: An welchen Tagen wischen Sie Türen ab? Wann putzen Sie Fenster oder saugen Staub? Wann reinigen Sie alle Töpfe in der Küche?

Unterschiedliche Arbeitsschritte führen Sie regelmäßig zu bestimmten Zeiten durch. Gardinen waschen Sie zum Beispiel nicht nach jedem Gästewechsel. Dafür erstellen Sie klare Pläne. In diesen halten Sie tägliche, wöchentliche oder monatliche Aufgaben fest und verteilen diese auf Ihre Mitarbeiter.

Ein guter Arbeitsplaner zeigt auf einen Blick, wer wann arbeitet und welche Aufgabe übernimmt.

Eine Statistik entsteht, wenn ein Programm Daten aus Ihren Dateien filtert. Grundsätzlich können Sie mit vielen Text- oder Buchhaltungsprogrammen einfache Statistiken erstellen. Wichtig ist, dass Sie die benötigten Informationen von Anfang an konsequent erfassen.

Reine Statistik-Software wird häufig für Wissenschaft und Forschung entwickelt. Diese Programme sind sehr umfangreich und für Ferienhaus- oder Monteurzimmervermieter meist zu aufwendig.

5. Steuern problemlos abrechnen – Die richtige Software macht es möglich!

Steuern müssen Sie bezahlen, daran führt kein Weg vorbei. Als Selbstständiger ist das oft nicht einfach. Sie zahlen sich kein festes Gehalt aus, sondern leben von den Einnahmen Ihrer Tätigkeit als Vermieter.

Viele Steuerprogramme sind vor allem für die private Einkommensteuer gedacht. Achten Sie deshalb darauf, dass das Programm auch Vermietung und mögliche Umsatzsteuer gut abbilden kann.

Manche Software ist schnell veraltet. Vor der Steuererklärung sollten Sie sich jedes Jahr nach einer aktuellen Version umsehen oder eine Lösung wählen, die regelmäßig Updates anbietet.

Viele Produkte erscheinen einmal im Jahr als neue Version und passen sich an die aktuelle Gesetzeslage an. Eine gute Steuer-Software berechnet bei Selbstständigen zusätzlich die Umsatzsteuer.

Die Software erfasst alle Belege und arbeitet idealerweise mit Ihrem Buchhaltungsprogramm zusammen. Moderne Steuerprogramme orientieren sich am Format von ELSTER, dem Programm der Finanzämter. Dadurch wird die elektronische Übertragung der Daten einfacher.

6. Smart und sicher – Smart-Home und Security-Programme

Wenn Sie ein Sicherheits-System mit Überwachungskamera und Bewegungsmelder installieren, bekommen Sie meist automatisch die passende Software dazu.

Heute gibt es viele Produkte zur Smart-Home-Verwaltung: Sie steuern zum Beispiel, wann die Heizung an- und ausgeschaltet wird, wann die Rollos hochfahren oder abends das Licht angeht. All das regeln Sie per App – auch aus der Ferne.

Meist arbeiten Hardware und Software eng zusammen. Einige Programme können Sie aber auch mit Geräten verschiedener Hersteller nutzen. Das ist praktisch, wenn Sie die Technik nach und nach aufbauen.

Sie installieren die Smart-Home- oder Security-Software als App auf Smartphone oder Tablet und steuern Ihr Haus oder Ihre Monteurwohnung von unterwegs. Sie verriegeln Türen, regeln Licht und Heizung oder schalten die Sauna ein- oder aus. Überwachungskameras und Bewegungsmelder können Sie ebenfalls flexibel dazuschalten.

Solche Systeme lohnen sich besonders, wenn Sie Vermieter sind und nicht immer vor Ort sein können. Vermieten Sie regelmäßig Ihre Monteurzimmer und Monteurunterkünfte und haben dort WLAN, können Sie Strom und Heizung nach Bedarf steuern und Ihre Immobilie auch aus der Ferne im Blick behalten.

7. Software mit Künstlicher Intelligenz (KI)

Vermieter von Monteurzimmern, Monteurwohnungen oder Ferienhäusern können von Programmen mit Künstlicher Intelligenz stark profitieren. Diese Tools erleichtern die Arbeit, erhöhen die Auslastung und sorgen für zufriedenere Gäste.

Hier sind einige Beispiele und ihre Vorteile:

• Kleine Chatbots und virtuelle Assistenten: Diese Programme beantworten oft gestellte Fragen, senden automatisch Informationen zu Anreise, WLAN oder Hausordnung und nehmen einfache Anfragen entgegen. Das spart Zeit und hält Ihre Gäste gut informiert.


• Preis-Optimierungstools: Diese Programme beobachten Markt, Nachfrage, Saison und Messen in Ihrer Region. So passen Sie Ihre Preise automatisch an und können bei dauerhaften Monteur-Buchungen dennoch fair und konkurrenzfähig bleiben.


• Programme für Wartung und Meldungen: Solche Tools sammeln Hinweise zu Schäden oder Defekten, erinnern an Wartungstermine und helfen, Probleme früh zu erkennen. Das ermöglicht schnelle Reparaturen und spart Kosten.


• Automatische Verwaltungsprogramme: Diese Software erstellt Verträge, Rechnungen und Erinnerungen automatisch. Das reduziert Fehler und verschafft Ihnen mehr Zeit für Ihre Gäste.

Achten Sie bei KI-Tools immer auf den Datenschutz. Wichtig sind Serverstandorte in der EU und ein sauberer Vertrag zur Auftragsverarbeitung, wenn Gäste- und Buchungsdaten verarbeitet werden.

8. Social Networking – Aber bitte mit Foto!

Ohne Fotos geht heute fast nichts mehr. Eine Website ohne Bilder ist für viele Gäste unvorstellbar. Gäste wollen sehen, wie die Wohnung oder das Monteurzimmer aussieht, das sie buchen möchten.

Viele Vermieter von Ferienhäusern und Monteurwohnungen nutzen soziale Netzwerke. Sie veröffentlichen regelmäßig Neuigkeiten auf Facebook, Instagram oder anderen Plattformen. Dort sind Fotos und kurze Videos besonders wichtig.

Um bessere Bilder zu machen, installieren Sie gute Foto-Apps auf Ihrem Smartphone oder Tablet. Auf dem Computer hilft ein einfaches, aber zuverlässiges Fotoprogramm.

Mit den Apps können Sie Fotos schärfen, zuschneiden und Farben sowie Kontrast anpassen. Viele Programme bieten Filter, mit denen Sie die Stimmung des Bildes verstärken.

Wenn Sie mit einer größeren Kamera arbeiten, lohnt sich eine umfangreichere Foto-Software. Diese Programme haben mehr Werkzeuge zur Bildbearbeitung und oft eine Datenbank, mit der Sie Ihre Fotos bequem sortieren und wiederfinden.

Es gibt Fotoprogramme für jeden Anspruch – vom Einsteiger bis zum Profi. Für viele Vermieter reichen jedoch einfache Lösungen völlig aus.

Tipp: Mit kleinen Programmen und günstigen Apps erreichen Sie heute sehr viel. Spezielle Apps für Wohnungsrundgänge erstellen realistische Bilder oder 360°-Ansichten Ihrer Monteurwohnung oder Ferienwohnung. Noch mehr Hinweise finden Sie im Ratgeber „Wie mache ich professionelle Fotos von meiner Unterkunft?“.