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Welche Software für Vermieter?
Neue Software, die praktisch und vermieterfreundlich ist, macht Spaß! Trotzdem bleiben Sie bei der Planung realistisch.
Vermieten Sie nur ab und zu ein Zimmer, reichen ein paar passende Programme oder Apps aus.
Vermieten Sie mehrere Ferienhäuser oder -wohnungen, bauen Sie ein System ausschließlich für das Geschäft auf.
Haben Sie Mitarbeiter, lassen Sie den privaten PC zu Hause. Stattdessen bauen Sie ein rein geschäftliches System auf.
Berufliches und Privates müssen Sie strikt trennen.
Folgende Software ist für Vermieter interessant
- Textverarbeitung für Briefe, Mails, Internettexte und Anzeigen
- Buchhaltungsprogramm
- Belegungsplan oder Buchungsprogramm
- Programm für den Arbeitsplan und Statistik
- Zuverlässige Steuer-Software
- Smart-Home- und Sicherheits-Software
- Software mit Künstlicher Intelligenz (KI)
- SozialNetworking und Foto-Software
Tipp: Fast jede Software bietet heute eine Demo-Version zum Download
an. Manchmal fällt es schwer, im Dschungel der Angebote das passende Produkt zu finden. Jeder arbeitet und denkt
anders. Einer will eine Software eher intuitiv bedienen, der andere fühlt sich am wohlsten mit klaren
Anweisungen.
Es lohnt sich, eine Software für mehrere Tage zu testen und dann eine Entscheidung zu treffen. Nehmen Sie sich
Zeit! Die Software hat einen enormen Einfluss auf Ihren Arbeitsalltag und muss deshalb sorgfältig geprüft
werden.
Textverarbeitung – Was soll die Software können?
Eine gute Textverarbeitungs-Software hat Vorlagen für Vermieter. Dazu gehören zum Beispiel Briefe, Rechnungen, Anzeigen, E-Mails und Faxe.
Sie können verschiedene Schriftarten und Schriftgrößen auswählen und sich Ihren eigenes Briefpapier gestalten. Außerdem kann das Programm kleine Tabellen und Bilder einfügen.
Die Software zur Textverarbeitung sollte auch eine gute Rechtschreibprüfung haben.

Empfehlenswerte kostenlose Programme zur einfachen Textverarbeitung:
- OpenOffice (kostenlos)
- Google
Docs (kostenlos)
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Kundenkonto registrieren und Eintrag anlegen.
Buchhaltung – So vergessen Sie nichts
Eine gute Software für die Buchhaltung spart viel Arbeit. Buchhaltung für Geschäftsleute ist stressig.
Deshalb muss die Software einfach zu bedienen sein.
Wenn Sie Zimmer vermieten und keine Ausbildung in Buchhaltung haben, ist die Buchhaltung mit Unterstützung einer Software trotzdem nicht schwierig.
Die Software hilft Ihnen, an alle wichtigen Dinge zu denken.
Eine gute Buchhaltungssoftware hat eine Prüf-Funktion. Diese Funktion zeigt Ihnen, ob Sie zum Bespiel eine falsche Zahl eingegeben oder etwas vergessen haben.

Viele Buchhaltungsprogramme nutzen heute die Cloud. Das bedeutet, Sie brauchen die Software nicht auf Ihrem Computer zu installieren. Sie können sich einfach
über das Internet nutzen. Das bedeutet auch, dass man oft keine hohen Kosten hat, um das Programm zu kaufen.
Stattdessen zahlt man regelmäßig einen festen monatlichen Betrag.
Sicherheitskopien (Backups) müssen Sie nicht selbst machen. Aber Sie sollten immer auf den Schutz Ihrer Daten achten.
Buchhaltung ist ein wichtiges und sensibles Thema. Bei Cloud-Programmen achten Sie am besten darauf, dass die Daten sicher sind und die Software zertifiziert ist.
Wenn Sie Mitarbeiter haben, schauen Sie, ob das Programm auch Lohnabrechnungen machen kann. Oder ob Sie es mit einem Zusatzprogramm erweitern können.
Belegungsplan und Buchungssystem
Große Hotel-Software ist teuer. Für Vermieter von zwei oder drei Mieteinheiten ist sie überflüssig.
Trotzdem ist ein Belegungsplan wichtig, damit Sie sehen, was frei oder vermietet ist.
Es gibt kleinere Programme, die für Vermieter mit wenigen Mieteinheiten geeignet sind.
Ein guter Belegungsplan arbeitet mit Ihrer Buchhaltungssoftware zusammen. Er kann Rechnungen erstellen und Meldescheine ausfüllen.
Außerdem speichert und verwaltet die Software Gästestammdaten. Wenn ein Gast wiederholt kommt, haben Sie bereits alle Daten.
Sie können diese Stammdaten für Werbeaktionen nutzen.
Eine gute Belegungsplan-Software registriert Anfragen. Sie hält fest, wann der Gast ein- oder auscheckt.
Die Software sollte Reservierungsbestätigungen per E-Mail versenden. Sie stellt verschiedene Vorlagen bereit,
um die Optik nach Ihrem Geschmack anzupassen.

Gute Software hat viele Filter, die Ihnen helfen, Statistiken zu erstellen. Sie sehen nach einer Weile,
welche Altersgruppe bevorzugt bucht und woher Ihre Gäste kommen. Diese Informationen sind für gezielte Werbung sehr wertvoll.
Wenn Ihr Belegungsplan zeigt, dass alle Gäste über 60 sind, sprechen Sie in der nächsten Aktion jüngere Kunden an.
Falls alle Gäste aus Bayern kommen, können Sie mit einer Aktion in Norddeutschland neue Kunden gewinnen.
Gute Software bearbeitet auch Gruppenbuchungen. Sie rechnet mit Reinigungsdiensten ab und erstellt Arbeitspläne.
Sie erweitern die Software mit Kalkulationstabellen und SEPA-Schnittstellen, wenn nötig.
Arbeiten Sie mit einem PC und verwenden gleichzeitig ein Tablet oder Smartphone? Dann achten Sie darauf, dass es eine App für die Software gibt.
Hier liegen viele kleine Hotelprogramme noch zurück.
Tipp: Die Belegungs-Software könnte zur wichtigsten Software Ihres Betriebs werden. Sie kann andere Software teilweise ersetzen. Wenn Sie die richtige Wahl treffen, sparen Sie viel Arbeit und vereinfachen Abläufe.
Es lohnt sich, Demo-Versionen der Belegungssoftware zu testen. So sehen Sie, ob Sie mit dem System klarkommen. Wenn die Software läuft, lösen sich viele Probleme fast von selbst.
Empfehlenswerte Belegungsplan- und Buchungssystem-Software für kleinere Hotels und Ferienhausvermieter/ Monteurzimmervermieter:
Eine gute Liste mit vielen Softwareprodukten gibt es hier: https://www.freeware.de/programme/belegungsplan/
Die meisten kosten Geld, obwohl die Seite "freeware.de" heißt.
Arbeitsplan und Statistik – Behalten Sie alles im Blick!
Gute Belegungs-Software bietet Arbeitspläne an. Sie erstellt automatisch Statistiken. Wenn Sie keine Belegungssoftware verwenden,
suchen Sie nach Software für Arbeitspläne und zur Lösung von Statistikwünschen.
Einen kleinen Arbeitsplan erstellen Sie mit jeder Kalendersoftware. Diese finden Sie auf Tablets, Smartphones und PCs.
Wenn Sie den Plan genauer abbilden wollen, empfiehlt sich eine spezielle Arbeitsplan-Software.
Damit erstellen Sie zum Beispiel genaue Putzpläne. An welchen Tagen wischen Sie Türen ab? Wann putzen Sie Fenster oder saugen? Wann reinigen Sie alle Töpfe in der Küche?

Unterschiedliche Arbeitseinheiten führen Sie regelmäßig zu bestimmten Zeiten durch. Zum Beispiel waschen Sie die Gardinen nicht nach jedem Gästewechsel. Dafür gibt es klare Pläne. In diesen halten Sie tägliche, wöchentliche oder monatliche Aufgaben fest. Diese Aufgaben verteilen Sie dann auf die Mitarbeiter.
Ein guter Arbeitsplaner notiert, wer wann zur Arbeit kommt. Er verteilt auch die einzelnen Aufgaben.
Eine Statistik entsteht durch einen Filter, der über Dateien gelegt wird. Grundsätzlich können Sie mit jeder Text- oder Buchhaltungssoftware eine eigene Statistik erstellen. Wichtig ist, dass Sie in jeder Datei von Anfang an die benötigten Punkte festhalten.
Reine Statistik-Software wird hauptsächlich für Wissenschaftler entwickelt. Diese arbeiten oft mit komplexen Themen.
Für Sie als Ferienhausvermieter lohnt sich diese umfangreiche Software selten.
Tipp: Wollen Sie hin und wieder eine Statistik erstellen? Zum Beispiel über das Alter Ihrer Gäste? Wollen Sie wissen, wann sie am liebsten an- und abreisen?
Oder aus welchem Bundesland sie kommen? Möchten Sie wissen, wie viele Gäste nach Frühstück fragen?
Halten Sie diese Informationen in Ihrer Buchungssoftware oder einem Textprogramm fest.
Bitten Sie das Programm, daraus von Zeit zu Zeit ein Diagramm oder Ähnliches zu erstellen.
Steuern problemlos abrechnen – Die richtige Software macht es möglich!
Steuern müssen Sie bezahlen. Da führt kein Weg dran vorbei. Als Selbstständiger ist das oft nicht einfach.
Sie zahlen sich kein Gehalt aus, sondern leben von den Einnahmen Ihrer Tätigkeit als Vermieter.
Viele Steuer-Softwareprodukte sind jedoch für die Einkommenssteuer zugeschnitten.

Manche Software ist leider veraltet. Vor der Steuererklärung sollten Sie sich jedes Jahr nach einer guten Software umsehen.
Alternativ wählen Sie eine Software, die jährlich ein Update anbietet.
Die meisten Produkte erscheinen einmal im Jahr in einem neuen Gewand. Diese Produkte passen sich dabei der aktuellen Situation an.
Eine gute Steuer-Software berechnet bei Selbstständigen außerdem die Umsatzsteuer.
Die Software erfasst alle Ihre Belege. Sie arbeitet mit Ihrem Buchhaltungsprogramm zusammen.
Moderne Steuerprogramme orientieren sich am Format von ELSTER, dem Programm der Finanzämter. Dadurch vereinfacht sich die Übertragung der Daten.
Empfehlenswerte Programme für Steuern:
WISO-Steuer (kostenlos, auch als
App)
Elster (kostenlos)
Mit einem starken Partner erfolgreich im Internet werben.

Smart und sicher – Smart-Home und Security-Programme
Wenn Sie ein Security-System mit Überwachungskamera und Bewegungsmelder installieren, bekommen Sie automatisch die passende Software dazu.
Heute gibt es viele Produkte für die Smart-Home-Verwaltung. Wann soll die Heizung an- und ausgeschaltet werden? Wann gehen die Rollos auf?
Wann wird die Sauna eingeschaltet? Alles regeln Sie per App mit nur einem Klick, auch aus der Ferne.

Meist arbeiten Hardware und Software gemeinsam. Trotzdem können Sie einige Software-Produkte immer nutzen – unabhängig von der Hardware.
Das ist nützlich, wenn Sie Geräte verschiedener Hersteller haben. Mit dieser Software verbinden Sie die verschiedenen Produkte.
Sie installieren die Smart-Home- oder Security-Software als App auf dem Smartphone oder Tablet. So steuern Sie Ihr Haus von unterwegs.
Mit diesen Apps verriegeln Sie Türen, regeln Licht und Heizung oder schalten die Sauna ein- oder aus. Überwachungskameras und Bewegungsmelder
können Sie auch einfach zuschalten.
Solche Systeme lohnen sich, wenn Sie Vermieter sind und nicht immer vor Ort sein können.
Vermieten Sie regelmäßig Ihre Monteurzimmer und Monteurunterkünfte und haben dort WLAN?
Dann sollten Sie dieses System installieren. Sie schalten Strom und Heizung nach Bedarf ein- und aus und überwachen Ihr Haus, auch wenn Sie weit entfernt sind.
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Software mit Künstlicher Intelligenz (KI)
Vermieter von Wohnungen oder Häusern haben Vorteile durch Programme mit Künstlicher Intelligenz.
Diese Programme erleichtern die Arbeit, sorgen für zufriedenere Mieter und helfen bei der Verwaltung.
Hier sind einige Programme und ihre Vorteile:
- Kleine Chatbots und virtuelle Assistenten: Diese Programme helfen, mit Interessenten und Mietern zu sprechen. Sie beantworten häufige Fragen, bearbeiten Anfragen und sammeln Meinungen. Das spart Zeit und macht Mieter zufriedener.
- Preis-Optimierungstools: Mit diesen Programmen können Vermieter die Preise besser anpassen. Das Programm schaut auf den Markt, die Nachfrage und die Jahreszeit. So können Vermieter mehr verdienen und konkurrenzfähig bleiben.
- Programme für Wartung: Diese Programme überwachen Wohnungen und helfen dabei, Probleme früh zu erkennen. Das ermöglicht schnellere Reparaturen und spart Kosten. Mieter sind zufriedener, wenn Reparaturen rechtzeitig durchgeführt werden.
- Automatische Verwaltungs-Programme: Diese Programme übernehmen Aufgaben wie Verträge oder Rechnungen erstellen. Das spart Zeit und reduziert Fehler.
Zu empfehlen sind folgende Tools
- EverReal: Ein weiteres Tool, das den gesamten Vermietungsprozess digitalisiert, von der Bewerberauswahl bis hin zum Vertragsabschluss, und sich besonders für professionelle Vermieter und Immobilienverwaltungen eignet.
- BookingSync: Ein Vermietungsmanagement-System, das sich auf Ferienwohnungen spezialisiert hat und Tools für Buchungsmanagement, Channel-Management und Automatisierung von Gästekommunikation bietet.
- Channel Manager von Smoobu: Ein Tool, das speziell für Ferienwohnungen entwickelt wurde und eine zentrale Plattform bietet, um Buchungen über verschiedene Kanäle zu verwalten, einschließlich automatisierter Kommunikation mit Gästen.
Social Networking – Aber bitte mit Foto!
Ohne Fotos geht nichts mehr! Eine Web-Seite ohne Fotos ist undenkbar.
Die Gäste wollen sehen, wie die Wohnung aussieht, die sie interessiert.
Viele Vermieter von Ferienhäusern und Monteurwohnungen nutzen soziale Netzwerke.
Sie veröffentlichen regelmäßig News auf Facebook, Instagram und Twitter. Auch dort sind Fotos und kleine Videos unentbehrlich.
Um bessere Fotos zu machen, installieren Sie gute Foto-Apps auf Ihrem Smartphone und Tablet.
Auf dem Computer hilft ein gutes Fotoprogramm. Die Apps bieten verschiedene Filter, die die Atmosphäre verstärken.

Mit den Apps können Sie die Fotos schärfen, das Bild beschneiden und Farben sowie Kontrast richtig einstellen.
Sie können auch vieles mehr anpassen.
Wenn Sie eine größere Kamera verwenden, greifen Sie zu ausgefeilter Foto-Software.
Diese Software enthält Fotobearbeitungswerkzeuge und eine nützliche Datenbank – perfekt für das Speichern und Sortieren der Fotos.
Es gibt Fotoprogramme für jeden Anspruch und auf jedem Niveau. Egal,
ob Sie Anfänger sind oder Profi. Der Markt für Fotoprogramme und Apps bietet unzählige Möglichkeiten.
Anspruchsvolle Programme haben oft sehr viele Funktionen. Man kann sie ohne Kurs oder
Fachbücher kaum vollständig nutzen. Deshalb gilt: Weniger ist manchmal mehr.
Tipp: Mit kleinen Programmen und günstigen Apps erreichen Sie heute sehr viel. Besonders für Vermieter gibt es spezielle Apps für Wohnungsrundgänge. Sie erstellen damit realistische Bilder Ihrer Ferienwohnung.