Einfach erklärt: Abrechnung von Reisekosten
Das sollten Monteure und Handwerker über die Abrechnung von Reisekosten wissen

Geht es um Reisekosten? Da haben viele Monteure und Handwerker Fragen. Was kann man absetzen? Welche Regeln gelten? In diesem Ratgeber erklären wir alles einfach und verständlich.

Was sind Reisekosten?

Reisekosten entstehen, wenn Sie beruflich unterwegs sind. Also nicht in Ihrer Wohnung und nicht an Ihrem Hauptarbeitsplatz.

Zu den Reisekosten gehören:

• Fahrtkosten
• Übernachtungskosten
• Verpflegungskosten
• Andere Reisekosten (z. B. Parkgebühren)

Was gilt als erste Tätigkeitsstätte?

Was ist die "erste Tätigkeitsstätte"? Die "erste Tätigkeitsstätte" ist Ihr Hauptarbeitsplatz. Das ist der Ort, an dem Sie normalerweise arbeiten. Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte können Sie von der Steuer absetzen.

Beispiel:
Ein Monteur arbeitet immer in derselben Werkstatt. Das ist seine erste Tätigkeitsstätte. Fährt er zu einer anderen Baustelle, sind das Reisekosten.

Von einer ersten Tätigkeitsstätte ist auszugehen, wenn Sie als Arbeitnehmer voraussichtlich

• unbefristet,
• länger als 48 Monate oder
• für die gesamte Dauer des Arbeitsverhältnisses (bei befristeten Arbeitsverträgen) an einer solchen Tätigkeitsstätte tätig sind.

Fehlt diese arbeits- oder dienstrechtliche Festlegung oder ist diese nicht eindeutig definiert, gilt die betriebliche Einrichtung als erste Tätigkeitsstätte, an welcher Sie als Arbeitnehmer

• täglich,
• mindestens zwei volle Arbeitstage pro Woche oder
• mindestens ein Drittel Ihrer Arbeitszeit arbeiten.

Welche Fahrtkosten kann ich absetzen?

Sie können Fahrtkosten absetzen, wenn Sie beruflich unterwegs sind und nicht zu Ihrer ersten Tätigkeitsstätte fahren.
Zum Beispiel:

• Fahrten von der Wohnung zur Baustelle
• Fahrten zwischen verschiedenen Baustellen
• Fahrten nach Hause, wenn Sie auf Montage sind

Besonderer Fall „Sammelpunkt“

Haben Sie keinen festen Arbeitsort? Gibt es aber einen Ort, an dem Sie sich laut Ihrem Arbeitgeber treffen müssen? Dann zählen Ihre Fahrten von zu Hause zu diesem Treffpunkt wie Fahrten zu einem festen Arbeitsort. Deshalb können die Fahrtkosten nur mit der Entfernungspauschale abgerechnet werden.

Besonderer Fall „Großes Arbeitsgebiet“

Auch hier nutzen Sie die Entfernungspauschale für Fahrten von zu Hause zum Arbeitsgebiet. Sind Sie als Monteur oder Handwerker in einem großen Arbeitsgebiet über verschiedene Wege unterwegs? In Ihrer Steuererklärung können Sie die kürzeste Strecke von zu Hause zum nächstgelegenen Zugang angeben.

Beispiele für große Arbeitsgebiete sind:

• Werksgelände,
• Neubaugebiete,
• Waldgebiete,
• Forstgebiete und
• Flughafengelände.

Wie berechne ich Fahrtkosten?

Die Berechnung von Fahrtkosten hängt davon ab, ob die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte oder zwischen Wohnung und einer anderen Tätigkeitsstätte erfolgen.

Was ist mit Übernachtungskosten?

Übernachtungskosten können Sie absetzen, wenn Sie beruflich unterwegs sind und deshalb nicht zu Hause schlafen können. Wichtig: Sie brauchen Belege für alle Übernachtungen!

Wie kann man Übernachtungskosten absetzen?

Sie können Übernachtungskosten als Werbungskosten absetzen. Dafür benötigen Sie eine Rechnung oder einen Beleg. Sie können keine Pauschale ansetzen. Außer der Arbeitgeber erstattet die Kosten.

Ihr Arbeitgeber kann Ihnen für Übernachtungen in Deutschland 20 Euro pro Nacht steuerfrei erstatten. Dafür müssen Sie keinen Beleg vorlegen. Für Übernachtungen im Ausland kann er festgelegte Pauschalbeträge erstatten.

Welche Bedingungen muss ich erfüllen, um Geld zurückzubekommen?

Um Geld für Übernachtungskosten zurückzubekommen, müssen Sie mehr als 24 Stunden von Ihrem Zuhause weg sein. Das gilt nur, wenn Sie als Monteur arbeiten. Außerdem darf Ihr Arbeitgeber Ihnen keine billigere Übernachtung anbieten können.

Wenn Sie länger als vier Jahre an einem Ort arbeiten, können Sie nur noch bis zu 1.000 Euro pro Monat für die Übernachtung zurückbekommen. Das gilt auch, wenn Sie regelmäßig, aber nicht jeden Tag, zum gleichen Arbeitsort zurückkehren.

Unterbrechen Sie die Arbeit an diesem Ort für mindestens sechs Monate? Dann beginnt die Vier-Jahres-Frist neu. Warum Sie die Arbeit unterbrechen, ist egal.

Gibt es auf der Rechnung noch andere Leistungen wie ein „Business-Package“? Dann wird auch dafür etwas von den Reisekosten abgezogen.

Was sind Reisenebenkosten?

Reisenebenkosten sind extra Kosten, die bei einer Reise entstehen. Sie sind nicht die Kosten für die Fahrt, das Essen oder die Übernachtung. Beispiele für Reisenebenkosten sind Geld für Anrufe, Internet oder Parkplätze.

Arbeitnehmer können diese Kosten in ihrer Steuererklärung angeben. Das nennt man Werbungskosten. Arbeitgeber können diese Kosten auch absetzen. Das nennt man Betriebsausgaben.

Beispiele für Reisenebenkosten

• Geld für Garage und Parkplatz
• Kosten für Gepäcktransport, Gepäckaufbewahrung und Gepäckversicherung
• Geld für Eintrittskarten und Kataloge bei Ausstellungen und Messen
• Mautgebühren (Geld für die Nutzung bestimmter Straßen)
• Geld für berufliche Telefonate

Bei Reisen ins Ausland für die Arbeit können noch andere Kosten anerkannt werden

• Kosten für Arztzeugnisse und notwendige Impfungen
• Kosten für Zollpapiere und Visa
• Beiträge für eine Reise-Krankenversicherung

Wann ist Ihre Arbeit eine Geschäftsreise?

Eine Geschäftsreise bedeutet, dass Sie als Handwerker für kurze Zeit außerhalb Ihrer Wohnung oder festen Arbeitsstelle arbeiten. Eine feste Arbeitsstelle ist ein regelmäßiger Arbeitsplatz, der nicht Ihr Zuhause ist. Räume in Ihrem eigenen Haus zählen nicht als feste Arbeitsstelle, auch wenn Sie sie für die Arbeit nutzen.

Haben Sie als Handwerker keinen eigenen festen Arbeitsplatz? Dann gilt der Ort des Kunden als feste Arbeitsstelle, wenn Sie dort regelmäßig arbeiten. In diesem Fall können Sie nur die Fahrtkosten zum Kunden angeben.

Das Finanzamt akzeptiert diese Tätigkeiten als dienstlich

• Besuche bei Kunden
• Teilnahme an Tagungen oder Messen
• Teilnahme an Fortbildungskursen

Abzugsfähige Kosten

Selbstständige Handwerker haben ähnliche Regeln wie angestellte Monteure. Sie können Kosten für Fahrten, Essen, Übernachtungen und zusätzliche Reisekosten absetzen.

Für die Fahrt von Ihrer Wohnung zur ersten Arbeitsstelle nutzen Sie die Entfernungspauschale. Für andere Fahrten nehmen Sie entweder die tatsächlichen Kosten oder eine Pauschale, wenn es Ihr privates Auto ist. Dies gilt nicht, wenn Sie ein Firmenauto nutzen.

Die Kosten für Übernachtungen können Sie nicht pauschal ansetzen. Sie geben die tatsächlichen Kosten an.

Für Essen nutzen Sie als Selbstständiger eine Verpflegungspauschale.

Wenn in der Rechnung der Preis für Essen nicht extra angegeben ist, reduzieren Sie die Pauschale. Um 4,80 Euro für Frühstück und um je 9,60 Euro für Mittag- oder Abendessen. Sie reduzieren die Pauschale nicht, wenn ein Geschäftspartner Sie einlädt oder wenn Sie einen Geschäftspartner einladen. Auch nicht, wenn jemand anderes Ihnen kostenlos oder günstiger ein Essen gibt.

Vorsteuerabzug aus tatsächlichen Kosten

Als selbstständiger Handwerker setzen Sie die Vorsteuer für tatsächliche Kosten von Übernachtung und Essen an. Dafür brauchen Sie eine Rechnung, die auf Ihren Namen ausgestellt ist. Auf der Rechnung muss der Betrag der Umsatzsteuer stehen (nur bei Rechnungen über 150 Euro).

Kosten bei Arbeiten im Ausland

Wenn Sie als selbstständiger Handwerker ins Ausland reisen, dürfen Sie keine Pauschalen abziehen. Sie dürfen nur die tatsächlichen Kosten für Übernachtungen abziehen. Wenn die Rechnung für die Übernachtung auch das Frühstück oder andere Pauschalen enthält, müssen Sie diese herausrechnen.

Für Verpflegungskosten gibt es auch im Ausland feste Beträge, die unterschiedlich je nach Land sind.

Was passiert, wenn Ihr Kunde die Reisekosten übernimmt?

Oft übernimmt der Kunde die Reisekosten. Der Kunde möchte dann oft die Originalbelege als Nachweis bekommen und die Auslagen in der Rechnung angegeben haben. Das ist nicht erlaubt.

Stattdessen sollten Sie in der Rechnung den Nettobetrag der Auslagen angeben und darauf Umsatzsteuer berechnen. Die Originalbelege geben Sie nicht heraus. Sie können Kopien machen und diese dem Kunden geben.

Achtung: Bei Reisen ins Ausland prüfen die Finanzämter genau, ob die Reise beruflich war. Sie verlangen Belege. Es ist ratsam, alle Unterlagen aufzubewahren, die den beruflichen Zweck der Reise bestätigen. Bei gemischten Reisen, die sowohl privat als auch beruflich sind, wird in private und betriebliche Anteile aufgeteilt.