Was ist der Verpflegungsmehraufwand?
Der Verpflegungsmehraufwand, Spesen genannt, ist ein Begriff aus dem deutschen Steuerrecht. Er gehört zu den Reisekosten. Es geht um die zusätzlichen Kosten fürs Essen.
Diese Kosten entstehen, wenn man beruflich unterwegs ist und nicht zu Hause essen kann. Man kann diesen Betrag von der Steuer absetzen, damit man finanziell entlastet wird.
Es gibt feste Beträge, die je nach Dauer der Abwesenheit an einem Tag absetzen werden. Das Bundesfinanzministerium passt diese Beträge regelmäßig an.
Sie unterscheiden sich, je nachdem ob man im Inland oder Ausland unterwegs ist. Der Verpflegungsmehraufwand ist wichtig für Arbeitnehmer, die auf Geschäftsreise sind,
sowie für Selbstständige und Freiberufler.
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Beliebte Städte anzeigenWer hat Anspruch auf den Verpflegungsmehraufwand?
Der Anspruch auf Verpflegungsmehraufwand besteht in Deutschland für Arbeitnehmer, Selbstständige und Freiberufler unter bestimmten Bedingungen.
Die wichtigsten Bedingungen für Arbeitnehmer:
- Berufliche Auswärtstätigkeit: Der Anspruch besteht, wenn man aus beruflichen Gründen vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte tätig ist.
- Mindestabwesenheitsdauer: In der Regel muss die Abwesenheit von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte mindestens 8 Stunden betragen. Für mehrtägige Dienstreisen gelten andere Regelungen.
- Erstattung durch den Arbeitgeber: Falls der Arbeitgeber die Verpflegungsmehraufwendungen erstattet, können diese nicht zusätzlich als Werbungskosten in der Einkommenssteuererklärung geltend gemacht werden.
Wer zahlt die Auslöse? Alles Wissenswerte zur Spesenabrechnung
Wenn Sie als Monteur, Handwerker oder Arbeiter auf externen Baustellen und Montagen tätig sind, fallen zusätzliche Kosten an. Diese Kosten umfassen zum Beispiel die Verpflegung. Zu Hause kochen Sie selbst. Auf Montagen müssen Sie jedoch oft in Restaurants, Imbissen oder Bars essen. Das verursacht deutlich höhere Kosten.
Der Arbeitgeber erstattet in der Regel den Verpflegungsmehraufwand. Manchmal tragen die Arbeitnehmer die Kosten selbst. In bestimmten Fällen können sie diese dann steuerlich geltend machen.
Wichtig: Der Arbeitgeber muss den Verpflegungsmehraufwand nicht bezahlen. Vertraglich sollte festgehalten werden, ob das Unternehmen Spesen übernimmt oder nicht.
Erstattet der Arbeitgeber die Auslagen, bleiben diese bis zur Höhe der gesetzlichen Pauschale steuerfrei. In der eigenen Steuererklärung können diese dann nicht mehr geltend gemacht werden. Erstattet man mehr Kosten als der Pauschalbetrag, muss man diese als geldwerten Vorteil versteuern.
TIPPS für Monteure und Handwerker
Wenn Sie als Monteur oder Handwerker arbeiten, achten Sie darauf, dass Spesen in Ihrem Arbeitsvertrag festgeschrieben sind. Verpflegungspauschalen sollten auch im Vertrag stehen.
Haben Sie einen festen Arbeitsvertrag? Und erstattet der Arbeitgeber keine Spesen? Dann können Sie etwas tun. Sprechen Sie in Ihrem nächsten Gehaltsgespräch über Spesen. Bietet der Chef keine Gehaltserhöhung an? Er sollte wenigstens die Spesen bezahlen.
So wird die Auslöse berechnet (Aktuelle Spesensätze 2024)
Verpflegungspauschalen für berufliche Reisen innerhalb Deutschlands:
Spesenpauschalen für berufliche Reisen in Deutschland: Diese gelten seit 2020. Es gibt noch keine neueren Daten. Das Wachstumschancengesetz verhandelt neue Pauschalen für 2025. Geplant sind Rückerstattungskosten von 16 oder 32 Euro.
- Pro Tag, an dem der Arbeitnehmer volle 24 Stunden von seinem Zuhause entfernt ist: 30 Euro
- Pro Anreisetag, wenn dies mit einer externen Übernachtung des Arbeitnehmers verbunden ist: 15 Euro
- Pro Abreisetag, wenn dies mit einer externen Übernachtung des Arbeitnehmers verbunden ist: 15 Euro
- Für mehr als 8 Stunden Abwesenheit des Arbeitnehmers von seinem Zuhause ohne externe Übernachtung: 15 Euro
Verpflegungspauschalen für berufliche Reisen außerhalb Deutschlands (Grenzgebiete):
Für berufliche Reisen ins Ausland gelten je nach Land abhängige und
unterschiedliche Verpflegungspauschalen. Allgemein lässt sich sagen, dass sich
die Beträge nach dem Lebensstandard des jeweiligen Landes richten.
In Ländern, in denen der Lebensstandard eher günstig ist gibt es weniger
Spesen. In der Schweiz oder in Dänemark und Schweden gibt es mehr, da er dort
teurer ist.
| Land | Aufenthalt mehr als 8 Stunden | Aufenthalt ab 24 Stunden |
|---|---|---|
| Belgien | 40 Euro | 59 Euro |
| Dänemark | 50 Euro | 75 Euro |
| Frankreich | 36 Euro | 53 Euro |
| Luxemburg | 42 Euro | 63 Euro |
| Niederlande | 32 Euro | 47 Euro |
| Österreich | 27 Euro | 40 Euro |
| Polen | 20 Euro | 29 Euro |
| Schweiz | 43 Euro | 64 Euro |
| Tschechien | 21 Euro | 32 Euro |
Quellen: https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Steuerarten/Lohnsteuer/
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Beliebte Städte anzeigenSpesen und die Steuer
Wenn Ihr Arbeitgeber die Kosten für Verpflegung auf Geschäftsreisen nicht übernimmt, können Sie diese Ausgaben in der Steuererklärung zurückholen.
Laut dem Einkommensteuergesetz ( EStG § 4
und EStG § 9) können Sie Verpflegungspauschalen steuerlich geltend machen. Das bedeutet, dass Sie diese Ausgaben entweder als
Betriebsausgaben oder Werbungskosten angeben können, weil sie beruflich bedingt sind.
Wichtig: Sie können jedoch nicht die tatsächlich entstandenen Kosten angeben, sondern nur die festgelegten Pauschalbeträge.
Sie benötigten folgende Unterlagen
- Tabelle mit Zeiten der Abwesenheit
- Dienstliche Ausgaben, die getätigt wurden, aber nicht erstattet worden sind: (Rechnungen)
- Belege über erhaltene Verpflegungen
- Quittung des Arbeitgebers über geschäftliche Reisen / Zeiten der Abwesenheit
Hohe Auslastung, auch in der Nebensaison
Volle Kostenkontrolle
Kundenkonto registrieren und Eintrag anlegen.
Die Höhe der Auslöse hängt ab von Zeiträumen und Ländern. Sind Sie länger unterwegs, bekommen Sie mehr Spesen.
Die Pauschale beträgt 15 €, wenn Sie mehr als 8 Stunden abwesend sind. Bei einer Abwesenheit von vollen 24 Stunden beträgt die Pauschale 30 €. Hier finden Sie aktuelle Spesensätze.
Aktuelle Spesensätze finden Sie hier.
Arbeitnehmer, die beruflich unterwegs sind, können Geld vom Arbeitgeber für Essen und andere Kosten verlangen. Das nennt man Spesen.
Für Essen gibt es feste Beträge, die man verlangen kann. Man kann auch Geld für
Fahrtkosten und Übernachtungen zurückbekommen.
Wenn Sie selbstständig sind, können Sie die Verpflegungspauschalen als Betriebsausgaben von der Steuer absetzen. Wenn Sie angestellt sind, setzen Sie die Verpflegungspauschalen als Werbungskosten von der Steuer ab. Tun Sie dies in Ihrer Steuererklärung, wenn Ihr Arbeitgeber die Kosten nicht erstattet hat.