Spesen und Auslöse richtig abrechnen
Verpflegungsmehraufwand mit Spesenrechner berechnen

von Deutschland-monteurzimmer.de | 3 Minuten

Entdecken Sie in unserem umfassenden Ratgeber, wie Sie als Monteur oder Handwerker Ihren Verpflegungsmehraufwand optimal nutzen können. Wir erklären Ihnen, was genau der Verpflegungsmehraufwand ist, wie Sie diesen korrekt abrechnen und was bei der Erstattung durch Ihren Arbeitgeber zu beachten ist. Zusätzlich informieren wir Sie über die aktuell geltenden Pauschalbeträge und wann diese gelten. Sie erhalten wertvolle Tipps, wie Sie diese Ausgaben in Ihrer Steuererklärung geltend machen können.

Spesenabrechnung Verpflegungsmehraufwand

Was ist der Verpflegungsmehraufwand?

Der Verpflegungsmehraufwand (auch bekannt als Spesen oder Auslöse) ist ein Begriff aus dem deutschen Steuerrecht und gehört zu den Reisekosten. Er bezieht sich speziell auf die zusätzlichen Kosten für Verpflegung, die entstehen, wenn man beruflich unterwegs ist und nicht zu Hause essen kann. Der Verpflegungsmehraufwand wird als Pauschbetrag geltend gemacht, um die steuerliche Absetzbarkeit dieser Mehrkosten zu erleichtern.

Es gibt verschiedene Pauschbeträge für Abwesenheiten von unterschiedlicher Dauer innerhalb eines Tages. Diese Beträge werden regelmäßig vom Bundesfinanzministerium angepasst und können sich je nach Reiseziel (Inland oder Ausland) unterscheiden. Der Verpflegungsmehraufwand ist besonders relevant für Arbeitnehmer, die geschäftlich reisen, sowie für Selbstständige und Freiberufler.

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Wer hat Anspruch auf den Verpflegungsmehraufwand?

Der Anspruch auf Verpflegungsmehraufwand besteht in Deutschland für Arbeitnehmer, Selbstständige und Freiberufler unter bestimmten Bedingungen.

Die wichtigsten Bedingungen für Arbeitnehmer:

  • Berufliche Auswärtstätigkeit: Der Anspruch besteht, wenn man aus beruflichen Gründen vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte tätig ist.
  • Mindestabwesenheitsdauer: In der Regel muss die Abwesenheit von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte mindestens 8 Stunden betragen. Für mehrtägige Dienstreisen gelten andere Regelungen.
  • Erstattung durch den Arbeitgeber: Falls der Arbeitgeber die Verpflegungsmehraufwendungen erstattet, können diese nicht zusätzlich als Werbungskosten in der Einkommenssteuererklärung geltend gemacht werden.

Wer zahlt die Auslöse? Alles Wissenswerte zur Spesenabrechnung

Wenn Sie als Monteur, Handwerker oder Arbeiter auf externen Baustellen und Montagen tätig sind, fallen zusätzliche Kosten an, wie für Verpflegung. Während Sie zu Hause selbst kochen, sind Sie auf Montagen häufig darauf angewiesen in Restaurants, Imbissen oder Bars zu essen. Das ist mit deutlich höheren Kosten verbunden.

Der Verpflegungsmehraufwand wird in der Regel entweder vom Arbeitgeber erstattet oder vom Arbeitnehmer selbst getragen und kann dann unter bestimmten Bedingungen steuerlich geltend gemacht werden.

Wichtig: Der Arbeitgeber ist nicht verpflichtet den Verpflegungsmehraufwand zu bezahlen. Vertraglich sollte festgehalten werden, ob das Unternehmen Spesen übernimmt oder nicht.

Erstattet der Arbeitgeber die Auslagen, sind diese bis zur Höhe der gesetzlichen Pauschale steuerfrei. Diese können dann in der eigenen Steuererklärung nicht mehr geltend gemacht werden. Werden sogar mehr Kosten als der Pauschalbetrag erstattet, müssen diese als geldwerter Vorteil versteuert werden.

TIPPS für Monteure und Handwerker

Achten Sie als Arbeitnehmer darauf, dass die Übernahme von Spesen und die Auszahlung der Verpflegungspauschalen fester Bestandteil Ihres Arbeitsvertrages ist.

Für alle Monteure, die einen festen Arbeitsvertrag haben und keine Spesen erstattet bekommen, gilt: Im nächsten persönlichen Gespräch über das Gehalt, sprechen Sie das Thema Spesen ruhig an. Können Sie sich nicht auf eine Gehaltserhöhung einigen, kann Ihr Arbeitgeber in Zukunft die Spesen übernehmen.

Spesenabrechnung Verpflegungsmehraufwand - Spesen wiederbekommen

So wird die Auslöse berechnet (Aktuelle Spesensätze 2023)

Verpflegungspauschalen für berufliche Reisen innerhalb Deutschlands:

Gültig seit 2020 - aktuell liegen noch keine aktuelleren Daten vor. Im Rahmen des Wachstumschancengesetzes werden neue Pauschalbeiträge ab 2024 verhandelt, diese stehen jedoch noch nicht fest. Geplant sind wohl Rückerstattungskosten im Inland von 16 bzw 32 Euro.

  • Pro Tag, an dem der Arbeitnehmer volle 24 Stunden von seinem Zuhause entfernt ist: 28 Euro
  • Pro Anreisetag, wenn dies mit einer externen Übernachtung des Arbeitnehmers verbunden ist: 14 Euro
  • Pro Abreisetag, wenn dies mit einer externen Übernachtung des Arbeitnehmers verbunden ist: 14 Euro
  • Für mehr als 8 Stunden Abwesenheit des Arbeitnehmers von seinem Zuhause ohne externe Übernachtung: 14 Euro

Verpflegungspauschalen für berufliche Reisen außerhalb Deutschlands (Grenzgebiete):

Für berufliche Reisen ins Ausland gelten je nach Land abhängige und unterschiedliche Verpflegungspauschalen. Allgemein lässt sich sagen, dass sich die Beträge nach dem Lebensstandard des jeweiligen Landes richten.

In Ländern, in denen der Lebensstandard eher günstig ist gibt es weniger Spesen. In der Schweiz oder in Dänemark und Schweden gibt es mehr, da er dort teurer ist.

Land Aufenthalt mehr als 8 Stunden Aufenthalt ab 24 Stunden
Belgien 40 Euro 59 Euro
Dänemark 50 Euro 75 Euro
Frankreich 36 Euro 53 Euro
Luxemburg 42 Euro 63 Euro
Niederlande 32 Euro 47 Euro
Österreich 27 Euro 40 Euro
Polen 20 Euro 29 Euro
Schweiz 43 Euro 64 Euro
Tschechien 21 Euro 32 Euro

Quellen: https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Steuerarten/Lohnsteuer/

Spesenrechner

Der Spesenrechner ermöglicht eine einfache und schnelle Berechnung der täglichen Spesen für Montagearbeiten, indem er die Anzahl der Volltage, An- und Abreisetage sowie Tage mit mehr als 8 Stunden Abwesenheit berücksichtigt und daraus die Gesamtspesen ermittelt.

Anzahl voller Tage angeben.
Anzahl Tage für die Anreise angeben.
Anzahl Tage für die Abreise angeben.
Anzahl Tage ohne Übernachtung angeben.
Spesen: 0 Euro

Spesen und die Steuer

Ist Ihr Arbeitgeber nicht bereit für den Verpflegungsmehraufwand von dienstlichen Reisen aufzukommen, gibt es die Möglichkeit sich diese Kosten bei der jährlichen Steuererklärung wiederzuholen.

Nach § 4 und § 9 des Einkommensteuergesetzes (EStG) ist es Ihnen möglich die gesetzlichen Verpflegungspauschalen als Betriebsausgaben oder als Werbungskosten steuerlich geltend zu machen. Das liegt daran, dass Ihre Ausgaben berufsbedingt sind und keinen privaten Hintergrund haben.

Zu beachten ist: Leider können Sie nicht den entstanden Mehraufwand angeben, sondern nur die gesetzlichen Pauschalsätze.

Sie benötigten folgende Unterlagen

  • Tabelle mit Zeiten der Abwesenheit
  • Dienstliche Ausgaben, die getätigt wurden, aber nicht erstattet worden sind: (Rechnungen)
  • Belege über erhaltene Verpflegungen
  • Quittung des Arbeitgebers über geschäftliche Reisen / Zeiten der Abwesenheit

Steuertipps zum Verpflegungsmehraufwand

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Die Höhe der Auslöse hängt ab von Zeiträumen und Ländern. Sind Sie länger unterwegs bekommen Sie mehr Spesen.
Ab einer Abwesenheit des Arbeitnehmers von mehr als 8 Stunden beträgt die Pauschale 14 €.
Bei Abwesenheit von vollen 24 Stunden beträgt die Pauschale 28 €.
Aktuelle Spesensätze finden Sie hier.

Arbeitnehmer, die beruflich unterwegs sind, können von ihrem Arbeitgeber eine entsprechende Auslöse fordern. Spesen fordern können Sie auf Dienstreise für Ihre Verpflegung. Beachten Sie dabei die Pauschalsätze für den Verpflegungsmehraufwand. Zusätzlich können Sie weitere Reisekosten, wie Fahrtkoste und Übernachtungskosten, abrechnen lassen.
Es gibt keine gesetzliche Regelung, die Arbeitgeber verpflichtet, Spesen zu übernehmen.

Machen Sie die gesetzlichen Verpflegungspauschalen als Betriebsausgaben oder als Werbungskosten steuerlich geltend, je nachdem ob Sie Selbstständiger oder Arbeitnehmer sind. Als Werbungskosten können Sie diese in der Steuererklärung absetzen, sofern die Kosten nicht durch den Arbeitgeber erstattet wurden.

Hinweis: Dieser Artikel dient als allgemeiner Überblick und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit oder aktuelle Rechtslage. Bitte konsultieren Sie immer einen Fachanwalt oder Steuerberater für individuelle Fragen.
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