Spesen als Verpf‌legungsmehraufwand
So werden Auslöse/Spesen richtig abgerechnet

Sobald die Arbeit nicht mehr von Zuhause erreichbar ist und einen Aufenthalt in der Fremde erfordert, fallen Spesen an. Diese können Sie sich als Arbeitnehmer erstatten lassen.

Es gelten bestimmte pauschale Beträge, die je nach Arbeitgeber höher ausfallen können. Vorsicht: Eine Pflicht zur Übernahme der Spesen gibt es nicht! Wie Sie sich Ihre Spesen zurückholen, erfahren Sie hier.

Wer zahlt? Alles Wissenswerte zur Spesenabrechnung

Wenn Sie als Monteur, Handwerker oder Arbeiter auf externen Baustellen und Montagen tätig sind, fallen zusätzliche Kosten an, wie für Verpflegung. Während Sie zu Hause selbst kochen, sind Sie auf Montagen häufig darauf angewiesen in Restaurants, Imbissen oder Bars zu essen. Das ist mit deutlich höheren Kosten verbunden.

Arbeitnehmer, die beruflich unterwegs sind, können von ihrem Arbeitgeber entsprechende Spesen fordern. Einen sogenannten Verpflegungsmehraufwand, mit welchem sie die zusätzlich entstandenen Kosten decken.

Da eine genaue Ermittlung der erforderlichen Spesen zu aufwändig ist, gelten bestimmte gesetzliche Pauschalbeträge. Diese hängen jeweils davon ab, wo Sie sich auf Geschäftsreise befinden und für welchen Zeitraum. Im Ausland erhalten Arbeitnehmer in der Regel höhere Verpflegungspauschalen pro Tag als innerhalb Deutschlands.

Sind Sie länger unterwegs gibt es mehr Spesen, als wenn es sich um eine Tagesreise handelt. Jedem Arbeitgeber ist es freigestellt seinen Arbeitnehmern für Dienstreisen höhere Beträge auszuzahlen als die gesetzlichen Pauschalen.

So wird die Auslöse berechnet (Aktuelle Spesensätze 2023)

Verpflegungspauschalen für berufliche Reisen innerhalb Deutschlands:

Gültig seit 2020 - aktuell liegen noch keine aktuelleren Daten vor.

• Pro Tag, an dem der Arbeitnehmer volle 24 Stunden von seinem Zuhause entfernt ist: 28 Euro
• Pro Anreisetag, wenn dies mit einer externen Übernachtung des Arbeitnehmers verbunden ist: 14 Euro
• Pro Abreisetag, wenn dies mit einer externen Übernachtung des Arbeitnehmers verbunden ist: 14 Euro
• Für mehr als 8 Stunden Abwesenheit des Arbeitnehmers von seinem Zuhause ohne externe Übernachtung: 14 Euro

Verpflegungspauschalen für berufliche Reisen außerhalb Deutschlands (Grenzgebiete):

Für berufliche Reisen ins Ausland gelten je nach Land abhängige und unterschiedliche Verpflegungspauschalen. Allgemein lässt sich sagen, dass sich die Beträge nach dem Lebensstandard des jeweiligen Landes richten.

In Ländern, in denen der Lebensstandard eher günstig ist gibt es weniger Spesen. In der Schweiz oder in Dänemark und Schweden gibt es mehr, da er dort teurer ist.

TIPPS für Monteure und Handwerker

Gibt es Probleme mit Ihrem Arbeitgeber, weil er sich weigert einen Verpflegungsmehraufwand zu zahlen?

Fakt ist: Es gibt keine gesetzliche Regelung, die Arbeitgeber verpflichtet Spesen zu übernehmen, wenn es nicht in Ihrem Arbeitsvertrag festgehalten wurde. Achten Sie als Arbeitnehmer darauf, dass die Übernahme von Spesen und die Auszahlung der Verpflegungspauschalen fester Bestandteil Ihres Arbeitsvertrages ist.

Für alle Monteure, die einen festen Arbeitsvertrag haben und keine Spesen erstattet bekommen, gilt: Im nächsten persönlichen Gespräch über das Gehalt, sprechen Sie das Thema Spesen ruhig an. Können Sie sich nicht auf eine Gehaltserhöhung einigen, kann Ihr Arbeitgeber in Zukunft die Spesen übernehmen.

Spesen und die Steuer

Ist Ihr Arbeitgeber nicht bereit für den Verpflegungsmehraufwand von dienstlichen Reisen aufzukommen, gibt es die Möglichkeit sich diese Kosten bei der jährlichen Steuererklärung wiederzuholen.

Nach § 4 und § 9 des Einkommensteuergesetzes (EStG) ist es Ihnen möglich die gesetzlichen Verpflegungspauschalen als Betriebsausgaben oder als Werbungskosten steuerlich geltend zu machen. Das liegt daran, dass Ihre Ausgaben berufsbedingt sind und keinen privaten Hintergrund haben.

Zu beachten ist: Leider können Sie nicht den entstanden Mehraufwand angeben, sondern nur die gesetzlichen Pauschalsätze.

Sie benötigten folgende Unterlagen

• Tabelle mit Zeiten der Abwesenheit
• Dienstliche Ausgaben, die getätigt wurden, aber nicht erstattet worden sind: (Rechnungen)
• Belege über erhaltene Verpflegungen
• Quittung des Arbeitgebers über geschäftliche Reisen / Zeiten der Abwesenheit

Reisekostenabrechnung mit Excel