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Spesen als Verpflegungsmehraufwand für Monteure und Handwerker

Sobald die Arbeit nicht mehr von Zuhause erreichbar ist und einen Aufenthalt in der Fremde erfordert, fallen Spesen an. Diese kann sich der Arbeitnehmer erstatten lassen. Dabei gelten bestimmte pauschale Beträge, die jedoch je nach Arbeitgeber noch etwas höher ausfallen können. Aber Vorsicht: Eine Pflicht zur Übernahme der Spesen gibt es nicht! Wie Sie sich Ihre Spesen zurückholen, erfahren Sie hier.

Spesenabrechnung Verpflegungsmehraufwand
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Wenn Sie als Monteur, Handwerker oder Arbeiter beruflich auf externen Baustellen oder Montagen tätig sind, fallen automatisch zusätzliche Kosten an, wie zum Beispiel für die Verpflegung. Während Sie sich zu Hause in der Regel abends selbst verpflegen, sind Sie auf Montagen häufig darauf angewiesen in Restaurants, Imbissen oder Bars essen zu gehen. Das ist mit deutlich höheren Kosten verbunden. In diesem Zusammenhang können Arbeitnehmer, die beruflich unterwegs sind, von ihrem Arbeitgeber entsprechende Spesen fordern bzw. einen sogenannten Verpflegungsmehraufwand, mit welchem sie die zusätzlich entstandenen Kosten decken.

Da eine genaue Ermittlung der erforderlichen Spesen zu aufwändig ist, gelten bestimmte gesetzliche Pauschalbeträge. Diese hängen jeweils davon ab, wo Sie sich auf Geschäftsreise befinden und für welchen Zeitraum. Im Ausland erhalten Arbeitnehmer in der Regel höhere Verpflegungspauschalen pro Tag als innerhalb Deutschlands. Sind Sie länger unterwegs gibt es mehr Spesen, als wenn es sich um eine Tagesreise handelt. Jedem Arbeitgeber ist es freigestellt seinen Arbeitnehmern für Dienstreisen höhere Beträge
auszuzahlen als die gesetzlichen Pauschalen.


Folgende gesetzlich vorgeschriebene Verpflegungspauschalen gelten aktuell (2015) für berufliche Reisen innerhalb Deutschlands:


  • Pro Tag, an dem der Arbeitnehmer volle 24 Stunden von seinem Zuhause entfernt ist: 24 Euro

  • Pro Anreisetag, wenn dies mit einer externen Übernachtung des Arbeitnehmers verbunden ist: 12 Euro

  • Pro Abreisetag, wenn dies mit einer externen Übernachtung des Arbeitnehmers verbunden ist: 12 Euro

  • Für mehr als 8 Stunden Abwesenheit des Arbeitnehmers von seinem Zuhause ohne externe Übernachtung: 12 Euro

Für berufliche Reisen ins Ausland gelten je nach Land abhängige und unterschiedliche Verpflegungspauschalen. Allgemein lässt sich sagen, dass sich die Beträge häufig nach dem Lebensstandard des jeweiligen Landes richten. In Ländern, in denen der Lebensstandard eher günstig ist gibt es weniger Spesen. Zum Beispiel in der Schweiz oder in Dänemark und Schweden gibt es mehr, da er dort teurer ist

Spesenabrechnung Verpflegungsmehraufwand Tipps für alle Monteure und Handwerker

TIPPS für alle Monteure und Handwerker:

Gibt es Probleme mit Ihrem Arbeitgeber, weil er sich weigert seinen Arbeitnehmern einen Verpflegungsmehraufwand zu zahlen? Fakt ist: Es gibt keine gesetzliche Regelung, die einen Arbeitgeber dazu verpflichtet die Spesen zu übernehmen, wenn es nicht ausdrücklich vorher in Ihrem Arbeitsvertrag festgehalten wurde. Daher achten Sie als Arbeitnehmer unbedingt darauf, dass die Übernahme von Spesen und die Auszahlung der Verpflegungspauschalen fester Bestandteil Ihres Arbeitsvertrages ist.

Für alle Monteure, die einen festen Arbeitsvertrag abgeschlossen haben und bisher keine Spesen von ihrem Arbeitgeber erstattet bekommen, gilt: Im nächsten persönlichen Verhandlungsgespräch über das Gehalt, sprechen Sie das Thema Spesen ruhig an. Können Sie sich nicht auf eine Gehaltserhöhung einigen, so kann Ihr Arbeitgeber wenigstens in Zukunft die Spesen als kleines Extra übernehmen.

Ist Ihr Arbeitgeber nicht bereit für den Verpflegungsmehraufwand von dienstlichen Reisen aufzukommen, gibt es die Möglichkeit sich diese Kosten bei der jährlichen Einkommensteuererklärung wiederzuholen. Denn nach § 4 und § 9 des Einkommensteuergesetzes (EStG) ist es Ihnen als Arbeitnehmer möglich die gesetzlichen Verpflegungspauschalen als Betriebsausgaben oder als Werbungskosten steuerlich geltend zu machen. Das liegt daran, dass Ihre Ausgaben berufsbedingt sind und keinen privaten Hintergrund haben. Zu beachten ist: Leider können Sie nicht den tatsächlich entstanden Mehraufwand angeben, sondern nur die gesetzlichen Pauschalsätze.

Sie benötigten dafür folgende Unterlagen:

  • Tabelle mit Zeiten der Abwesenheit
  • Dienstliche Ausgaben, die getätigt wurden, aber nicht erstattet worden sind: (Rechnungen)
  • Belege über erhaltene Verpflegungen
  • Quittung des Arbeitgebers über geschäftliche Reisen / Zeiten der Abwesenheit



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zuletzt aktualisiert: 25.07.2018

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