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Spesen als Verpflegungsmehraufwand für Monteure und Handwerker

Sobald die Arbeit nicht mehr von Zuhause zu erreichen ist und einen Aufenthalt in der Fremde erfordert, fallen Spesen an, die sich der Arbeitnehmer erstatten lassen kann. Dabei gelten bestimmte pauschale Beträge, die jedoch je nach Arbeitgeber noch etwas höher ausfallen können. Aber Vorsicht: Eine Pflicht zur Übernahme der Spesen gibt es nicht! Wie Sie sich Ihre Spesen zurückholen können, erfahren Sie hier.

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Wenn man als Monteur, Handwerker oder Arbeiter beruflich auf externen Baustellen oder Montagen tätig ist, fallen automatisch zusätzliche Kosten an, die von den Arbeitnehmern getragen werden müssen, wie zum Beispiel für die Verpflegung. Während man sich zu Hause in der Regel abends selbst verpflegt, ist man auf Montagen häufig darauf angewiesen in Restaurants, Imbissen oder Bars essen zu gehen, was mit deutlich höheren Kosten verbunden ist. In diesem Zusammenhang können Arbeitnehmer, die beruflich unterwegs sind, von ihrem Arbeitgeber entsprechende Spesen fordern bzw. einen sogenannten Verpflegungsmehraufwand, mit welchem sie die zusätzlich entstandenen Kosten decken können.

Da eine genaue Ermittlung der erforderlichen Spesen zu aufwändig ist, gelten bestimmte gesetzliche Pauschalbeträge, die jeweils davon abhängen wo man sich auf Geschäftsreise befindet und für welchen Zeitraum. Im Ausland erhalten Arbeitnehmer in der Regel höhere Verpflegungspauschalen pro Tag als innerhalb Deutschlands und ist man länger unterwegs gibt es mehr Spesen, als wenn es sich nur um eine Tagesreise handelt. Jedem Arbeitgeber ist es freigestellt seinen Arbeitnehmern für Dienstreisen höhere Beträge auszuzahlen als die gesetzlichen Pauschalen.


Folgende gesetzlich vorgeschriebene Verpflegungspauschalen gelten aktuell (2015) für berufliche Reisen innerhalb Deutschlands:


  • Pro Tag, an dem der Arbeitnehmer volle 24 Stunden von seinem Zuhause entfernt ist: 24 Euro

  • Pro Anreisetag, wenn dies mit einer externen Übernachtung des Arbeitnehmers verbunden ist: 12 Euro

  • Pro Abreisetag, wenn dies mit einer externen Übernachtung des Arbeitnehmers verbunden ist: 12 Euro

  • Für mehr als 8 Stunden Abwesenheit des Arbeitnehmers von seinem Zuhause ohne externe Übernachtung: 12 Euro

Für berufliche Reisen ins Ausland gelten je nach Land abhängige und unterschiedliche Verpflegungspauschalen. Allgemein lässt sich sagen, dass sich die Beträge häufig nach dem Lebensstandard des jeweiligen Landes richten. In Ländern, in denen der Lebensstandard eher günstig ist gibt es weniger Spesen, als in Ländern, wo der Lebensstandard sehr teuer ist, zum Beispiel in der Schweiz oder in Dänemark und Schweden.


TIPPS für alle Monteure und Handwerker:

Gibt es Probleme mit dem Arbeitgeber, weil er sich weigert seinem Arbeitnehmer einen Verpflegungsmehraufwand zu zahlen? Fakt ist: Es gibt keine gesetzliche Regelung, die einen Arbeitgeber dazu verpflichtet die Spesen zu übernehmen, wenn es nicht ausdrücklich vorher im Arbeitsvertrag festgehalten wurde. Daher sollten Arbeitnehmer unbedingt darauf achten, dass die Übernahme von Spesen und die Auszahlung der Verpflegungspauschalen fester Bestandteil des Arbeitsvertrages ist.

Für alle Monteure, die bereits einen festen Arbeitsvertrag abgeschlossen haben und bisher keine Spesen von ihrem Arbeitgeber erstattet bekommen, gilt: Im nächsten persönlichen Verhandlungsgespräch über das Gehalt sollte das Thema Spesen angesprochen werden – kann man sich nicht auf eine Gehalterhöhung einigen, so kann der Arbeitgeber wenigstens in Zukunft die Spesen als kleines Extra übernehmen.

Ist ein Arbeitgeber trotzdem nicht bereit für den Verpflegungsmehraufwand von dienstlichen Reisen aufzukommen, gibt es zusätzlich noch die Möglichkeit sich diese Kosten bei der jährlichen Einkommensteuererklärung wiederzuholen. Denn nach § 4 und § 9 des Einkommensteuergesetzes (EStG) ist es Arbeitnehmern möglich die gesetzlichen Verpflegungspauschalen als Betriebsausgaben oder als Werbungskosten steuerlich geltend zu machen, da die Ausgaben berufsbedingt sind und keinen privaten Hintergrund haben. Zu beachten ist: Leider kann nicht der tatsächlich entstandene Mehraufwand angegeben werden, sondern nur die gesetzlichen Pauschalsätze.


Benötigte Unterlagen dafür sind:

  • Tabelle mit Zeiten der Abwesenheit
  • Dienstliche Ausgaben, die getätigt wurden, aber nicht erstattet worden sind: (Rechnungen)
  • Belege über erhaltene Verpflegungen
  • Quittung des Arbeitgebers über geschäftliche Reisen / Zeiten der Abwesenheit



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zuletzt aktualisiert: 09.09.2017

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