Auf einen Blick
Mit einer Inventarliste prüfen Sie Bestand, Menge und Zustand Ihrer Ausstattung. Sie vermeiden Streit beim Check-out und sparen Zeit. Nutzen Sie die Download-Vorlage (PDF/XLSX), lassen Sie den Check-in/Check-out unterschreiben und dokumentieren Sie Schäden mit Fotos.
Was ist eine Inventarliste?
Eine Inventarliste in einer Unterkunft ist eine klare Aufstellung aller Einrichtungsgegenstände, die Gästen zur Verfügung stehen: Möbel, Küchengeräte, Bettwäsche, Handtücher, Technik und Sicherheit. Die Liste zeigt was vorhanden ist und in welchem Zustand es ist. So prüfen Sie regelmäßig, ob alles vollständig und in Ordnung ist.
Eine aktuelle Inventarliste führen
Führen Sie die Liste zusammen mit dem Übergabeprotokoll. Aktualisieren Sie Einträge bei jedem Gästewechsel: Entfernen Sie fehlende Teile, ergänzen Sie neue Gegenstände und dokumentieren Sie den Zustand.
Nutzen Sie eine einfache Skala 1–5 Sterne für den Zustand (1 = stark abgenutzt, 5 = wie neu) und kurze Kommentare, z. B. „Kratzer an Ecke“, „Lampe neu 06/2025“. Das kostet etwas Zeit, hilft aber bei Schäden schnell zu klären, wann und wo etwas passiert ist.
Download kostenlose Inventarliste (PDF/XLSX)Wählen Sie die richtige Ausstattung
Lieblingsstücke oder sehr teure/empfindliche Dinge gehören nicht ins Inventar. Wählen Sie robuste, pflegeleichte Möbel mit genug Bewegungsfläche. Monteurunterkünfte und Ferienwohnungen profitieren von stabilen Schränken, massiven Tischen und soliden Betten.
In der Küche vermeiden Sie Schnitte auf Arbeitsflächen durch Schneidebretter. Komposit-Arbeitsplatten halten mehr aus. Gummipuffer an Türen und Möbeln schützen vor Macken. Wählen Sie pflegeleichte Textilien und Böden: abwischbare Tischdecken, Fliesen oder robustes Holz anstelle von Teppich.
Technik geht oft durch falsche Bedienung kaputt. Platzieren Sie klare, gut sichtbare Kurz-Anleitungen für Herd, Backofen, Spülmaschine, TV und WLAN. Laminieren Sie die Hinweise, damit sie lange halten.
Übergabe in 3 Schritten
- Check-in: Liste mit Gast durchgehen, Zählerstände/Fotos erfassen, Unterschrift einholen.
- Zwischencheck: Bei längeren Aufenthalten 1× pro Woche Sichtprüfung (mit Terminvereinbarung).
- Check-out: Liste abgleichen, fehlende/beschädigte Teile dokumentieren, Belege/Quittung erstellen.
Abnutzung oder Beschädigungen an der Einrichtung
Abnutzung lässt sich nicht vermeiden. Planen Sie sie ein und ersetzen oder reparieren Sie Teile rechtzeitig. Hält sich der Gast an die vereinbarte Nutzung, geben Sie ihm keine Schuld für normale Abnutzung.
Manche Schäden passieren ohne Verschulden des Gastes (z. B. Rempler durch Dritte). Prüfen Sie Fotos, Zeitpunkt, Beschreibung, bevor Sie Forderungen stellen. Liegt Fahrlässigkeit oder vorsätzliches Handeln vor, ist eine (teilweise) Haftung möglich. Häufig hilft die richtige Versicherung (z. B. Haftpflicht, Hausrat).
Hinterlassene Gegenstände des Mieters
Bleiben private Dinge zurück, informieren Sie den Gast zeitnah. Fragen Sie: Abholen oder Versand? Beim Versand dürfen Sie die Portokosten berechnen. Dokumentieren Sie die Gegenstände kurz in der Liste („Fundkiste“).
Wäsche-Turnus & Verbrauchsmaterial
- Bettwäsche: alle 1–2 Wochen oder bei Wechsel
- Handtücher: alle 3–7 Tage oder bei Wechsel
- Starter-Set: Spülmittel, Tabs/Waschpulver, Müllbeutel (2–3 Stück), Toilettenpapier (2 Rollen/Bad), Allzweckreiniger
Sicherheit & Dokumente
- Rauchmelder in Schlafräumen/Fluren, Löschspray oder Feuerlöscher
- Erste-Hilfe-Box mit Füllstand-Kontrolle
- Geräteverzeichnis: Kaufdatum, Seriennummer, Servicekontakt
- Hausordnung und Bedienhinweise laminiert in Küche/Wohnbereich
Beispiel-Tabelle für Ihre Inventarliste
| Raum | Gegenstand | Menge | Zustand (1–5) | Seriennr. | Foto/Link | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Schlafzimmer | Bett 90×200 cm | 2 | 4 | – | img/schlaf_bett_01.jpg | Lattenrost geprüft 09/2025 |
| Küche | Topf-/Pfannen-Set | 2/2 | 5 | – | img/kueche_set_01.jpg | Vollständig (6 Personen) |
| Bad | Handtuch-Set | pro Gast 2 | 5 | – | img/bad_handtuch_01.jpg | frisch 10/2025 |
| Wohnen/Technik | TV | 1 | 4 | SN-TV-A12345 | img/tv_wohn_01.jpg | Bedienkarte laminiert |
| Sicherheit | Rauchmelder | 3 | 5 | SN-RM-B77890 | img/rm_flur_01.jpg | Batteriewechsel 08/2025 |
Checklisten nach Raum
Schlafen
- Getrennte Betten mit Matratzenschonern
- 2 Bettwäsche-Garnituren pro Bett
- Kleiderschrank/Kleiderbügel
- Nachttischlampe, Ersatz-LED
Küche
- Geschirr/Besteck mind. 6-fach
- Topf/Pfanne, Schneidebretter, Messer
- Wasserkocher, Kaffeemaschine
- Spülmittel, Lappen, Müllbeutel
Bad
- Handtuch-Sets (Dusche/Hand)
- Duschvorleger, WC-Bürste, Eimer
- Haken/Leiste für Handtücher
- Basisset Toilettenpapier
Wohnen/Technik
- TV mit Fernbedienung (Batterien)
- WLAN-Router, Zugangskarte laminiert
- Mehrfachsteckdose mit Überspannungsschutz
- Erste-Hilfe-Box
Nützliche Vorlagen & Ratgeber
Erstausstattung · Putzplan · Hausordnung · Quittung/Rechnung · Preisfindung
Fazit
Mit einer klaren Inventarliste behalten Sie Ihre Ausstattung im Blick, verkürzen die Übergabe und vermeiden Streitfälle. Nutzen Sie die Vorlage, dokumentieren Sie Zustände mit Fotos und halten Sie Anleitungen sowie Sicherheitsstandards bereit. So bleibt Ihre Unterkunft gepflegt – und Ihre Gäste sind zufrieden.
Häufig gestellte Fragen zu dem Thema
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Best Practice: Prüfen Sie die Liste bei jedem Check-out und planen Sie zusätzlich einen monatlichen Kurz-Audit ein. So entdecken Sie Schwund, Defekte und fehlende Verbrauchsmittel früh.
Dokumentieren Sie Änderungen direkt in der Master-Liste und halten Sie Version & Datum fest. Für Teams und Langzeitgäste empfiehlt sich ein wöchentlicher Schnellcheck (Bettwäsche, Küchenbasics, Glühbirnen).
- Bei Saisonschluss: tiefer Jahrescheck inkl. Bilder
- Ersatzteile nachfüllen (Batterien, Leuchtmittel)
- Defekte sofort mit Foto vermerken
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Machen Sie Fotos mit Zeitstempel von kritischen Punkten (Küche, Elektrogeräte, Böden, Fenster, Sanitär). Ergänzen Sie die Inventarliste um ein Übergabeprotokoll mit Häkchen-Feldern für „intakt/defekt“.
Bei Self-Check-in kann der Gast die Fotos per Link hochladen. So reduzieren Sie Diskussionen beim Check-out. Tipp: Protokoll als PDF sichern und bei Schäden zusammen mit Bildern ablegen. Infos zur Kaution: Ratgeber Kaution & Schlüssel.
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Legen Sie für Bad, Küche und Reinigung Min- und Max-Bestände fest (z. B. Müllbeutel, Spülmittel, Tabs, Seife, Toilettenpapier). Hinterlegen Sie je Artikel eine Nachbestell-Schwelle in der Inventarliste.
Praxis: Eine kleine Service-Kiste pro Wohnung mit Batterien, LED-Ersatz, Filzgleitern, Kabelbindern und zwei Universal-Ladegeräten spart Wege. Mehr zur Routine: Reinigungs-Ratgeber.
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Planen Sie je Bett mindestens zwei Garnituren (eine in Nutzung, eine bereit) plus Reserve für Teams. Farb- oder Größen-Labels vereinfachen das Sortieren. Matratzen-Schoner verlängern die Lebensdauer deutlich.
Tipp: Legen Sie einen festen Wäsche-Turnus fest (z. B. wöchentlich bei Langzeit). In der Inventarliste können Sie Waschzyklen und Schäden (Risse, Flecken) mit Datum notieren.
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Markieren Sie Elektrogeräte (Herd, Kühlschrank, Mikrowelle, Router, TV) mit Inventar-ID. In die Liste gehören Kaufdatum, Garantieende, Bedienhinweis und letzter Funktionstest.
Für Smart-Locks/Schlüsselboxen notieren Sie Batterie-Wechseltermine und Not-Codes. So behalten Sie Wartung und Austausch im Blick, ohne vor Ort zu suchen.
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Nennen Sie Rauchmelder-Testdatum, Feuerlöscher/Branddecke, Erste-Hilfe-Set, Notrufnummern sowie Sicherungen & Wasserabsperrhahn. Verorten Sie alles in der Liste („Schrank rechts, Fach oben“).
Extra: Für Handwerkerteams lohnt ein Werkzeug-Hinweiskasten (Lagerort, Fahrriegel für Transporter, Regeln). Hausordnung & Ruhezeiten verlinken Sie z. B. im Aushang. Mehr dazu: Ratgeber Hausordnung.
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Legen Sie in der Inventarliste ein Feld für Code-Vergabe, Gültigkeit und Batteriestand an. Ergänzen Sie einen Mini-Leitfaden (Reset, Notöffnung) und die Position der physischen Ersatzschlüssel.
Bei Abreise prüfen Sie den Code-Wechsel als festen To-do-Punkt. Schlüsselregelungen und Kautionen dokumentieren Sie sauber: Infos zu Schlüssel & Kaution.
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Bewährt sind Multimeter/Phasenprüfer, Schraubendreher-Set, Ersatz-LEDs, Batterien, Kabelbinder, Filzgleiter, PTFE-Band, Universal-Entkalker und eine kleine Dichtungsauswahl.
Lagern Sie die Box markiert im Putz- oder Technikschrank und listen Sie Inhalte mit Min-Beständen in der Inventarliste. So ist die Wohnung schnell wieder einsatzbereit, auch zwischen zwei Belegungen am selben Tag.
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Definieren Sie interne Toleranzen (z. B. 1–2 Gläser pro Monat), alles darüber dokumentieren Sie mit Foto, Datum und Zimmer. Kommunizieren Sie die Regel in Hausordnung/Aushang und verweisen Sie auf die Inventarliste.
Bei größeren Schäden informieren Sie den Auftraggeber zeitnah mit Fotos und Lösungsvorschlag (Reparatur, Ersatz). So bleiben Abläufe fair und nachvollziehbar.
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Nehmen Sie Ablesungen (Strom/Wasser bei Langzeit), Schlüsselrückgabe, Geräte-Funktionstest und den Vorrats-Schnellcheck in die Liste auf. Markieren Sie Abweichungen sofort.
Rechnungen und Quittungen stellen Sie im Anschluss sauber aus; Unterschiede kurz erklärt im Ratgeber Quittung vs. Rechnung.
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Hinterlegen Sie je Artikel eine Lebensdauer (z. B. Matratze 5–7 Jahre, LED 10.000 h). Notieren Sie Kaufpreis und planen Sie jährlich ein kleines Ersatzbudget, um Spitzen zu vermeiden.
Praxis: Mit einfachen Zustandsnoten (1–5) priorisieren Sie den Austausch. So bleiben Zimmer attraktiv und ungeplante Ausfälle selten.
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Ergänzen Sie pro Raum „Reset-Punkte“ (z. B. 6 Gläser im oberen Fach, zwei Töpfe, frische Laken aufgezogen). Reinigung setzt die Wohnung exakt auf diesen Zustand zurück – die Inventur dauert dann nur Minuten.
Für Routinen & Turnover siehe Reinigung & Übergabe.
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Kurz und sichtbar: Bedienhinweise (Herd, Heizung, WLAN), Hausregeln (Ruhezeiten, Rauchen), Mülltrennung, Meldeweg bei Defekten und Check-out-To-dos. Halten Sie den Ton freundlich und klar.
Verweisen Sie im Leitfaden auf die wichtigsten Inventar-Regeln (z. B. keine Pfannen in Spülmaschine). Das reduziert Schäden und verlängert die Nutzungsdauer spürbar.
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Scannen Sie Belege als PDF und verlinken Sie sie in der Inventarliste. Ergänzen Sie je Gerät Seriennummer, Kaufdatum, Händler und Garantielaufzeit. So finden Sie bei Defekt sofort alle Daten.
Extra: Ein Ordner „Garantien & Handbücher“ (digital) mit Schlagworten spart Suche auf dem Handy vor Ort – gerade bei Notfällen.
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Legen Sie im Template Felder für Firmenstammdaten (Anschrift, USt-ID), Leistungszeitraum und Kautionsstatus an. So übertragen Sie Daten schnell in Rechnung oder Quittung und behalten Rückzahlungen im Blick.
Kurzüberblick zu Belegen und Pflichtangaben finden Sie im Leitfaden Quittung/Rechnung.
Dennis Josef Meseg hat Deutschland-Monteurzimmer.de gegründet und vermietete bereits vor mehr als 25 Jahren selbst Unterkünfte an Monteure, Handwerker und Berufsreisende. Aus der täglichen Praxis mit Vermietern, Gästen und Behörden weiß er, welche Fragen im Alltag wirklich wichtig sind – von Preisen und Steuerfragen bis zu Hausordnung, Reinigung und Check-in. In seinen Ratgeberartikeln verbindet er juristische Grundlagen mit konkreten Beispielen und praxisnahen Tipps, damit Vermieter und Mieter rechtssicher und fair zusammenarbeiten.
2007 gründete er Deutschland-Monteurzimmer.de. 2008 und 2010 kamen dann Monteurunterkunft.de und Österreich-Monteurzimmer.at hinzu.
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