Einfach erklärt: Das Übergabeprotokoll
Übergabeprotokoll leicht verständlich für Vermieter von Monteurzimmern und Ferienwohnungen erklärt

Ein Übergabeprotokoll ist sehr wichtig, wenn man Monteurzimmer oder Ferienwohnungen vermietet. Darin steht, wie die Zimmer und die Möbel aussehen. Es schützt den Vermieter und den Mieter vor Streit über Schäden oder fehlende Sachen. Es beschreibt den Zustand der Zimmer, Möbel und Geräte bei der Übergabe. Es ist ratsam, Fotos zum Protokoll hinzuzufügen, da dies bei Streitigkeiten hilfreich ist.

Übergabe von Ferienwohnung oder Monteurzimmer - Sicherheit für alle

Als Vermieter geben Sie sich Mühe. Sie möchten die Ferienwohnung oder das Monteurzimmer sauber übergeben. Außerdem sorgen Sie dafür, dass alles funktionsfähig und gemütlich ist.

Wenn der Gast nach einigen Tagen oder Wochen abreist, ist die Wohnung manchmal aber in einem anderen Zustand: Der Teppich ist schmutzig. Das benutzte Geschirr ist nicht gespült. Vielleicht gibt es Schäden an den Möbeln.

Der Gast, der die Schäden gemacht hat, ist nicht mehr da. Sie als Vermieter haben dann Angst, dass Sie die Kosten für die Reinigung und Reparatur selbst bezahlen müssen.

Der Mieterbund rät, ein Übergabeprotokoll zu machen. Damit können Sie den aktuellen Zustand der Wohnung mit dem gewünschten Zustand vergleichen.

Durch die gemeinsame Besichtigung aller Räume stellen Sie beide sicher:
Mieter und Vermieter prüfen, ob alles funktioniert. Alle Verschmutzungen sind entfernt. Mängel sind behoben. Die Wohnung soll in dem gleichen Zustand übergeben werden, wie Sie sie dem Gast gegeben haben.

Im Falle eines späteren Streits hilft das Protokoll. Die Unterschriften darauf sind wichtige Beweise.

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Was ist ein Übergabeprotokoll?

Ein Übergabeprotokoll ist ein wichtiges Dokument, das Sie beim Einzug und Auszug aus einer Wohnung oder einem Zimmer ausfüllen. Es ist wie eine Checkliste, auf der alle Räume und deren Zustand beschrieben sind.

Warum ist das wichtig?

Wenn Sie das Protokoll richtig ausfüllen und unterschreiben, kann es später als Beweis dienen, z. B. in einem Gerichtsstreit. Es schützt sowohl den Vermieter als auch den Mieter.

Wie füllen Sie das Protokoll aus?

1. Alles auflisten: Schreiben Sie alle Räume und Möbel auf.
2. Zustand notieren: Geben Sie den tatsächlichen Zustand der Räume und Möbel an.
3. Unterschreiben: Sowohl der Mieter als auch der Vermieter müssen das Protokoll unterschreiben.
4. Fotos und Videos: Machen Sie Bilder und Videos. Sie helfen als zusätzlicher Beweis.

Ist ein Übergabeprotokoll Pflicht?

Es gibt kein Gesetz, das ein Übergabeprotokoll verlangt, aber der Deutsche Mieterbund empfiehlt es trotzdem. Es ist besser, ein Protokoll zu haben, auch wenn es Zeit kostet.

Wann sollten Sie ein Protokoll machen?

• Beim Einzug
• Beim Auszug

Auf diese Weise wissen beide Parteien genau, in welchem Zustand die Wohnung oder das Zimmer war.

Warum sorgfältig sein?

Wenn Sie die Liste sorgfältig ausfüllen, sind beide Parteien rechtlich besser abgesichert. Die Begehung kann einige Minuten dauern, aber es lohnt sich.

So stellen Sie sicher, dass alles fair und transparent abläuft.

Wichtige Regeln für das Übergabeprotokoll

Das Protokoll ist wichtig, wenn es Streit gibt. Machen Sie keine Fehler bei der Form.

Zuerst schreiben Sie die Namen und Adressen vom Mieter und von sich selbst auf. Auch die Ausweisnummer oder Kontaktdaten wie Telefon und E-Mail können notiert werden, sind aber nicht nötig.

Schreiben Sie die Namen von möglichen Zeugen auf, wenn jemand dabei ist. Erfassen Sie alle Personen mit Namen.

Als nächstes schreiben Sie die genaue Adresse der Wohnung auf. Gibt es mehrere Eingänge, Etagen oder Wohnungen? Dann schreiben Sie diese Zusätze auf.

Ein fremder Dritter – wie ein Richter oder Gutachter – muss die Räume mit dem Protokoll finden können. Das ist wichtig, damit es keine Verwechslungen gibt.

Schreiben Sie zur Sicherheit Besonderheiten der Zimmer oder Türen auf. Notieren Sie auch die genaue Zeit.

Neben dem Inhalt der Übergabe schreiben Sie auch das Datum der Übergabe. Einige Gerichte wollen auch die genaue Uhrzeit.

Am Ende unterschreiben beide Parteien das Protokoll. Wenn ein Zeuge da ist, muss dieser auch unterschreiben. Mit der Unterschrift stimmen Sie dem Inhalt zu und bestätigen, dass er richtig ist.

Das Protokoll

1. Fangen Sie mit einer kurzen Beschreibung der Zimmer an.


• In welchem Zustand sind die Zimmer?


• Wann wurden sie zuletzt renoviert?


• Ist es eine Raucher- oder Nichtraucherwohnung?


2. In einer Raucherwohnung müssen Sie nicht beschreiben, dass die Wände gelb sind oder es nach Rauch riecht.


3. Listen Sie jeden Raum mit seiner Ausstattung und dem Zustand auf. Eine kurze Beschreibung reicht meist aus.


4. Hotels listen oft alle Gegenstände im Zimmer auf und erwähnen Schäden oder Verschmutzungen. Das ist nicht immer nötig.


5. Besondere Merkmale und Schäden sollten erwähnt werden. Vergessen Sie nicht, Risse oder Flecken zu vermerken.


6. Notieren Sie auch die Zählerstände für Wasser, Strom und Gas, wenn diese Kosten nicht pauschal abgerechnet werden.


7. Hat das Haus nur einen Zähler für alle Wohnungen, ist es schwer abzugleichen.


8. Der Deutsche Mieterbund empfiehlt, die Anzahl der übergebenen Schlüssel zu notieren.


9. Das Protokoll sollte so genau sein, dass jeder Dritte den Zustand und Inhalt der Räume nachvollziehen kann.

Der erste Blick reicht nicht

Oft gibt es Streit, selbst wenn man viel über den Zustand der Wohnung redet. Besonders, wenn es Mängel gibt, die man nicht sofort sieht.

Schauen Sie sich die Wohnung gut an und fühlen Sie auch die Wände. Gibt es feuchte Stellen oder kalte Ecken? Lassen Sie auch den Wasserhahn laufen und testen Sie, ob das Radio und der Fernseher funktionieren.

Je gründlicher Sie als Mieter und Vermieter die Wohnung prüfen, desto besser sind Sie vorbereitet, falls es später Streit gibt. Machen Sie diese Prüfung sehr gewissenhaft.

Es ist gut, Fotos während der Prüfung zu machen. Dies gilt für alle Dinge, die vom normalen Zustand abweichen. Ein Rotweinfleck auf dem Teppich oder ein Riss im Spiegel sind typische Beispiele.

Notieren Sie Mängel im Einzugsprotokoll. Fotos sind hilfreich, um die Größe und den Einfluss der Mängel besser zu zeigen.

Videos helfen auch, besonders wenn sie gut beleuchtet sind, da dies die Qualität der Aufnahmen verbessert.

Sowohl Sie als auch der Mieter bekommen eine Kopie des Übergabeprotokolls.

Für Fotos und Videos gibt es eine Ausnahme: Wenn der Mieter Fotos macht, muss er Ihnen diese nicht geben oder Kopien davon erstellen.

Beide Seiten nutzen Fotos und Videos für ihre eigene Sicherheit. Sie können diese an ihr Protokoll anhängen. In einem späteren Streit können sie diese Beweise nutzen, aber das liegt allein bei ihnen.

Die Macht der Kleinigkeiten

Der Rotweinfleck und das kaputte Spiegelglas zeigen, dass Menschen Schäden oder Schmutz unterschiedlich sehen können. Fühlt sich der Gast dadurch gestört? Stört es seinen Alltag?

Wenn jemand auszieht, gibt es oft Meinungsverschiedenheiten darüber, ob etwas ein Schaden ist. Daraus können verschiedene rechtliche Folgen entstehen. Man muss dann klären, wer dafür verantwortlich ist. Besonders, wenn der Schaden während der Mietzeit schlimmer wird.

Das Übergabeprotokoll akzeptieren beide Seiten. Sie können ihre unterschiedlichen Meinungen dort aufschreiben. Trotzdem sollten Vermieter und Mieter versuchen, sich zu einigen. Sie können über strittige Punkte sprechen, messen oder Zeugen fragen.

Niemand sollte das Gefühl haben, ein Dokument zu unterschreiben, mit dem er nicht einverstanden ist. In solchen Fällen sollte man das Mietverhältnis lieber ablehnen.

Je genauer Sie kleine Details im Protokoll festhalten, desto weniger Streit gibt es später. Dafür ist es wichtig, auch kleine und unsichtbare Schäden sofort zu erkennen und einzutragen. Zeigen Sie klar, dass beide Seiten den Schaden oder Schmutz bemerkt haben.

Wenn Sie beim Erstellen des Protokolls einen Schaden übersehen und der Mieter ihn später entdeckt, kann er nachträglich hinzugefügt werden. Manchmal erfasst man den Zustand der Wohnung nicht richtig.

Wenn Sie etwas nachtragen, notieren Sie das Datum und die Uhrzeit.

Tipps für das Erstellen eines Übergabeprotokolls

1. Schauen Sie sich die Ferienwohnung oder das Monteurzimmer genau an. Machen Sie das bei gutem Licht und nehmen Sie sich Zeit.
2. Im Winter ist es am besten, die Wohnung mittags zu besichtigen, weil es dann am hellsten ist. Achten Sie darauf, dass Sie alles gut sehen können. Bei zu starkem Sonnenlicht oder Dunkelheit könnten Sie Schäden oder Schmutz übersehen. Dann könnte es passieren, dass falsche Informationen ins Protokoll kommen.
3. Sie können jemanden mitbringen, der als Zeuge dient. Das gilt für beide Seiten. Gerichte sagen, dass ein neutraler Zeuge besser ist als ein Verwandter oder Mitarbeiter.
4. Fragen Sie im Zweifelsfall einen anderen Besucher, Experten oder Passanten, ob er als Zeuge dabei sein will. Das ist besonders nützlich, wenn es Streit über den Zustand der Wohnung gibt.
5. Wenn Sie das Protokoll selbst schreiben, lassen Sie Ihre Vorlage als Vermieter vielleicht von einem Juristen überprüfen. Es wäre schade, wenn es wegen formaler Fehler ungültig wäre.
6. Ein korrektes und vollständiges Protokoll hilft, Rechtsstreitigkeiten zu vermeiden und Fragen zur Haftung zu klären.

Hier finden Sie eine kostenlose Vorlage für ein Übergabeprotokoll.