Software für Vermieter von Unterkünften
Welche Programme sind sinnvoll?

von Deutschland-monteurzimmer.de | 6 Minuten
Vermieter Informationen

Als Vermieter von Monteurzimmern und Ferienwohnungen steht man oft vor der Herausforderung, die Verwaltung zu optimieren. Haben Sie sich schon einmal gefragt, welche Software Ihnen bei der Buchhaltung, der Kommunikation mit Ihren Gästen oder der Planung der Belegung am besten helfen könnte? Oder wie Sie Ihre Objekte am effizientesten bewerben können? Dieser Ratgeber bietet Ihnen umfassende Einblicke in nützliche Software-Tools, die speziell für die Bedürfnisse von Vermietern entwickelt wurden. Von Textverarbeitungsprogrammen über Buchhaltungssoftware bis hin zu Smart-Home-Lösungen: Entdecken Sie, wie moderne Technologie Ihren Alltag als Vermieter erleichtern kann.

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Welche Software für Vermieter?

Neue Software, die praktisch & vermieterfreundlich ist, macht Spaß! Trotzdem bleiben Sie bei der Planung realistisch. Wenn Sie nur hin und wieder ein einzelnes Zimmer vermieten, brauchen Sie sich nur ein paar passende Programme oder Apps zu besorgen.

Wenn Sie mehrere Ferienhäuser, Ferien- und Monteurwohnungen vermieten, bauen Sie ein System auf, das ausschließlich für das Geschäft da ist. Wenn Sie Mitarbeiter haben, lassen Sie den privaten PC in den eigenen vier Wänden und bauen ein rein geschäftliches System auf. Berufliches und privates müssen Sie streng trennen.

Folgende Software ist für Vermieter interessant:

  • Textverarbeitung für Briefe, Mails, Internettexte und Anzeigen
  • Buchhaltungsprogramm
  • Belegungsplan oder Buchungsprogramm
  • Programm für den Arbeitsplan
  • Statistikprogramm
  • zuverlässige Steuer-Software
  • Smart-Home- und Sicherheits-Software
  • Foto-Software
  • Programme für individuelle Bedürfnisse

Tipp: Fast jede Software bietet heute eine Demo-Version zum Download an. Manchmal fällt es schwer, im Dschungel der Angebote das passende Produkt zu finden. Jeder arbeitet und denkt anders. Einer will eine Software eher intuitiv bedienen, der andere fühlt sich am wohlsten mit klaren Anweisungen.

Es lohnt sich, eine Software für mehrere Tage zu testen und dann eine Entscheidung zu treffen. Nehmen Sie sich Zeit! Die Software hat einen enormen Einfluss auf Ihren Arbeitsalltag und muss deshalb sorgfältig geprüft werden.

Textverarbeitung – Was muss die Software können?

Ein gutes Textbearbeitungsprogramm bietet eine Reihe von Vorlagen für Vermieter wie Briefe, Anzeigen, E-Mails und Faxe an. Als User wählen Sie unter verschiedenen Fonts und Schriftgrößen und erstellen sich Ihren eigenen Briefkopf. Außerdem hat heute jedes gute Textprogramm die Möglichkeit, kleine Tabellen und Grafiken zu erstellen und einzufügen.

Wichtig ist, dass die Software eine Verbindung zu einer Cloud aufbauen kann, damit Sie problemlos Backups erstellen.

Das Programm sollte über eine gute Rechtschreibkontrolle verfügen. Das ist der Schwachpunkt vieler Textverarbeitungsprogramme und es empfiehlt sich, wichtige Briefe und Texte vor dem Veröffentlichen online auf einer Rechtschreibprüfung-Webseite zu kontrollieren.

Software für Vermieter Textverarbeitung

Es gibt zahlreiche Textbearbeitungsprogramme, die kostenfrei oder für eine geringe Lizenzgebühr auf dem Markt sind.

Wichtig: Die Dateien sollten mit Microsoft-Word kompatibel sein. Dann haben Sie bei einem späteren Software-Wechsel oder bei der Übermittlung einer Datei keine Probleme. Die Dateien sollten auf .doc, .html, .txt oder .rtf enden.

Empfehlenswerte Programme:

OpenOffice (kostenlos)
Google Docs (kostenlos) 

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Buchhaltung – Damit Sie nichts übersehen

Professionelle Buchhaltungssoftware erspart jede Menge Arbeit. Buchhaltung bedeutet für Geschäftsleute Stress, deshalb muss die Software so userfreundlich wie möglich sein.

Wenn Sie hauptberuflich Zimmer vermieten und keine Buchhaltungsausbildung haben, tun Sie sich hier schwer. Die Software sorgt dafür, dass Sie nichts übersehen und alle wichtigen Punkte beachten.

Eine gute Buchhaltungssoftware hat eine Prüf-Option, mit der Sie feststellen, ob Sie eine falsche Zahl eingetragen oder einen Punkt vergessen haben.

Software für Vermieter Buchhaltung

Viele Buchhaltungssoftware ist heute mit einer Cloud verbunden. Meist gibt es hier keine hohen Anschaffungskosten, dafür einen vertraglich abgesprochenen Abonnementspreis. Dank der Cloud können Sie auf der ganzen Welt auf Ihre Buchhaltung zurückgreifen.

Außerdem müssen Sie sich keine Gedanken um die Backups machen. Hier steht immer die Frage nach der Datensicherheit im Raum. Gerade die Buchhaltung ist ein sensibles Thema. Wenn das Buchhaltungsprogramm auf einer Cloud basiert, achten Sie auf eine Zertifizierung und auf eine Sicherheitsgarantie!

Wenn Sie Mitarbeiter haben, achten Sie darauf, dass das Programm Lohnabrechnungen ermöglicht oder Sie es mit einem entsprechenden Modul erweitern können.

Empfehlenswerte Programme:

- freeFIBU (kostenlos, Cloud-basiert)

Das Buchungssystem – Belegungspläne inklusive

Große Hotel-Software ist teuer – und für Vermieter von zwei oder drei Mieteinheiten überflüssig. Trotzdem ist ein Belegungsplan wichtig, damit Sie im Blick haben, was frei oder vermietet ist. Es gibt kleinere Programme, die auf Vermieter mit wenigen Mieteinheiten, zugeschnitten sind.

Ein guter Belegungsplan arbeitet mit Ihrer Buchhaltungssoftware zusammen, kann Rechnungen erstellen und Meldescheine ausfüllen. Außerdem speichert und verwaltet die Software Gästestammdaten. Wenn ein Gast mehrere Male kommt, haben Sie bereits alle Daten vorliegen und Sie können diese Stammdaten für Werbeaktionen verwenden.

Software für Vermieter Online Buchung

Eine gute Belegungsplan-Software registriert Anfragen und hält fest, wann der Gast ein- oder auscheckt. Die Software sollte Reservierungsbestätigungen per E-Mail versenden und verschiedene Vorlagen zur Verfügung stellen, damit Sie die Optik Ihrem Geschmack anpassen.

Wirklich gute Software hat eine Reihe von Filtern, die es Ihnen ermöglicht, Statistiken zu erstellen. Sie sehen nach einiger Zeit, welche Altersgruppe bevorzugt bucht, und aus welchem Raum Ihre Gäste hauptsächlich kommen. Diese Informationen sind für gezielte Werbeaktionen unbezahlbar!

Wenn Ihr Belegungsplan bestätigt, dass alle Ihre Gäste über 60 sind, lohnt es sich, jüngere Kunden in Ihrer nächsten Aktion gezielt anzusprechen. Falls alle Gäste aus Bayern kommen, lockt eine Aktion im norddeutschen Raum zusätzliche Kunden an.

Gute Software verarbeitet Gruppenbuchungen, rechnet mit Reinigungsdiensten ab und erstellt einen passenden Arbeitsplan. Sie erweitern sie nach Bedarf mit Kalkulationstabellen und mit SEPA-Schnittstellen für die Abrechnung mit Bankkarte.

Falls Sie mit einem PC arbeiten und gleichzeitig mit Tablet oder Smartphone unterwegs sind, achten Sie darauf, dass es für die Software eine App gibt. Hier hinken viele kleinere Hotelprogramme noch hinterher.

Tipp: Die Belegungs-Software kann zur wichtigsten Software Ihres Betriebs werden und andere Software zum Teil ersetzen. Wenn Sie hier richtig wählen, ersparen Sie sich viel Arbeit und vereinfachen Arbeitsgänge nachhaltig.

Es lohnt sich, bei der Belegungssoftware Demo-Versionen zu testen und nachzuschauen, ob Sie mit dem System klar kommen oder nicht. Wenn die Software läuft, lösen sich viele Probleme wie von selbst.

Empfehlenswerte Software für kleinere Hotels und Ferienhausvermieter/ Monteurzimmervermieter:

Eine gute Liste mit vielen Softwareprodukten gibt es hier: https://www.freeware.de/programme/belegungsplan/
Die meisten kosten Geld, obwohl die Seite "freeware.de" heißt.

Arbeitsplan und Statistik – Behalten Sie alles im Blick!

Gute Belegungs-Software bietet Arbeitspläne an und erstellt automatisch Statistiken. Wenn Sie keine Belegungssoftware verwenden, schauen Sie nach Software für einen Arbeitsplan und um eine Lösung für die Statistikwünsche.

Einen kleinen Arbeitsplan erstellen Sie mit jeder Kalendersoftware, die Sie auf allen Tablets, Smartphones und PCs finden. Wenn Sie in die Tiefe gehen möchten und den Arbeitsplan genauer differenzieren wollen, sind Sie mit einer Arbeitsplan-Software gut beraten.

Hier erstellen Sie beispielsweise genaue Putzpläne. An welchen Tagen alle Türen abwischen, an welchen Fenster putzen, wann saugen und wann alle Töpfe in der Küche einmal durchputzen?

Software für Vermieter Statistik

Unterschiedliche Arbeitseinheiten führen Sie in einem Rhythmus durch, da Sie nicht jedes Mal, wenn ein Gast auszieht, die Gardinen waschen. Hier gibt es genaue Pläne, in denen Sie tägliche, wöchentliche oder monatliche Arbeitsgänge festhalten und auf die Mitarbeiter verteilen.

Ein guter Arbeitsplaner notiert nicht nur, wer wann zur Arbeit erscheint, sondern verteilt die einzelnen Aufgaben.

Eine Statistik entsteht aus einem Filter, der sich über eine Reihe von Dateien legt. Im Grunde können Sie mit jeder Text- oder Buchhaltungssoftware Ihre eigene Statistik erstellen, wenn Sie in jeder Datei von Anfang an die Punkte festhalten, die Ihnen später wichtig sind.

Reine Statistik-Software wird zum größten Teil für Wissenschaftler entwickelt, die mit komplexen Themen arbeiten. Für Sie als Ferienhausvermieter lohnt sich die Anschaffung dieser umfangreichen Softwarepakete in den seltensten Fällen.

Tipp: Wollen Sie von Zeit zu Zeit eine Statistik erstellen, die Ihnen zeigt, zu welcher Altersgruppe Ihre Gäste gehören? Wann reisen sie am liebsten an- und ab, aus welchem Bundesland kommen sie oder wie viele von den Gästen fragen nach Frühstück?

Halten Sie diese Punkte in Ihrer Buchungssoftware, Ihrem Textbehandlungsprogramm oder Ihrer Buchhaltung fest und bitten das Programm von Zeit zu Zeit, ein Diagramm oder ähnliches zu erstellen.

Steuern problemlos abrechnen – Die richtige Software macht es möglich!

Steuern müssen Sie bezahlen, da führt kein Weg dran vorbei. Als Selbstständiger ist das oft nicht einfach, da Sie sich kein Gehalt auszahlen, sondern von den Einnahmen Ihrer Tätigkeit als Vermieter leben. Viele Steuer-Softwareprodukte sind jedoch für die Einkommenssteuer zugeschnitten.

Software für Vermieter Elster Steuersoftware

Leider ist manche Software veraltet. Vor der Steuererklärung sollten Sie sich jedes Jahr nach einer guten Software umsehen oder eine Software wählen, die jährlich ein Update anbietet.

Die meisten Produkte erscheinen einmal im Jahr in einem neuen Gewand und sind der aktuellen Situation angepasst. Gute Steuer-Software berechnet bei Selbstständigen außerdem die Umsatzsteuer.

Eine gute Steuer-Software erfasst alle Ihre Belege und arbeitet mit Ihrem Buchhaltungsprogramm zusammen. Moderne Steuerprogramme richten sich nach dem Format von ELSTER, dem Programm der Finanzämter. Die Übertragung der Daten vereinfacht sich dadurch.

Empfehlenswerte Programme:

WISO-Steuer (kostenlos, auch als App)
Elster (kostenlos)

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Smart und sicher – Smart-Home und Security-Programme

Wenn Sie ein Security-System mit Überwachungskamera und Bewegungsmelder installieren, bekommen Sie automatisch die passende Software dazu.

Außerdem gibt es heute zahlreiche Produkte für die Smart-Home-Verwaltung. Wann soll die Heizung an- und ausgeschaltet werden? Wann gehen die Rollos auf und wann wird die Sauna eingeschaltet? Alles regeln Sie heute per App und einem kleinen Klick selbst aus weiter Ferne.

Meist gehen Hardware und Software Hand in Hand. Trotzdem gibt es Software-Produkte, die Sie in einem Smart-Home immer anwenden können – unabhängig von der Hardware. Das ist praktisch, wenn Sie Geräte verschiedener Hersteller installiert haben. Mit dieser Software bündeln Sie die unterschiedlichen Produkte.

Software für Vermieter Smart Home

Die Smart-Home- oder Security-Software installieren Sie auf dem Smartphone oder Tablet als App, damit die grundlegende Idee, das Haus von unterwegs zu steuern, unterstützt wird. Mit solchen Apps führen Sie Zentralverriegelungen durch, steuern Licht und Heizung und schalten die Sauna ein- oder aus. Überwachungskameras und Bewegungsmelder können Sie zuschalten.

Das Einrichten solcher Systeme lohnt sich für Sie als Vermieter, wenn Sie nicht vor Ort sind. Vermieten Sie regelmäßig Ihre Berghütte und haben dort WLAN? Dann lohnt sich die Einrichtung eines solchen Systems auf jeden Fall. Sie schalten den Strom und die Heizung je nach Bedarf ein- und aus und behalten Ihr Haus auch im Auge, wenn Sie Hunderte von Kilometern entfernt sind.

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Software mit KI-Unterstützung

Der Einsatz von KI-Tools kann für Vermieter von Unterkünften durchaus vorteilhaft sein, vor allem, wenn es darum geht, die Effizienz zu steigern, bessere Kundenerlebnisse zu bieten und die Verwaltung zu optimieren. Hier sind einige KI-Tools und deren potenzielle Vorteile:

  • Chatbots und virtuelle Assistenten: Diese Tools können die Kommunikation mit potenziellen und aktuellen Mietern automatisieren, indem sie häufig gestellte Fragen beantworten, Buchungsanfragen bearbeiten und Feedback sammeln. Das verbessert die Kundenzufriedenheit und spart Zeit.
  • Preisoptimierungstools: Mithilfe von KI können Vermieter von Unterkünften dynamische Preisanpassungen vornehmen, basierend auf Marktdaten, Nachfrage und Saison. Dies maximiert die Einnahmen und hält die Angebote wettbewerbsfähig.
  • Wartungsmanagement-Tools: KI kann dabei helfen, den Zustand der Unterkünfte zu überwachen, indem es vorausschauende Wartung ermöglicht. Das heißt, Probleme können identifiziert und behoben werden, bevor sie ernst werden, was die Instandhaltungskosten senkt und die Zufriedenheit der Mieter steigert.
  • Automatisierung der Verwaltung: Von der Vertragsabwicklung bis zur Rechnungsstellung – KI-Tools können viele Aspekte der Verwaltung automatisieren, was Zeit spart und Fehler reduziert.

Zu empfehlen sind Tools wie:

  • EverReal: Ein weiteres Tool, das den gesamten Vermietungsprozess digitalisiert, von der Bewerberauswahl bis hin zum Vertragsabschluss, und sich besonders für professionelle Vermieter und Immobilienverwaltungen eignet.
  • BookingSync: Ein Vermietungsmanagement-System, das sich auf Ferienwohnungen spezialisiert hat und Tools für Buchungsmanagement, Channel-Management (um Ihre Immobilie auf verschiedenen Plattformen wie Airbnb, Booking.com etc. zu listen) und Automatisierung von Gästekommunikation bietet.
  • Channel Manager von Smoobu: Ein Tool, das speziell für Ferienwohnungen entwickelt wurde und eine zentrale Plattform bietet, um Buchungen über verschiedene Kanäle zu verwalten, einschließlich automatisierter Kommunikation mit Gästen.

Social Networking – Aber bitte mit Foto!

Ohne Fotos geht nichts mehr! Eine Web-Seite ohne Fotos ist undenkbar. Die potentiellen Gäste wollen wissen, wie die Wohnung aussieht, für die sie sich interessieren.

Viele Vermieter von Ferienhäusern und Monteurwohnungen sind in den sozialen Netzwerken aktiv und veröffentlichen regelmäßig News auf Facebook, Instagram und Twitter. Auch hier sind Fotos und kleine Video-Clips unentbehrlich.

Um das Beste aus Ihren Fotos herauszuholen, installieren Sie auf Smartphone und Tablet ein paar gute Foto-Apps und auf dem Computer ein gutes Fotoprogramm. Die Apps bieten verschiedene Filter an, die eine Atmosphäre verstärken.

Software für Vermieter Social Media Facebook Gefällt mir

Mit guten Apps können Sie die Fotos scharf zeichnen, das Bild passend beschneiden, die Farben und den Kontrast korrekt einstellen und noch vieles mehr.

Wenn Sie mit einer großen Kamera fotografieren, schauen Sie sich ausgefeilte Foto-Software an. Hier ist neben den üblichen Fotobearbeitungswerkzeugen die Datenbank interessant, mit der Sie die Fotos speichern und sortieren.

Fotoprogramme gibt es für jeden Anspruch und auf jedem Niveau – egal, ob Sie als Laie unterwegs sind und nur wenige Justierungen vornehmen, oder ob Sie als Profi arbeiten. Der Markt der Fotoprogramme und Apps ist fast unendlich groß.

Anspruchsvolle Programme haben so viele Funktionen, dass sie sich ohne einen Lehrgang oder zahlreichen Fachbüchern kaum beherrschen lassen. Hier gilt: Weniger ist mehr.

Tipp: Mit kleinen Programmen und kostengünstigen Apps erreichen Sie heute sehr viel. Für Vermieter interessant: Speziell für Wohnungsrundgänge entwickelte Apps. Sie erstellen damit sehr realistische Bilder Ihrer Ferienwohnung.

Hinweis: Dieser Artikel dient als allgemeiner Überblick und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit oder aktuelle Rechtslage. Bitte konsultieren Sie immer einen Fachanwalt oder Steuerberater für individuelle Fragen.
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