Nebenkostenabrechnung bei Unterkünften
Was ist zu beachten?

Betreiben Sie eine Ferienwohnung oder ein Monteurzimmer, müssen Sie sich um die Abrechnung der Nebenkosten Gedanken machen.

In diesem Artikel erfahren Sie, welche Nebenkosten anfallen, wie Sie sie abrechnen und Ihren Gästen gegenüber ausweisen. Zusätzlich erfahren Sie, wie Sie die genannten Kosten in den Gesamtpreis eines Monteurzimmers einberechnen.

Korrekte Nebenkostenabrechnung schafft Sicherheit

Im rechtlichen Bereich bewegen Sie sich in unsicheren Gewässern, wenn Sie bei der Nebenkostenabrechnung schummeln – ob bewusst oder unbewusst, spielt keine Rolle.

Leistungen, die Gäste eines Monteurzimmers in Anspruch nehmen, müssen Sie im Voraus in Form des Endpreises für die Miete bekanntgeben. Typische Kosten dieser Art umfassen Ausgaben für Telefon und Fernsehen oder die regelmäßige Reinigung Ihrer Ferienwohnung.

Nur unseriöse Vermieter stellen Gästen eine weitere Rechnung über Posten wie die genannten Beispiele Telekommunikation und Reinigung der Monteurzimmer.

Diese Kosten dürfen Sie nicht unterschlagen und nicht erst später als gesonderte Rechnung darlegen. Unseriöse Vermieter von Ferienwohnungen versuchen, ein Zimmer zu einem offenbar unschlagbar günstigen Preis anzubieten.

Am Ende des Mietzeitraums erhalten die Gäste eine weitere Rechnung über Posten wie die genannten Beispiele Telekommunikation und Reinigung der Monteurzimmer. Dies ist rechtlich nicht zulässig und kann Klagen der Mieter verursachen!

Zusätzlich ist es in Ihrem Interesse, die Nebenkostenabrechnung so exakt wie möglich durchzuführen. Wenn Sie alle Kosten eurogenau berechnen, bestimmen Sie präzise, wie teuer die Vermietung Ihres Monteurzimmers sein muss.

Vom Endpreis muss sich die Wohnung sowohl langfristig selbst finanzieren als auch genügend Gewinn abwerfen. Ist die Vermietung von Monteurzimmern Ihr Hauptberuf müssen Sie davon leben können!

Eine Frage der Definition

Sie tragen in die Rechnung für Ihre Gäste alle Kosten ein, die dem Gast ohne Wahlmöglichkeit auferlegt werden. Dies betrifft beispielsweise nicht einen Internetzugang, den Sie nur interessierten Gästen zur Verfügung stellen.

Diese Kosten dürften Sie zum Ende des Mietraums gesondert in Rechnung stellen. Davon abgesehen sind die Nebenkosten klar in der Betriebskostenverordnung definiert.

Insgesamt finden Sie darin neun Hauptbereiche, die für Ferienwohnungen und Monteurzimmer gleichermaßen gelten:

Verbrauchsabhängige Kosten

Mit diesem Punkt sind Kosten gemeint, die von Gast zu Gast schwanken und an den tatsächlichen Bedarf gekoppelt sind. Darin enthalten sind typische Ausgaben wie Wasser, Gas und Strom.

Obwohl es sich um wechselhafte Kosten handelt, die sich je nach Gast mitunter stark unterscheiden, dürfen Sie diese Kosten nicht gesondert ausführen. Innerhalb der Miete für Ihre Wohnung müssen diese Kosten zu 100 % enthalten sein.

In den Kosten für den Strom lassen Sie sowohl den Grundpreis für Ihren Versorger einfließen als auch überschlagsweise die Kosten, die jeder Mieter verursacht.

Im ersten Jahr werden Sie in diesem Bereich ein wenig schätzen müssen. Ab dem zweiten Jahr der Vermietung nehmen Sie den Jahresverbrauch als Durchschnitt und rechnen diesen deutlich exakter auf den Bedarf pro Monat in Ihrem Endpreis hinzu.

Bei bestimmten Kosten, wie Warmwasser, kommt es auf die Art und Weise der Bereitstellung des Wassers an. Durchlauferhitzer beispielsweise verursachen Stromkosten und nicht etwa erhöhte Wasserkosten.

Vergessen Sie nicht, Preise für Messgeräte oder die Wartung von Heizungsanlagen in den Preis der Wohnung einzukalkulieren. Rechnen Sie am Ende alle Ausgaben zusammen, können Sie einen Durchschnitt berechnen und in den Mietpreis einfließen lassen.

Verbrauchsunabhängige Kosten

In diesem Bereich der Nebenkostenabrechnung finden Sie alle Kosten, die unabhängig vom Verbrauch durch Gäste immer identisch ausfallen. Für Sie ist das vorteilhaft, da alle Kosten jederzeit feststehen und Sie sie perfekt an den Mietpreis anpassen können.

Welche Kosten hier anfallen, hängt von der Art des Monteurzimmers ab. Bieten Sie die Wohnung in einem größeren Haus an, in dem sich der Hausbesitzer um viele Aspekte auf eigene Kosten kümmert, entfallen Anteile dieser Kosten.

Typische Beispiele für verbrauchsunabhängige Kosten sind Posten für die Pflege von Hausfluren, die Abgaben für Abwasser, die Bereitstellung der Sicherheit für Ihre Gäste und mehr.

Vielleicht bieten Sie das Monteurzimmer in einem Hochhaus an? Wenn es dort einen Aufzug gibt, müssen Sie diesen ebenfalls warten. Die Gebäudereinigung nimmt unter Umständen ebenfalls beträchtliche Kosten in der Nebenkostenabrechnung ein. Auch diese Kosten gehören in den Mietpreis eingerechnet.

Zusätzlich gibt es diverse Versicherungen für Vermieter von Monteurzimmern und Ferienwohnungen, die ebenfalls einen exakt definierten Preis tragen.

Grünanlagenpflege sowie Müllbeseitigung sind gleichbleibende Kosten, die sich höchstens in Intervallen von zwölf Monaten ändern.

Vermieten Sie eine Mietwohnung weiter? Dann lassen Sie Ihren eigenen Mietpreis in die Nebenkostenabrechnung einfließen.

Bei den verbrauchsunabhängigen Kosten kommt es vor allem auf Genauigkeit an. Vergessen Sie keinen Posten!

Inventar & Verschleiß

Auch die hochwertigsten Möbel halten nicht ewig und Unfälle sind schnell passiert. Vergessen Sie nicht, Möbel sowie deren Instandsetzung oder gelegentlichen Austausch mit in den Preis einzuberechnen.

Um diese Kosten gering zu halten (und letztendlich den Mietpreis zu reduzieren und mehr Gäste anzulocken), setzen Sie auf möglichst verschleißfreies Mobiliar. Fliesenfußböden anstelle von Teppich, Holztische anstelle von Glas.

Inventar über die voraussichtliche Lebensdauer einrechnen. Eine neue Küchenausstattung, die 5.000 Euro kostet und 5 Jahre halten soll, lassen Sie mit 1.000 Euro pro Jahr in den Mietpreis einfließen.

Vermeintlich hohe Kosten rechnen Sie so ab, dass sie eine voraussichtliche Lebensdauer für Ihr Inventar veranschlagen.

In die Preise für das Inventar gehören auch Artikel, die Sie häufig austauschen. Sachen wie Reinigungsmittel, Leuchtmittel wie Glühbirnen und LED-Lampen, Teppiche, Bettwäsche oder Tapeten, die Sie gelegentlich neu streichen.

Die Pflege von Geräten durch Fachpersonal fließt ebenfalls in Ihre Nebenkostenabrechnung für das Inventar. Weiterhin bedenken Sie die Badezimmerausstattung, also Handtücher, Hygieneartikel wie Seife, Toilettenpapier und so weiter.

Rundfunkgebühren & Internet

Heute sind Kosten für Fernsehen, Radio und Internet ein wichtiger Faktor, da es nur noch wenige Monteurzimmer gibt, die diese Komfortleistungen nicht anbieten. Fixkosten für Sie sind pro Monat die Rundfunkgebühren sowie GEMA-Gebühren.

Anteilig lassen Sie diese in den Mietpreis einfließen. Ob Sie weitere Posten in der Nebenkostenabrechnung berücksichtigen, hängt von Ihrem Angebot vor Ort sowie der Nutzung durch Ihre Gäste ab.

Einen Internetanschluss setzen nicht alle Gäste voraus, da mobile Zugänge mit dem Handy weitverbreitet sind. Dennoch handelt es sich um ein Stück Komfort, den Sie Ihren Gästen bieten können.

Den Preis für den Internetzugang geben Sie an Ihre Gäste weiter. Da es sich bei Tarifen dieser Art um Flatrates handelt, ist die Berechnung der Kosten selbst auf Jahre im Voraus kein Problem.

WLAN, Rundfunkgebühren oder GEMA Gebühren in Mietpreis anteilig berechnen

Das Telefon nimmt eine kleine Sonderfunktion ein, die Sie Ihren Gästen im Anschluss zusätzlich zum Mietpreis in Rechnung stellen.

Sehr hohe Telefonkosten, die etwa durch häufige Telefonate in weit entfernte Länder verursacht werden, tragen Sie nicht selbst. Voraussetzt, Sie haben Ihre Gäste vorher darüber informiert, dass diese die Telefonkosten selbst zu bezahlen haben.

On- und Offline-Marketing

Sie werden Ihr Monteurzimmer nicht vermieten, wenn Sie keine Werbung schalten und potenzielle Gäste nicht auf sich aufmerksam machen. Heute vertrauen viele eventuelle Gäste auf das Internet, um Wohnungen zu finden.

Kosten, die durch die Werbung auf einer Plattform oder einem Portal für die Vermietung von Ferienwohnungen und Monteurzimmern anfallen, gehören in Ihren Mietpreis.

Betreiben Sie eine eigene Webseite, vergessen Sie nicht die Kosten für die Bereitstellung der Webseite (Server, Hosting, Stromkosten).

Im Offline-Bereich betreiben Sie Werbung in regional verfügbaren Zeitungen sowie über Flyer und Prospekte, das Radio, regionale TV-Sender und mehr. Die nicht unerheblichen Kosten fließen einmal mehr direkt in den Mietpreis mit ein.

Eine Reduktion der Kosten in diesem Bereich erreichen Sie, indem Sie Werbung zielgruppengerecht ausliefern. Dies erfordert meistens die Hilfe professioneller Agenturen, was ebenfalls Nebenkosten verursacht.

Bedenken Sie auch langfristige Kosten: Der Betrieb von Internetseiten ist eine Aufgabe, die über Jahre Kosten verursacht und eventuell zusätzliches Personal benötigt. Sie müssen neue Inhalte erstellen (lassen), neue Funktionen umsetzen, die Webseite pflegen und gestalten und eventuelle Sicherheitssoftware installieren sowie warten.

Kommerzielle Lösungen in diesem Bereich sind selten kostenlos, sondern basieren häufig auf einem Abo-Modell. Jene Kosten gehören ebenfalls in die Ausgaben für Online-Marketing.

Personalkosten

In die Nebenkostenabrechnung lassen Sie alle Posten einfließen, die durch Ihr Personal entstehen. Neben den offensichtlichen in Form von Bruttolöhnen oder Lohnnebenkosten deckt dies auch Versicherungsleistungen ab, also die Kranken- und Rentenversicherung.

Geben Sie Weihnachts- und Urlaubsgelder aus, müssen Sie diese Kosten in den Mietpreis einberechnen. Ausfälle von Personal wollen ebenfalls kompensiert werden. Diese Eventualitäten bedenken Sie im Voraus.

Ihr Personal kann nur arbeiten, wenn Sie die richtigen Hilfsmittel zur Verfügung stellen. Das sind Geräte für die Pflege von Wohnungen oder eine Ausstattung für ein kleines Büro (die Sie gelegentlich warten oder ersetzen).

Wohnt das Personal vor Ort, fallen auch Küchenausstattungen und ähnliche, typische Aufwendungen an. Zusätzliche Versicherungen wie der Unfallschutz oder Abgaben an die Berufsgenossenschaft sind ebenfalls zu bedenken.

Auch, wenn Sie kein Personal beschäftigen, berechnen Sie einen Mitarbeiter ein – und zwar Sie selbst. Geben Sie sich einen angemessenen Stundenlohn und berechnen Sie diese Leistung in den Mietpreis mit ein.

Auch, wenn Sie kein Personal beschäftigen, berechnen Sie einen Mitarbeiter ein – und zwar Sie selbst. Geben Sie sich einen angemessenen Stundenlohn und berechnen Sie diese Leistung in den Mietpreis mit ein. Ansonsten würden Sie umsonst arbeiten, was sich auf Dauer erheblich auf den Mietpreis und damit Ihre Einnahmen auswirken würde. Auch hier gilt es, Bruttolöhne zu betrachten.

Verwaltung & Steuern

Die Verwaltungskosten beinhalten vor allem typischen Bürobedarf, der bei der Verwaltung der Wohnung anfällt. Dazu gehören Möbelstücke wie Schreibtische oder Aktenordner und Geräte. Heute werden dies ein Computer oder ein Notebook sein. Auch ein Drucker und ähnlicher Bürobedarf wie Papier fallen darunter.

Bedenken Sie Kosten für eine Software für Vermieter von Ferienwohnungen und Monteurzimmern, um Ihre Wohnung zu verwalten, also eventuell eine Tabellenkalkulation oder Steuer-Software. Die Wartung und Pflege dieser Geräte berechnen Sie ebenfalls in den Mietpreis mit ein.

Für die Berechnung der Steuerlast beschäftigen Sie vielleicht einen Steuerberater, der ebenfalls bezahlt wird. Software für die Buchhaltung ist ebenso wichtig wie Ausgaben, die Sie steuerlich geltend machen. Darunter fallen Fahrtkosten oder Druckerkosten.

Nutzen Sie diverse Kommunikationsmittel verwaltungstechnisch, berechnen Sie deren Kosten ebenfalls (etwa Telefon und Internet sowie die Portokosten für Briefpost).

Die Verwaltung und Umsatz-/ Gewerbe-/ Einkommen-/ und ggf. Kirchensteuern berechnen

Steuern, die Sie jedes Jahr zu entrichten haben, sind in erster Linie die Einkommenssteuer sowie eine Umsatz- und Mehrwertsteuer. Weiterhin fällt die Gewerbesteuer an, sofern es sich um eine gewerbliche Vermietung des Monteurzimmers handelt.

Diese Steuern unterscheiden sich offensichtlich in Abhängigkeit von Ihrem Umsatz und Gewinn. Gleichbleibend, und damit einfacher zu berechnen, ist die Kirchensteuer, die Sie schon weit im Voraus in den Mietpreis einbeziehen.

Verband & Berufsgenossenschaft

Handelt es sich um eine gewerbliche Vermietung Ihrer Ferienwohnung, müssen Sie weitere Beiträge entrichten. Das wichtigste Beispiel ist die Berufsgenossenschaft: Diese gesetzlich vorgeschriebene Unfallversicherung berücksichtigen Sie unbedingt bei der Nebenkostenabrechnung und schlagen sie auf den Mietpreis auf.

Wie hoch die Anteile für die Berufsgenossenschaft ausfallen, unterscheidet sich mitunter stark. Weitere Kosten fallen an, wenn Sie Touristikverbände bezahlen müssen.

Berufsgenossenschaft = Die gesetzlich vorgeschriebene Unfallversicherung

In diesem Bereich der Nebenkostenabrechnung gibt es freiwillige Leistungen, die Sie erbringen und berechnen können. Das wichtigste Beispiel ist die Klassifizierung nach der DTV (Deutscher Tourismusverband), um Ihre Ferienwohnung mit einer Sterne-Bewertung zu versehen. Dies ist weder im privaten noch im gewerblichen Bereich Pflicht.

Es lohnt sich, Ihre Wohnung klassifizieren zu lassen, um sich gegenüber der Konkurrenz besser zu positionieren. Die Sterneklassifizierung reicht von zwei bis fünf Sternen.

Bedenken Sie, dass es sich bei dieser Klassifizierung um Verbandskosten handelt. Sie könnten leicht annehmen, dass es im Kern um Marketingkosten geht, da sich die Sterne letztendlich hervorragend für die Eigenwerbung nutzen lassen. Dies ist nicht der Fall.

Führen Sie diese freiwillige Einstufung in der Nebenkostenabrechnung am besten unter den Genossenschafts- und Verbandskosten. Da diese Dienstleistung durch den DTV Geld kostet, fließen diese Ausgaben in den Mietpreis ein.

Versicherungen

Einen großen Posten gibt es zum Abschluss. Es hängt hier stark davon ab, ob Sie die Ferienwohnung oder das Monteurzimmer in privater Kapazität oder gewerblich vermieten.

Empfohlen sind in jedem Fall die klassische Hausratversicherung, eine Rechtsschutzversicherung sowie – falls Sie der Eigentümer sind – eine Wohngebäudeversicherung. Eventuell ist eine Absicherung für Elementarschäden sinnvoll, um gegen Erdbeben, Hagel & Co. abgesichert zu sein (Zweckmäßigkeit hängt vom Wohnort ab).

Ihre Versicherungen: Hausrat-/ Rechtsschutz-/ Wohngebäude-/ Inventarversicherung

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Sinnvoll könnten gesonderte Inventarversicherungen sein. Auch gegen Betriebsausfälle können Sie sich bei Bedarf versichern lassen.

Wenn Sie die Übersicht verlieren, lassen Sie sich bei Versicherern spezielle Pakete schnüren. Diese sind auf den Bedarf von Ferienwohnungen optimiert, sodass darin alle wichtigen Versicherungen enthalten sind. Sie können dies alles selbst durchführen, allerdings ist eine hohe Fachkenntnis im Versicherungsbereich erforderlich.

Ein einfaches Beispiel ist die erwähnte Hausratsversicherung, die nicht einfach „gegen alles“ versichert. Ein Wasserschaden durch einen Rohrbruch im Haus ist beispielsweise häufig durch die Hausratsversicherung abgedeckt. Ein Wasserschaden durch extreme Regenfälle hingegen deckt eine Versicherung gegen Elementarschäden ab.

Hier passieren schnell Fehler, die teuer werden können. Suchen Sie sich dafür am besten Hilfe. Am Ende berechnen Sie diese Nebenkosten in den Mietpreis ein (auch die Kosten für die Inanspruchnahme der Hilfe).

Senkung der Kosten ist Ihre Priorität

Unerfahrene Vermieter unterliegen schnell der Versuchung, die Nebenkosten auf die leichte Schulter zu nehmen. „Die Kosten sind mir egal, ich gebe das an die Mieter weiter.“

In der Theorie stimmt das zwar: Eine Wohnung für 1.500 Euro im Monat wird Ihnen am Ende genauso viel einbringen wie eine Wohnung für 1.200 Euro, wenn Sie die Nebenkosten exakt kalkuliert haben.

Sie müssen dabei jedoch die Attraktivität Ihrer Wohnung für andere Mieter bedenken. Potenzielle Gäste in einem Monteurzimmer werden durch den Preis erheblich in ihrer Entscheidung beeinflusst.

Bieten Sie keine konkurrenzfähigen Preise an, werden Ihre Unterkünfte nicht gebucht. Daher sollten Sie – auch im kleinen Bereich – daran arbeiten, die Kosten so weit wie möglich zu reduzieren.

Ein Kühlschrank von 1992 hat pro Jahr Kosten von 133 Euro verursacht (an den heutigen Eurokurs angepasst). 2009 waren es nur noch 51 Euro.

Eine einfache Lösung ist die Reduktion der Kosten für Energie: Investieren Sie in moderne Kühlschränke, Fernseher, Waschmaschinen und so weiter. Energiekosten von einfachen Lampen bis zu Großgeräten sind ein exzellentes Mittel, Ihre Wohnung zu modernisieren.

Ihre fertige Nebenkostenabrechnung

Am Ende werfen Sie alle ermittelten Nebenkosten in einen Topf und rühren mit dem Taschenrechner um. Das Ergebnis, das Sie pro Monat errechnen, teilen Sie anschließend auf die Auslastung des Monteurzimmers auf.

Hier werden Sie auf ein kleines Problem stoßen, das Sie nur mit Erfahrung lösen können: Sie wissen im Voraus nicht, wie die Auslastung im nächsten Jahr ausfallen wird. Nach einigen Monaten und Jahren im Geschäft bestimmen Sie genauer, wann die Auslastung welches Maß erreicht.

Gerade im Bereich der Monteurzimmer ist es vorteilhaft, eine Wohnung in einem stark gefragten Gebiet mit einem hohen Vorkommen an Touristik und damit verbundenen Bauarbeiten anzubieten.

Teilen Sie die Nebenkosten und damit den Mietpreis saisonbedingt auf: Der Winter ist traditionell keine beliebte Arbeitszeit bei Monteuren, da er Arbeiten im Außenbereich stark beeinträchtigt.

Sobald Sie den Wert ermittelt haben, um die Wohnung genau zum Selbstkostenpreis zu vermieten, legen Sie anschließend noch ein wenig obendrauf. Wie erwähnt, müssen Sie davon leben – und das geht nicht, wenn Sie mit der Wohnung am Ende bei null rauskommen.